Если вы предприниматель, эксперт, фрилансер, руководитель отдела, ТОП-менеджер, то в сегодняшней ситуации, наверняка, задаете себе вопросы:
Что будет с моим бизнесом?
Какие действия предпринять?
Вы наверняка, слышали, что в кризисной ситуации открывается истинное лицо человека? Так же и в бизнесе - все сильные и слабые стороны компании сразу становятся видны. Т.к. бизнес - это по-сути такая же система, как и организм человека.
Если в системе есть слабое место, то именно в кризисной ситуации, мы увидим его в первую очередь. "Где тонко там и рвется".
И когда какой-то процесс обрывается, и мы не можем выполнять текущие задачи, то о какой адаптации может идти речь? Как мы можем бороться с внешними факторами и применять новые инструменты и меры, если внутри компании процессы рушатся? Как можем масштабировать бизнес? Ответ один: без формализованных (описанных) бизнес-процессов мы не сможем этого сделать.
Для того, чтобы избежать такой ситуации даже микробизнесу в первую очередь необходимо выстраивать устойчивые бизнес-процессы, скелет бизнес-организма, фундамент.
В работе с нашими клиентами, какую бы консалтинговую услугу не предоставляли мы начинаем с аудита текущих процессов и взаимосвязей, т.к. они говорят о бизнесе все.
Итак, как вы можете самостоятельно разработать бизнес-процессы. Отметим, что бизнес-процессы лучше формализовать сразу, еще на старте бизнеса и даже если вы Эксперт и работаете один. А если у вас уже есть бизнес и текущие бизнес-процессы у вас не разработаны, то сейчас самое время сделать это.
Начнем с определения. Бизнес-процесс - это логическая последовательность повторяющихся действий участников процесса (людей), направленная на достижение определенного результата, чаще, удовлетворение потребностей конечных потребителей.
Если в процессе участвует программное обеспечение, автоматизированные системы и проч. сервисы, когда человек не является ответственным за результат - это уже не бизнес-процесс, а технический или технологический процесс.
Простыми словами бизнес-процесс - это действия, которые совершаются ежедневно каждым сотрудником вашей компании, для того что реализовать ваш продукт.
1 шаг Упростим и систематизируем работу
Для начала определите какие процессы вы будете описывать. Все бизнес-процессы можно типировать на:
- внешние – процессы, которые направлены на работу с конечным потребителем или контрагентами
- внутренние – процессы, направленные на функционирование вашей компании, сопровождение прочих процессов (например, IT отдел, бухгалтерия, отдел кадров и т.д.)
2 шаг Приступим к описанию процессов
Для того чтобы описать текущие бизнес-процессы и создать регламент работы каждого сотрудника, отдела, и компании вы можете использовать следующие вопросы, которые вы задаете себе (как владельцу процесса) и исполнителю (менеджеру процесса):
1. Как будет называться бизнес-процесс? Какова его цель?
Например: Процесс закупки сырья или Процесс создания сделки, или Процесс работы с обращениями клиентов
2. Определите владельца и менеджера процесса.
Владелец – тот кто отвечает за выполнение процесса, контролирует его. Менеджер – тот кто его реализует.
Так в Процессе создания сделки менеджером будет Специалист отдела продаж, а Владельцем Руководитель отдела продаж.
3. Вход – это данные или ресурсы, которые в ходе процесса преобразуются в конечный продукт. Это могут быть: кадры, сырье на производстве, базовая документация, которую мы обрабатываем и получаем профильный продукт для заказчика
4. Ресурсы – это неизменные данные, которые принимают участие в процессе и воздействуют на конечный результат, но сами при этом не меняются. Например: оборудование, станки на производстве, программное обеспечение, автомобили в логистике.
5. Выход – это готовый продукт или услуга.
6. Подумайте какие показатели эффективности работы (KPI) вы можете использовать для анализа процесса.
Например, в отделе продаж KPI могут быть следующими:
- объем продаж (в рублях, в штуках)
- конверсия по этапам воронки продаж – здесь может быть сразу несколько KPI, в зависимости от количества этапов в воронке и необходимости оценивать каждый
- по отправленным КП
- по количеству звонков
- по привлеченным/удержанным/возвращенным клиентам
- объем или % дебиторской задолженности
- количество активностей менеджера
и т.д.
7. Кто ваши поставщики (данных, ресурсов) – опишите их участие в вашем процессе, влияние на работу процесса.
8. Кто ваш конечный пользователь? Ваша цель (указанная в 1пт. и цель конечного пользователя должны совпадать).
3 шаг Как отобразить полученные данные
Чаще всего описанные бизнес-процессы визуализируются с помощью нотаций моделирования бизнес-процессов. Проще говоря, мы используем блок-схему, где указываем взаимосвязи между каждым процессом. Такое отображение позволяет:
- быстрее разобраться в процессе
- графическое отображение проще воспринимается и легко читается
- на такой схеме вы быстрее увидите ошибки процесса
Порекомендуем вам использовать наиболее известные на рынке нотации: BPMN, IDEF0, EPC.
Можете использовать вот этот сервис, он бесплатный и новичку разобраться в нем очень просто: https://bpmn.studio/ru
4 шаг Что делать с полученной информацией
Описав все бизнес-процессы в уже действующей компании вы найдете массу интересных фактов: обнаружите, что в каких-то процессах НЕТ ответственных, какие-то процессы никто не знает как описать, т.к. каждый выполняет их как хочет, какие-то этапы процессов не связаны с другими, где-то есть лишние этапы, а где-то наоборот их не хватает и многое другое.
Вы увидите ошибки, возможности развития как на ладони.
Следовательно, описав процессы вы можете:
- Управлять процессами: изменять ответственных без потери качества результата, упрощать процесс, чтобы ускорить работу и т.д.
- Контролировать работу всех подразделений компании
- Видеть в какой момент, на каком этапе процесса произошел сбой. Например, из-за чего изменились сроки производства, почему не хватает товаров на складе.
- Улучшать процессы: когда перед вами дорожная карта работы всей вашей компании, вам становиться легко ей управлять, улучшать, избегать ошибок, масштабировать бизнес.
Если вам понравилась данная статья, не забудьте поставить лайк и подписаться, чтобы оставаться с нами на связи📞!
