Нередко приходится иметь дело с данными, которые были подготовлены несколькими пользователями или были выгружены из разных источников. В результате перед обработкой приходится приводить данные к некоему общему виду. И в этой статье рассмотрены три довольно распространенные ситуации.
Как удалить лишние пробелы
Нередко при выгрузке данных из сторонних программ или копировании их из других источников приходится сталкиваться с лишними пробелами, которые могут находиться как в начале, так и в середине или конце текста.
Лишние пробелы могут быть незаметны, но они сильно усложняют дальнейшие операции, например, использование текстовых функций, в аргументах которых часто указывается количество символов, с которыми функция будет работать.
В Эксель есть специальная функция - СЖПРОБЕЛЫ (в английской версии функция TRIM), которая решает данную проблему. Она убирает все лишние пробелы, оставляя только один пробел между словами.
И есть еще одна полезная функция, которая работает схожим образом - это функция ПЕЧСИМВ. Она удаляет из текста непечатные символы, например, символ переноса строки.
Частенько непечатные символы попадают в документ при ручном копировании данных из различных сторонних программ, например, 1С.
Но эта функция невсесильна. Она позволяет удалить из текста лишь первые 32 непечатаемых знака согласно кодировке ASCII (значения 0—31). В этой системе перенос строки имеет код 10.
Однако есть и другие непечатные символы, например, в кодировке Юникод. Эти символы могут попасть в ваш документ, например, из Word или при копировании фрагмента текста с веб-сайта. И с ними данная функция, к сожалению, не справится.
Как изменить регистр текста
Еще одна частая проблема - несогласованность регистра символов.
Для решения подобных задач подходят три функции.
Функция СТРОЧН преобразует все прописные буквы в строчные. Например, таким образом можно привести в порядок адреса электронной почты.
Функция ПРОПНАЧ позволяет перевести первую букву слова в верхний регистр, а все остальные буквы преобразуются в нижний. Таким образом можно обработать имена и фамилии.
Ну и функция ПРОПИСН сделает все буквы текста заглавными. Например, применим ее к наименованиям организаций.
Числа в текстовом формате
Ну и еще одна проблема, с которой иногда приходится сталкиваться - это когда числовое значение имеет текстовый формат. Случиться это может как при некорректном импорте данных в Эксель, так и при ручном задании формата пользователем.
При этом пользователь может задать текстовый формат для числа как с помощью стандартного выпадающего списка, так и поставив символ апострофа в начале.
По умолчанию числовые значения в Эксель выравниваются по правому краю, поэтому в ряде случаев проблему можно обнаружить визуально.
Однако в отформатированных таблицах выравнивание может быть любым и обработка таких данных неминуемо приведет к ошибке.
Эксель выведет подсказку в углу проблемной ячейки и позволит вручную преобразовать ее содержимое в число.
Но изменять формат для каждой ячейки в большой таблице крайне трудоемко и поэтому проще поступить следующим образом. Нам достаточно умножить на единицу все значения таблицы, в том числе и текстовые, чтобы Excel автоматически поменял формат всех ячеек на числовой.
В такой ситуации применять формулы, создавая по сути дубликат таблицы, неразумно и проще поступить так - в любую пустую ячейку введем единицу (1) и затем скопируем ее в буфер обмена(2).
Теперь выделим весь диапазон значений (3), которые должны быть числовыми и откроем окно специальной вставки (4). Выберем операцию умножения (5) и нажмем ОК.
Все значения в выделенном диапазоне будут умножены на ранее скопированную в буфер обмена единицу и, соответственно, преобразованы в числовой формат.
Теперь вспомогательную ячейку с единицей (ячейку E1) можно очистить.
Ссылки на мои ресурсы по Excel
★ YouTube-канал по Excel и Word
★ Телеграм
