Что грозит работодателю за неоформленных сотрудников: кейсы и советы эксперта

Чтобы сэкономить на налогах и сдавать меньше отчётов, предприниматель Сергей хочет скрыть факт найма сотрудников. Но это не только чревато штрафами, но и лишает Сергея как работодателя важных преференций, ведь трудовой договор защищает права не только работника.

Вместе с экспертом по кадрам в Точке Светланой Мясниковой разобрали, почему не стоит пренебрегать официальным наймом и зачем это нужно самому работодателю.

Что будет, если не трудоустраивать работников по правилам

Если вы нанимаете человека на постоянную работу, то обязаны заключить с ним трудовой договор. Работа с неоформленными сотрудниками чревата проверками, штрафами и другими неприятностями, даже когда речь идёт про небольшой подряд по знакомству или сотрудничество с родственниками.

При неофициальном трудоустройстве:

• Права работодателя не защищены. Гарантий нет не только у работников, но и у того, кто нанял. Если сотрудник не выйдет на работу или будет плохо выполнять свои обязанности, будет проблематично на это повлиять.
• Сложно найти хороших специалистов. Они могут не согласиться на работу без трудового договора, потому что не будут уверены, получат ли вовремя зарплату, отпустят ли их в отпуск и на больничный. На предложения будут откликаться неопытные или нерелевантные кандидаты.
• Есть риск нарваться на санкции от трудовой и налоговой. Придётся платить штрафы и недоимку по налогам, которая накопилась, пока сотрудник работал неофициально.

Ответственность работодателя за нелегальный найм

Административная Для ИП: штраф от 10 000 до 20 000 рублей, за повторное нарушение от 30 000 до 40 000 рублей Для компаний: штраф от 50 до 100 тысяч рублей, за повторное нарушение от 100 до 200 тысяч рублей Налоговая Штраф 40% от возникшей недоимки в бюджет, уплата самого налога и пени за каждый день просрочки

За неуплату налогов и страховых взносов в крупном размере на работодателя заведут уголовное дело. Разберём, какие схемы грозят серьёзными проблемами.

Как нарушают работодатели: судебные кейсы

Чтобы скрыть факт найма, предприниматели:

• устраивают сотрудников нелегально;
• подменяют трудовые отношения гражданско-правовыми;
• работают «в серую»;
• принимают работника на фиктивную должность.

Разберём каждое из нарушений отдельно.

Заключение трудового договора с работником: инструкция и образец

Не оформляют сотрудников вообще

Некоторые компании пытаются снизить расходы, договариваются с работником на словах и никак не оформляют отношения. Если нелегальный сотрудник подаст иск в суд, компанию-работодателя обяжут устроить его официально и заплатить штраф. Чтобы избежать наказания, придётся доказывать отсутствие трудовых отношений.

Пример из суда. Мужчина работал водителем грузовика у ИП. При приёме на работу передал трудовую книжку, но трудовой договор в письменном виде с ним не заключили. Мужчина выполнял обязанности: возил грузы, следил за их сохранностью, делал погрузку и выгрузку, регулярно проходил медицинские осмотры и техосмотры автомобиля, заполнял все необходимые документы и получал деньги от ИП на свою карту.

Перевозя груз, водитель попал в ДТП, но ИП отказался возместить ему расходы на билет на поезд и стяжку груза и сообщил о прекращении трудовых отношений. Трудовую книжку, приказ о приёме и об увольнении не выдал.

Водитель подал в суд, чтобы признать деятельность трудовой и получить компенсацию. Суд установил, что если работник, с которым трудовые отношения не оформлены письменно, приступил к работе и выполняет её по поручению и в интересах работодателя, под его контролем и управлением, трудовой договор считается заключённым. Водителю вернули деньги, потраченные на билет и стяжку груза, и выплатили компенсацию 10 000 рублей.

«Оформлять трудовой договор надо, даже если с работой помогают родственники. Бывает, что как ИП оформлен один человек, а по факту работают муж и жена. Если сотрудничество никак не закреплено, одному из партнёров грозит штраф за незаконное предпринимательство, а второму — за сокрытие трудовых отношений».

Как ИП нанять сотрудника: бумаги, налоги и законы

Работают по «серой схеме»

Работодатель устраивает сотрудника официально, но с минимальным окладом, близким к МРОТ. Оставшуюся сумму выдаёт «в конверте» — наличными или переводом на карту от бухгалтера или руководителя.

Пример из суда. Регионального менеджера взяли на работу, но сообщили, что его зарплата будет состоять из двух частей: одну будут выдавать официально, а другую переводить на карту. Чтобы уменьшить официальную часть, сотрудника оформили на неполный рабочий день, хотя он работал 8 часов. Серую зарплату менеджеру платили несколько лет, пока однажды, не получив очередную выплату, он не приостановил работу. Работодатель объявил работнику выговор и уволил. Менеджер обратился в суд: тот признал увольнение незаконными и взыскал с работодателя задолженность по серой зарплате (определение Седьмого КСОЮ от 13.07.2021 по делу № 88−10854/2021).

Используют договор ГПХ вместо трудового

Потенциального сотрудника регистрируют в качестве ИП или самозанятого и заключают с ним гражданско-правовой договор. Но по договору ГПХ могут работать исполнители, которые выполняют разовую работу или услугу. Им платят за результат работы, а не за регулярное выполнение трудовой функции и нахождение на рабочем месте.

