Если в течение года у сотрудника изменился статус по НДФЛ с резидента на нерезидента или наоборот, работодатель обязан пересчитать НДФЛ по соответствующей ставке. Рассказываем, как проверить налоговый статус работника и как пересчитать НДФЛ, если статус изменился.
Налоговый статус работника в целях НДФЛ
Российское законодательство предусматривает всего два налоговых статуса для физических лиц в целях обложения их доходов НДФЛ, это:
Для этих категорий установлены разные перечни облагаемых доходов, с которых необходимо исчислять и удерживать НДФЛ, а также регламентированы разные ставки налога. Кроме того, резидент вправе получать стандартные, профессиональные и социальные вычеты по НДФЛ, а нерезидент – нет.
Как пересчитать НДФЛ, если у работника изменился налоговый статус
Налоговым резидентом признается физическое лицо (гражданин, иностранец либо лицо без гражданства), которое находилось на территории Российской Федерации 183 дня и более в течение 12 месяцев, следующих подряд (п. 2 ст. 207 НК РФ).
Причем нет никакой разницы, к какому календарному году относятся эти двенадцать следующих подряд месяцев. Период может составлять полный календарный год, либо затрагивать часть текущего и прошлого года. Такой подход доведен до налогоплательщиков Письмами Минфин РФ от 01.09.2016 № 03-04-05/51258, от 26.04.2012 № 03-04-06/6-123.
Соответственно, если вышеуказанные условия не выполняются, физическому лицу присваивается статус нерезидента в целях применения НДФЛ. В таком случае, его доходы будут облагать по ставке 30 процентов.
Но есть исключения! Независимо от длительности фактического пребывания в России резидентами признаются:
Такие правила установлены положениями пунктов 2 и 3 статьи 207 Налогового кодекса РФ.
Кроме того, период нахождения физлица в России не прерывается, если он выезжает для краткосрочного лечения или обучения, но не более шести месяцев, либо для работы на морских месторождениях углеводородного сырья.
Чтобы сдать 6-НДФЛ без ошибок и уточнений, переходите к спецуроку Аттестации "Как заполнять новый расчет 6-НДФЛ". Эксперты подготовили подробные видеоинструкции, порядок заполнения расчета в 1С, образцы заполнения, а также реальные задачи для отработки навыка заполнения расчета.
КНОПКА СДАТЬ 6-НДФЛ БЕЗ ОШИБОК
35 руб. в день — новый лимит по НДФЛ
Власти вводят новый лимит для работодателей по НДФЛ: 35 рублей в день. Смотрите в статье журнала "Упрощенка" подробности про новый лимит и как его соблюдать.
Новый лимит по НДФЛ 35 рублей в день
Как определить статус работника для обложения доходов НДФЛ
Правильно определить статус особенно актуально для налоговых агентов, которые привлекают иностранных работников и мигрантов. Кроме того, российским работодателям необходимо определять статус по НДФЛ для дистанционных (надомных, удаленных) работников .
Чтобы безошибочно определить статус физического лица в целях НДФЛ , потребуется выполнить всего три этапа:
Этап №1. Исчислить расчетный период
Порядок определения расчетного периода зависит от того, кто платит НДФЛ в бюджет:
Налоговый агент. В таком случае, расчетный период – это 12 месяцев, следующих подряд с даты возникновения дохода. Это не обязательно полный календарный год с января по декабрь, это могут быть и месяцы разных лет. Главное, чтобы месяцы расчетного периода следовали друг за другом непрерывно.
Физическое лицо. В данном случае, расчетный период – это календарный год, в котором получен доход с 1 января по 31 декабря. И налоговый статус для плательщика будет определяться по итогам этого календарного года.
Важно! Даты выезда и взъезда в Россию не влияют на порядок определения расчетного периода в 12 месяцев. Эти дни учитывают при исчислении периода фактического пребывания в РФ.
Этап №2. Проверить документы
Законодательство не устанавливает перечень формуляров, по которым следует рассчитывать количество дней нахождения в России, чтобы подтвердить статус физического лица в целях НДФЛ. Это могут быть любые официальные документы, подтверждающие факт пребывания физического лица в нашей стране, но есть нюансы.
Человек может подтвердить статус резидента России документом из налоговой инспекции. Для этого ему необходимо подать заявление в налоговую инспекцию и получить документ, который подтвердит его резидентство.
