Александр, руководитель проектов
Ах, как здорово было бы, если бы все наши проекты выполнялись примерно так: заходишь на проект, изучаешь деятельность Заказчика и дальше реализовываешь её пусть даже и не в типовом функционале. Потом, конечно, обучение и ввод в эксплуатацию. И у Заказчика всё гладенько и здорово, и у тебя, соответственно, проект идёт «без сучка, без задоринки».
Но всё это стечение благоприятных обстоятельств никогда не случается. И к сожалению, дело тут не только в том, что у Заказчиков выстроены свои процессы, которые они иногда согласны вписать в типовой функционал, а иногда нет. Это то как раз нормально. А вот что гораздо сложнее, так это вести проект, когда у Заказчика явные проблемы с проектной деятельностью. Делимся нашим опытом «Лаборатории внедрения ERP».
Виды проблем, с которыми сталкивается Заказчик
Из наших кейсов можно выделить следующие типы проблем, которые Заказчик порой «не осиливает» и нам приходится помогать ему с этим:
- Слишком «сложный» или масштабный проект или нехватка опыта. Причём, это может быть не ваш проект внедрения, а нечто более глобальное. Например, процесс цифровой трансформации, который инициировало начальство, а исполнители не тянут. Никто не готов к существенным изменениям, страдают все и ваш проект в том числе. Управление крупными проектами требует высокой степени организации, планирования и координации, и бывает, что на предприятии этого нет.
- Проектное управление. Проекты производственных предприятий требуют эффективного управления ресурсами: материалами, оборудованием, трудовыми ресурсами и финансовыми. Оптимизация использования ресурсов является важной задачей при управлении проектами. И когда вы приходите «наводить порядок», получаете сопротивление. Новая система учета, которая предлагается, с трудом воспринимается владельцами бизнес-процессов, т.к. для них это новый уровень. Они начинают защищать своё «уютное болотце», появляется страх, «а как же мой Эксель?!» или «а мы так раньше не делали».
- Риски. Производственные проекты связаны с определенным уровнем риска и неопределенности. Неожиданные проблемы, такие как технические сбои, задержки в поставках или изменения в требованиях клиентов, могут возникнуть в процессе проекта. Управление рисками и способность быстро реагировать на изменения являются важными аспектами успеха проекта. После февраля 2022 года у многих в бизнесе возникли существенные перемены. Не все смогли без остановки продолжить внедрения. При этом сохранить команду, поставив проект «на паузу» невозможно. Команду приходится распределять по другим проектам, а собрать её обратно на практике задача невыполнимая.
- Коммуникация и сотрудничество. Проекты внедрения требуют участия различных стейкхолдеров из разных подразделений предприятия. Коммуникация и сотрудничество между различными командами и заинтересованными сторонами могут представлять сложности. Функции управления коммуникациями и обеспечение эффективного сотрудничества ложатся на руководителей проекта с обеих сторон, а если РП Заказчика не справляется, то это становится единоличной проблемой РП Исполнителя.
Как справиться с проблемами команды внедрения со стороны Заказчика?
Неопытность и сложности с проектным управлением
Чаще всего, основной причиной или усугубляющим фактором проблем является неопытность ответственных специалистов Заказчика. В целом, как универсальный рецепт, который можно дать вам – нашим читателям, это обратиться в Школу проектного специалиста компании 1Бит. В рамках этой школы, вы можете пройти два курса обучения с доказанной эффективностью: Школа аналитика и Школа руководителя проекта. Посмотрите отзывы тех, кто прошёл эти курсы, чтобы понять, что это не «очередная реклама курсов».
Если же говорить о проектах внедрения, то первым с чем требуется разобраться: какая проектная технология подходит конкретно этому проекту?
Как говорил один из РП со стороны Заказчика: «у нас быстрая кадровая политика». К сожалению, через какое-то время он сам стал её жертвой. Меняются ключевые пользователи или владельцы процессов – выбирайте Технологию Быстрого Результата от 1С, или любую другую, которая позволяет работать в быстроменяющихся требованиях. Переходите на использование Листов требований вместо Технических заданий. Старайтесь успевать внедрять разработанное, если на ваше экспертное мнение, это хорошо проработано. Новый владелец бизнес-процесса скорее всего примет ваши доводы, если вы хорошо разобрались в том, как работает данный участок производственного предприятия, несмотря на то, что работа была выполнена согласно требованиям уже не работающего на предприятии сотрудника.
На выбор проектной технологии влияет и бюджет проекта. Руководители вовсе не рады слышать, что проект внедрения так нужной им автоматизации будет стоить «от 20 до 60 миллионов». Даже если ваш разброс обоснован, всегда надо иметь в виду, что эти деньги не требуют немедленного наличия. Наша задача помочь Заказчику разумно распорядиться бюджетом проекта, постоянно держа его в курсе всего пути. Мы никогда не будем внедрять Заказчику то, что ему на самом деле не нужно.
Мы настоятельно рекомендуем использование типового функционала там, где процесс легко на него ложится. Если Заказчик выдвигает сложные требования, мы всегда ищем компромисс, чтобы он получил необходимое, но ценой меньших затрат. Мы стараемся сделать сложное простым для понимания. С этой задачей должны справляться хорошие аналитики.
На одном из проектов владелец процесса был страшно недоволен, когда мы последовательно задавали ему вопросы «а зачем вам это?». Ему казалось, что всё и так очевидно. Но когда мы вывели его на то, что его изначальные требования вообще-то не решали его проблему, отношение изменилось, он стал внимательнее слушать нас и стараться смотреть на свои процессы как бы со стороны.