Договор ГПХ: что это и как правильно его составить

Пример из суда. Мужчина был разнорабочим на стройке, компания заключила с ним договор подряда. Выполняя работы на крыше пятиэтажного производственного здания, рабочий потерял равновесие, упал и получил производственные травмы. Компания не оформила несчастный случай и не выплатила мужчине больничные. Он обратился в суд.

Суд признал деятельность трудовой, так как рабочий выполнял работу лично, 5 дней в неделю по согласованному с работодателем графику, а зарплату и аванс получал два раза в месяц в определённые числа. Компанию обязали заключить трудовой договор, признать несчастный случай и выплатить компенсацию морального вреда.

«Если сотрудник ходит на работу в офис, работает по графику и подчиняется внутреннему распорядку, с ним надо подписать трудовой договор. Не стоит обходить оформление с помощью договора ГПХ. Если сотрудник подаст в суд, то сможет легко добиться, чтобы деятельность признали трудовой. Доказывать, что трудовых отношений не было, придётся вам, а сделать это сложно».

Устраивают на фиктивную должность

Иногда компании не выплачивают корректно зарплату, например, директору ООО, а чтобы как-то обосновать выплаты, прибегают к фиктивному трудоустройству. Сотрудника оформляют на бумаге, но фактически человек на работу не ходит или выполняет совсем другую функцию.

Как правило, такие схемы связаны не только с нарушением трудовых отношений, но и с мошенничеством. Руководителю компании и кадровому специалисту грозит уголовная ответственность.

Как платить зарплату директору ООО

Пример из суда. Директор организации по телевещанию приняла на работу техника. Тот свои обязанности не исполнял, а зарплату за него получала руководитель. Директора приговорили к четырём годам условно, назначили испытательный срок, штраф 10 000 рублей и временно запретили работать в органах власти.

Как находят нарушителей

Неоформленных сотрудников выявляют налоговая и трудовая инспекции.

Налоговая инспекция. ИФНС ищет доказательства трудовых отношений по графикам отпусков, пропускам, инструктажам, сведениям о перечислении денег на карту исполнителя и другим данным. Например, предприниматель стабильно платит какому-то человеку 55 000 рублей в месяц — скорее всего, это сотрудник. Или доход ИП несколько миллионов в месяц, а работает один.

Инспекторы мониторят сайты и страницы в соцсетях. Если увидят, что у вас есть салон, в котором работают 3 мастера, а по документам сотрудников нет, возникнут вопросы.

«Был случай, когда предприниматель открыл несколько торговых точек, но по документам сотрудники не числились. Инспекторы по кассам отследили продажи в один день в двух местах и заинтересовалась, как ИП работает одновременно и там, и там. Так и вычислили, что на предпринимателя работают неоформленные сотрудники».

Трудовая инспекция. Может прийти с внеплановой проверкой, если получит жалобу от сотрудника о нарушении трудового законодательства. На предпринимателя могут жаловаться и другие ведомства, например, ФНС.

Информацию об открытой проверке трудовая инспекция размещает на своём сайте.

Как оформить работника в штат без ошибок

Что нужно сделать при найме:

1. Проверьте, в порядке ли документы, подтверждающие личность и квалификацию работника — паспорт, ИНН, СНИЛС, документы воинского учёта, дипломы. Полный перечень документов есть в статье 65 ТК РФ.
2. Заключите трудовой договор и издайте приказ о приёме на работу. Для приказа используйте общепринятую форму № Т-1 или разработайте собственную. Типовой трудовой договор и приказ о приёме скачивайте в шаблонах Справочной.
3. Внесите запись в трудовую книжку и в книгу учёта движения трудовых.
4. Внесите запись в личную карточку Т-2. Вот её образец.
5. Ознакомьте специалиста под подпись с документами по организации труда: локальными актами, согласием на обработку персональных данных и другими.
6. Сообщите о бывшем госслужащем на предыдущее место работы. Если сотрудник ранее был на государственной и муниципальной службе, а вы заключили с ним трудовой договор, об этом надо уведомить прошлого работодателя. Если нарушить правило, грозит штраф от 100 до 500 тысяч рублей.
7. Уведомите военкомат о приёме работника, если он военнообязанный.
8. Заполните отчёт ЕФС-1 и отправьте в Социальный фонд России (СФР) не позднее следующего дня.

«Попросите работников собственноручно заполнить документы для личного дела, например, анкету. Это поможет на случай, если сотрудник захочет доказать, что его почерк подделали при заполнении документов.

Не забудьте отдать второй экземпляр трудового договора работнику. Иначе сотрудник может пожаловаться на нарушение в ГИТ или суд».

Коротко

1. По закону все компании и ИП обязаны заключать трудовой договор, нанимая сотрудников. Это даёт безопасность не только работнику, но и работодателю.
2. Если не оформить сотрудника или сделать это неправильно, могут оштрафовать или даже привлечь к уголовной ответственности. А ещё нелегальный найм ставит под угрозу репутацию компании и лишает преференций.
3. К нарушителям придут с проверкой налоговая и трудовая инспекции.
4. Заключите с сотрудником трудовой договор и оформите другие обязательные документы, чтобы работать безопасно, даже если речь идёт про небольшой подряд.

________________________________________

Реальные кейсы и новости бизнеса в телеграм-канале Справочной: читайте подборки новостей, актуальные исследования и живые истории о предпринимателях.