Эксперт. Административная поддержка бизнеса

В интернете огромное количество статей на тему как выбрать офис для вашей компании и на что обращать внимание. В этой статье я дам советы, которые позволят вам более глубоко и тщательно подойти к этому процессу, а главное они имеют очень простую пошаговую структуру. То есть вы по сути можете скопировать их себе в таблицу и идти по ним последовательно, отмечая выполнение каждого шага. Для удобства я объединю ряд шагов в группы, в результате каждой такой группы вы будет получать готовый документ, который сможете использовать в своей работе...

Не буду писать длинную преамбулу. Скажу, что специалисты административной поддержки бизнеса часто сталкиваются с проблемой выбора тех или иных отделочных материалов, мебели и оборудования. Здесь хочу поделиться с вами советами, что нужно делать, чтобы ваш выбор был максимально правильным и обоснованным. 1. Определите верхнюю границу бюджета. Скорее всего, при защите бюджета на проект у вас была заложена точная или хотя бы ориентировочная сумма на него, которая рассчитывалась из предполагаемых затрат на составляющие элементы...

Работа сотрудников в нынешнем мире строится иначе по сравнению с тем, как это было организовано 10, и тем более 20-30 лет назад. Основным отличием является мобильность персонала, которая стала возможна благодаря наличию устойчивых каналов связи. Теперь, чтобы выполнить свои рабочие обязанности, нет необходимости проводить целые дни в офисе, а достаточно иметь ноутбук, доступ к интернету и удобные инструменты для коммуникаций и обмена информацией. Как я уже писал в другой статье, офис при всем этом обретает сейчас еще большую ценность, чем когда-либо раньше...

Что такое офис сейчас? На столь простой вопрос ответить крайне сложно, при кажущейся его простоте. Современный офис — это не просто организованное пространство, где стоят рабочие столы, где есть туалет и кухня. Это даже не только крутой кампус, в котором есть большое количество дополнительной инфраструктуры: переговорных комнат, конференц-залов, спортивных залов и кафетериев. Офис – это среда, экосистема, которая позволяет сотрудникам качественно, быстро и комфортно выполнять свои должностные обязанности...

События. Мероприятия. Праздники. Казалось бы, побочная деятельность компании. Она не приносит прибыли, не повышает производительность труда, не сокращает затраты компании. Однако это направление деятельности стало одним из ключевых в деятельности менеджеров по счастью. Если вернуться к Employee Jorney Map в классической консервативной компании, то там будет уделено небольшое внимание мероприятиям. Но если взять современные организации, особенно в ИТ сегменте, то здесь в целом понимание деятельности сотрудника трансформируется. Так как фокусная работа осуществляется из дома или из специальных пространств в офисе; работа в команде тоже часто проходит в онлайн формате...

Что нужно переводить в цифру, а что нет? Я говорю здесь о процессах, относящихся к управлению физической рабочей средой в компании. И вообще, насколько использование программ удобнее для сотрудников по сравнению с почтой, личным общением? И какие цели перед собой менеджер по счастью должен ставить, когда заходит речь о внедрении цифровых систем? В этой сфере вопросов очень много и нет однозначных ответов. Все сильно зависит от многих внешних и внутренних факторах. В этой статье я поделюсь своим опытом. Итак, лично сам я внедрял системы по управлению офисной инфраструктурой и сервисами два раза в двух компаниях, входящих в один большой холдинг...

Цель любой компании – эффективность. Все должно быть эффективным, и офисная инфраструктура не является исключением. Чтобы офисная инфраструктура хорошо работала, ее нужно не только правильно создать, но и постоянно работать с ней, адаптировать к изменяющимся запросам сотрудников. Необходимо постоянно думать, как повысить эффективность использования инфраструктуры. Не абстрактно. Нужна конкретика. Я лично рекомендую ставить себе цели, выраженные в четких измеримых метриках. Ни для кого ни секрет, что нужно всегда обозначать себе цель, чтобы то не было: в личной жизни, в спорте, в бизнесе. Четко обозначенный образ результата всегда помогает выстроить дорожную карту с понятными всем вехами...

Создание нового офиса – это один из ключевых и важнейших процессов в части построения «счастья» для сотрудников. Поэтому именно здесь необходима мобилизация всех знаний и навыков, которые есть у настоящего «менеджера по счастью». Также рекомендую не упустить советы в части офисов от коллег, даже те, которые вы считаете или слишком очевидными, или же неверными. Нет, конечно не нужно сразу следовать им, но стоит записать все пожелания, все комментарии, и потом тщательно их проанализировать – это первый шаг на пути к созданию крутого офиса, ориентированного на людей. Я не рекомендую отдавать полностью создание офиса в чужие руки: консалтинговым агентствам или архитекторам...

Попробуйте ответить. Для чего компаниям офисы? С первого взгляда простейший вопрос. Но, пройдя пандемию, и изучая опыт многих передовых компаний можно констатировать факт, что запланированной прибыли можно добиться и нанимая людей на полной удаленке, а для встреч использовать переговорные комнаты с почасовой арендой, например, в коворкингах. В таком случае потенциально возможное, гипотетическое даже, снижение производительности труда сотрудников, работающих на расстоянии друг от друга может покрываться экономией на аренде офиса и привлечением сотрудника из регионов с более дешевой рабочей силой...