Уже более года я создаю функциональные системы из google таблиц, помогающие предпринимателям и управленцам тратить меньше времени на операционную деятельность и быстро принимать правильные решения для масштабирования бизнеса и увеличения прибыли 📊
За время работы я пообщалась с десятками предпринимателей и точно знаю, какие ошибки чаще всего допускаются в ведении табличных систем учёта.
Готовы анализировать все признаки утечки денег? Поехали 👇🏻
01. У вас отсутствует автоматизация данных
Это самая распространенная ошибка большого количества компаний.
Если вы считаете, что таблица может выглядеть только так и никак иначе 🔽 Значит, этот пункт для вас!
На самом деле, google таблицы оснащены удивительными возможностями и способны автоматизировать все, если знать, какими способами это делать.
Вы правда можете сделать все, что угодно!
Например, автоматизировать расчет заработной платы, построить автоматический график отпусков или наладить ведение финансового учета.
Вот, как это выглядит:
При помощи автоматизации любые данные заносятся только один раз и только в одном месте. Самая основная часть работы в таком случае ложится на плечи линейных сотрудников (например, менеджеров). Но и для них, конечно же, внедряется автоматизация форм отчетностей для минимизации ручного труда.
Если ваши сотрудники жалуются на то, что слишком много времени проводят за заполнением отчетов, то вам точно пора задуматься над вопросом автоматизации данных 🙌
По моему опыту, при внедрении автоматизации у сотрудников на заполнение отчетов уходит не более 10-15 минут в день, а все остальное время они тратят на то, чтобы увеличивать выручку вашей компании 💰
02. Вы недооцениваете возможности таблиц
Данный пункт вытекает из первого.
Рано или поздно у каждого собственника бизнеса возникает надобность в оцифровке данных и грамотном отслеживании аналитики.
Что, конечно же, очень правильно! И чем раньше вы это начнете это делать, тем лучше.
И тут возникает вопрос: а какой инструмент лучше всего для этого использовать?
Если вы уже побежали искать специальные программы и сервисы, то я настоятельно попрошу вас остановиться 😊
Очень жаль, но далеко не все знают о том, что с помощью, казалось бы, такого простого и бесплатного инструмента, как google таблицы, можно создавать и реализовывать любые запросы на основе аналитики данных. Да и не только 😉
Только посмотрите на то, какие работы делаю лично я и какие результаты это приносит:
Результаты спустя 1,5 месяца внедрения:
- оптимизация затрат на 20%
- предотвращение кассовых разрывов
- отсутствие "потерявшихся" денежных операций
- исключение ручного труда СЕО
- снижение временных затрат на анализ финансов с 10 ч/мес до 2 ч/мес
И, как следствие, увеличение прибыли на 15% 📈
Если вы уже попали в ловушку принижения возможностей таблиц, то я бы очень рекомендовала вам как можно скорее перестать тратить деньги на ненужные сторонние программы для аналитики данных и реализовать все это внутри бесплатных, но крайне функциональных таблиц. Вы со мной? 😉
03. У вас отсутствует визуализация данных
Так, автоматизацию мы настроили, а что дальше?
Автоматизация – это первый шаг на пути к успеху! Но не последний 😄
Давайте сравним два примера:
Как вам? Где лучше прослеживается динамика? Какие выводы можно сделать по первой картинке? А по второй?
Учитывая весь свой опыт я пришла к выводу, что необходимо совмещать оба формата, приведенных выше. Объясню почему 🔽
Данные форматы кардинально разные, потому что преследуют разные цели. Согласитесь, что отслеживать именно динамику изменения какого-либо показателя, имея просто сухие цифры, крайне неудобно. Да и в целом, при наличии больших массивов данных внутри таблиц, анализировать их, выискивая глазами каждую циферку - это последнее, что я бы советовала вам делать 😁
Но и вы сами прекрасно понимаете, что далеко не во всех случаях вам нужны графики. Если нужно просто в моменте, например, посмотреть план выполнения продаж, к чему нам его ранжирование, верно?
Поэтому, если у вас уже настроена автоматизация – это очень круто и вы молодец, что к этому пришли! Но если визуализация таких данных отсутствует, то вы, скорее всего, что-то упускаете из виду. Например, продолжаете платить деньги неэффективным сотрудникам или вкладывать деньги в неприбыльные каналы трафика.
04. Вы не проверяете сотрудников на ошибки
Мой путь автоматизации посредством таблиц начался с работы на постоянной основе в одной среднестатистической компании.
Знаете, с чем я сталкивалась там каждый день?
