Распространённая ситуация, в которой теряются даже опытные арендаторы – ЧП в арендуемом торговом помещении. Ваши сотрудники приходят утром на работу, а с потолка капает вода…Или прорвало канализацию, или вход в помещение перекрыт строительными лесами, или внезапно отключили электричество, хотя по всем счетам вы заплатили вовремя и причин отключать подачу электрической энергии у Арендодателя нет.
Что делать?
Так или иначе необходимо устранять последствия происшествия, приводить товар в порядок и готовить магазин к ведению коммерческой деятельности. Но перед тем как принимать какие-либо действия по устранению последствий ЧП, например до момента, как вы начнете убирать воду, следует провести фото и видео съемку, зафиксировав состояние помещения. И известить об этом Арендодателя.
В период устранения последствий такого ЧП вы не ведете коммерческую деятельность. То есть упускаете выгоду или даже несете убытки. В зависимости от масштаба происшествия, условий страховки и тд, и тп. А еще, если магазин находится в торговом центре, то скорее всего в правилах ТЦ предусмотрен штраф за то, что вы прервали ведение коммерческой деятельности.
Возникает вопрос – а как правильно уведомить Арендодателя о том, что вы не ведете коммерческую деятельность не по вашей вине или инициативе?
Давайте разбираться. Пункт первый.
Первое, что вы должны сделать – это составить письмо на официальном бланке за подписью уполномоченного лица (владельца бизнеса, либо руководителя, имеющего право подписи официальных документов) с приглашением представителя арендодателя в определенный день и время на составление акта о происшествии. Необходимо назначить встречу на как можно более ранний срок от момента происшествия, буквально через несколько часов после вручения письма. Письмо необходимо распечатать и подписать в 2 экземплярах. Один экземпляр вы вручаете арендодателю, а на втором просите поставить отметку о получении в формате: слово «получено», дата, должность, подпись, расшифровка.
А что делать, если Арендодатель отказывается принимать письмо или ставить отметку о получении? Идите на почту России и отправляйте срочную телеграмму. Таким образом Вы должным образом известите арендодателя и получите отметку о получении.
Теперь у Вас есть доказательство, что Вы приглашали арендодателя в помещение для составления акта.
Пункт второй.
В назначенный день и время Вы ожидаете представителя арендодателя для составления акта о случившемся событии и прекращении ведения коммерческой деятельности. В акте пропишите адрес и номер самого помещения, подробно опишите произошедшее событие и причиненные таким событием повреждения помещению, товару, оборудованию. Также зафиксируйте факт невозможности ведения коммерческой деятельности. Акт подпишите в двух экземплярах – должна быть Ваша подпись и подпись уполномоченного сотрудника арендодателя.
А что делать, если арендодатель на подписание акта не явился или от подписания акта отказался? В таком случае на самом акте пишите соответствующую отметку, например «арендодатель на подписание акта не явился» или «арендодатель от подписания акта отказался» и подписываете данный акт в одностороннем порядке с привлечением 2 сторонних свидетелей. В акте пишете паспортные данные свидетелей и их подписи. Важный момент – свидетелями не могут выступать члены вашей семьи, сотрудники, подрядчики и иные связанные с вами лица. Но могут быть случайные прохожие, сотрудники соседнего магазина или даже ваш сосед по даче.
Выполнив эти два пункта, Вы уже можете писать арендодателю претензию о возмещении причиненного ущерба, либо требовать отмену начисления арендной платы / отмену штрафов за неведение коммерческой деятельности и т.д. в зависимости от условий вашего договора аренды.