Мы активно вовлекаем команду Заказчика в ход нашего итеративно-инкрементального подхода. Они следуют за нами через все стадии и для них наглядны результаты работы по каждой из них. Мы помогаем РП Заказчика с контролем бюджета проекта и поддерживаем дорожную карту проекта всегда в актуальном состоянии, показывая на какой стадии образовывались отклонения от запланированной стоимости и почему так получилось. Декомпозиция работ по мере приближения к очередной стадии улучшается, о чём на наших еженедельных отчётах мы рассказываем и показываем команде Заказчика изменения. Постепенно, у них начинает складываться понимание, какие изменения в условиях ограниченного бюджета им действительно нужны, а какие могут и подождать. Наша цель — следить, чтобы они достигли ключевого желаемого результата.
Мы закрываем проблемы недостаточного опыта команды Заказчика открытостью и коммуникациями. Однако, мы всегда помним, что мы не про «дешево», мы про «эффективно».
Риски и коммуникации
«А как быть с рисками внешней среды?» — спросите вы. Тут вам может помочь последовательное отделение того, что скорее всего не поменяется в случае рисков, а что будет подвержено изменениям. Без хороших аналитиков тут тоже никуда. Постарайтесь оставить Заказчику гибкость, как бы конструктор возможных условий, например, в отношении с контрагентами/партнёрами. Предложите им рассмотреть «а что будет если?» в части задержек сырья, логистических трудностей. Помогите Заказчику с правильными вопросами, а ответы они и сами найдут.
Одной из нетривиальных задач на проекте была ситуация, когда в очень крупной структуре Заказчика каждое из подразделений было само по себе крупное. Нам пришлось предлагать решение, как избавиться от того, что каждое из подразделений огородилось от других своей методологией. Возникали серые зоны без ответственности или наоборот, двойная а то и тройная ответственность.
Выступайте медиатором между подразделениями Заказчика после того, как вы разберётесь с их работой по отдельности. У вас будет картина мира целиком, которую каждое из подразделений Заказчика может не иметь. И пусть примирять их не ваша задача, но вы можете справедливо разделить обязанности и ответственность, чтобы весь механизм начал работать корректно и эффективно.
После того, как выработали своё решение, вы можете собрать их вместе и презентовать ваше решение. Так устранятся их страхи и обиды, а чаще всего они возникают либо из-за того, что «приходится делать чужую работу», либо из-за того, что «придётся отвечать за чужую работу».
Методология всему голова
Одним из ключевых показателей эффективности работы производственных предприятий является успешное выполнение инвестиционных программ в соответствии с заявленными сроками и бюджетами. Однако многие компании сталкиваются с проблемами, такими как задержки поставок на начальных этапах проекта, отсутствие координации между командами и недостаточная прозрачность процессов. В результате возникают проблемы с соблюдением сроков, превышение бюджета и неудовлетворенные потребности клиентов.
Для успешного управления проектами на производственных предприятиях необходимо применять системный подход и единую методологию планирования. Отсутствие четкой методологии и соответствующих информационных технологий заставляет руководителей прибегать к ручным методам управления, что затрудняет эффективное взаимодействие команд и принятие обоснованных решений. Для решения этих проблем важно установить связи между различными отделами и сформировать единый план проекта, который четко определит ответственность каждого участника проекта и обеспечит прозрачность процессов.
Видя проблемы, с которыми сталкивается Заказчик, мы начинаем с разработки методологической базы. Методики могут касаться всего – где проблемы, там надо начинать с методики, будь то склады, НСИ, бюджетирование, да что угодно.
Только после появления прозрачности во всех процессах, с опорой на наглядность в методиках расчета, порядках действий, алгоритмах, можно начинать рассчитывать на успех в деле.
И снова о проектном управлении
Использование современных технологий управления проектами может принести значительные преимущества для производственных предприятий. Одной из главных выгод является возможность обеспечить прозрачность и единую версию информации для всех участников проекта. Информационная система позволяет каждому участнику видеть свой статус, а также проводить глубокий анализ и обработку больших объемов данных. Это позволяет выявлять организационные проблемы на ранних стадиях проекта и использовать полученный опыт для предотвращения отклонений по срокам и бюджетам в будущих проектах.
Кроме того, эффективное управление производственными проектами зависит от взаимодействия с поставщиками оборудования и подрядчиками. Быстрая доставка материалов и оборудования может привести к значительному увеличению прибыли предприятия, даже если это сопряжено с дополнительными затратами. Для эффективного управления такими задачами требуется ИТ-инструмент, который позволит строить процессы управления проектами внутри компании и достигать поставленных целей.
Всё великое множество проектных технологий скрыто от человека, который не получил профильное образование. В большинстве случаев, можно услышать, что «вот есть какой-то аджайл, но мы считаем он нам не подходит». Тут на помощь приходят коллеги из БИТ. Управление проектами, которые помогают выбрать проектную технологию и внедрить все необходимые для неё программные средства, причём, как опция, уже «импортозамещённые».
В единую систему управления проектами сводятся все процессы предприятия. Применяется системный подход, единая методология планирования, что значительно повышает эффективность работы и достижение целей. В итоге, мы получаем положительный отзыв об очередном оптимизированном предприятии, где улучшена координация между командами и обеспечено успешное выполнение проектов в срок и в рамках бюджета.
Если статья была полезна, ставьте палец вверх и делитесь ею с коллегами.