Ежедневно ко мне приходили сотрудники из разных подразделений с запросом: “У нас что-то поломалось… Цифры не сходятся… Помоги!”
Словом, вечно что-то у кого-то не работало и не сходилось.
Спустя многочисленные попытки научить менеджеров работать в таблицах, я придумала выход из ситуации – это автоматизированная проверка на ошибки.
Да, такое тоже возможно 😁
Если вы знаете, что в каких-то местах при заполнении данных сотрудники могут ошибиться, автоматизация поможет вам легко выявить эти ошибки.
Тут 2 варианта: либо вы экономите свое время на то, чтобы найти ошибки, потому что они сразу же подсветятся в нужных местах, либо сотрудник, заполняющий отчет, увидит ошибку и сразу же исправит ее сам, а вы не будете тратить время даже на ее поиск.
Таким образом я сэкономила себе и руководителю огромное количество времени. А как мы знаем, ВРЕМЯ = ДЕНЬГИ.
05. Не настроено грамотное ведение управленческого учета
Управленческий учет (УУ) – это самая важная аналитика в компании. О каких масштабах может идти речь, если вы даже не знаете, сколько зарабатываете на самом деле, верно?
Я не буду углубляться в терминологию того, что такое УУ и как его нужно вести, но если вдруг вы до сих пор не знаете о таких понятиях, как ОПУ и ДДС, то вам срочно нужно нагонять эти знания! Поверьте, если у вас не настроена аналитика движения денежных средств, то вы 100% где-то теряете деньги.
Если же УУ в вашей компании присутствует, то задумайтесь о его автоматизации. Уверяю вас, сэкономит вам кучу времени! Опять же, по моему опыту: на поиски «потерявшихся» денежных операций уходит просто уйма времени. Если не сейчас, то в будущем это случится обязательно, лучше предотвратить этот момент заранее.
06. Не настроены связи между таблицами
Помните, я говорила о том, что при грамотной автоматизации любые данные заполняются только один раз в одном месте? Это реализуется как раз за счет выстраивания связей между google таблицами.
Вот как это выглядит:
Я думаю, вы уже поняли, почему это выгодно, но все же объясню ещё раз ⬇️
Во-первых, минимизация ручного труда. Вы или ваши сотрудники меньше тратите времени на заполнение таблиц, а значит, больше времени уделяете зарабатыванию денег.
Во-вторых, при дублировании информации зачастую возникают ошибки. Где-то что-то перепутали, не туда поставили, а потом своди концы с концами. Опять же, большие временные затраты и искажение аналитики.
07. Халатное отношение к доступам файлов
Такая простая, но важная вещь! О которой, почему-то, многие совсем не заботятся.
Пожалуйста, пересмотрите ещё раз вашу тактику при выдаче доступов сотрудникам и другим посторонним лицам к файлам.
Это обязательно должен быть доступ через почты, а лучше завести корпоративный домен. Никаких ссылок на редактирование, прошу!
Сколько раз я встречала ситуации, когда кто-то (непонятно кто), перешедший по ссылке с доступом «редактора» ломал всю таблицу. Хорошо, что в таблицах можно восстановить прежнюю версию, но не всегда это спасает ситуацию. Просто колоссальная потеря времени!
Это я ещё не говорю о том, что с таким подходом кто-нибудь очень легко может своровать ваши данные.
Пожалуйста, будьте аккуратнее. И помните, что любые файлы с облачным доступом подвержены определенным рискам, в том числе и google таблицы.
Я перечислила не все, но самые основные причины потери денег при использовании таблиц☝🏻
Если бы я знала все это раньше… Сколько времени каждому сотруднику компании я могла бы сэкономить… 😊
Оцифровка – очень важная составляющая роста и масштабирования бизнеса. Без числовых показателей (будь то деньги, лиды или конверсии) вы никогда не сможете принимать верные решения и контролировать бизнес на 100%.
Бизнес, который не тестирует новое – стоит на месте. Бизнес, который не оцифровывает свои тесты – теряет на них деньги.
Если вам надоело:
- тратить деньги на неудачные гипотезы;
- каждый раз строить теории о том, почему упала выручка;
- не понимать, какими инструментами увеличить прибыль бизнеса;
- или тратить десятки часов на то, чтобы собрать все цифры в компании,
я буду рада пообщаться с вами лично в онлайн-формате и вместе оценить ваши имеющиеся или спрогнозировать будущие системы табличного учета. Я дам объективную оценку вашей аналитике и четкое понимание того, какую систему табличного учета нужно внедрять непосредственно вашей компании.
Заполните анкету предзаписи и я свяжусь с вами в ближайшее время.
До встречи! 🙌