Подробнее, как проверить документы, чтобы определить статус по НДФЛ, читайте в системе Главбух.
Этап №3. Подсчитать количество дней пребывания в России
На основании подтверждающих документов, посчитайте, сколько календарных дней в расчетном периоде работник пребывал в России фактически. Эти дни необязательно будут следовать друг за другом непрерывно. Суммируйте все дни, с даты въезда по день выезда из России включительно.
Если общее количество календарных дней фактического пребывания в России составило 183 дня и более за расчетный период, то гражданин признается резидентом РФ. Учтите, что статус физического лица может измениться в течение календарного года. В таком случае, придется пересчитать НДФЛ.
Перерасчет НДФЛ: сотрудник получил статус резидента
Если статус иностранного работника изменится с нерезидента на резидента в течение года, его доходы следует облагать по прогрессивной шкале ставок НДФЛ. При условии, что обретенный налоговый статус уже не изменится до конца текущего года.
Например, если за семь месяцев налогового периода количество дней пребывания сотрудника в России достигло 183 дней, статус налогового резидента такого сотрудника по итогам данного налогового периода измениться не может. Об этом говорится в письмах Минфина от 28.07.2020 N 03-04-06/66218, от 29.03.2007 № 03-04-06-01/94 и от 29.03.2007 № 03-04-06-01/95.
Пересчитайте с начала налогового периода НДФЛ для данного работника по прогрессивной шкале ставок:
- 13 процентов в отношении доходов в пределах 5 миллионов рублей;
Не забудьте зачесть ранее удержанный налог по ставке для нерезидентов 30 процентов (п. 3 ст. 226 НК РФ, письма Минфина от 15.02.2016 № 03-04-06/7958, от 03.10.2013 № 03-04-05/41061 и ФНС от 13.08.2021 № СД-4-11/11455, от 21.09.2011 № ЕД-4-3/15413).
Излишне удержанный НДФЛ в данном случае, работник сможет вернуть в налоговой инспекции. Для этого потребуется заполнить декларацию по форме 3-НДФЛ, а также представить документы, подтверждающие получение статуса резидента.
Как пересчитать НДФЛ, если работник утратил статус резидента
Если сотрудник, бывший налоговым резидентом, в течение года утратил этот статус, поступайте так:
- НДФЛ с доходов от источников в России с начала года, которые не подпадают под налогообложение по более низким ставкам, пересчитайте по ставке 30 процентов;
- не уменьшайте налоговую базу на сумму стандартных вычетов;
- доходы, полученные от источников за пределами России с начала года, в налоговую базу по НДФЛ не включайте (установите возможную переплату по налогу).
Важно! В случаях, когда сотрудник в течение года снова может изменить статус на резидента, сразу НДФЛ не пересчитывайте. Дождитесь, когда его статус определится окончательно в расчетном периоде, то есть он будет находиться на территории России или за рубежом более 183 дней (письмо Минфина от 03.10.2013 № 03-04-05/41061).
Разницу между суммами налога, рассчитанного по ставкам 30 и 13 (15) процентов, удерживайте из любых денежных средств, которые организация выплачивает сотруднику. Об этом сказано в пункте 4 статьи 226 НК РФ.
Если налоговый агент в течение календарного года не сможет удержать доначисленную сумму НДФЛ (не зависимо от причин), то не позднее 1 марта следующего года он обязан сообщить об этом в налоговую инспекцию и самому налогоплательщику. Как правильно это сделать подробнее в системе Главбух.
Пример, как пересчитать НДФЛ в связи с утратой сотрудником статуса резидента
Гражданка Армении Назарян А. Б. впервые въехала на территорию Российской Федерации только 1 июля 2022 года. В 2022 и 2023 годах она фактически пребывала в России в следующие периоды:
- с 01.07.2022 по 31.12.2022 – 184 календарных дня;
- с 15.03.2023 по 30.06.2023 – 108 календарных дней;
- с 20.11.2023 по 31.12.2023 – 42 календарных дня.
ООО "Морской ветер" производило выплаты доходов в пользу гражданки Армении Назарян в следующем размере:
- 31 июля 2023 года – 200 000 рублей;
- 30 ноября 2023 года – 100 000 рублей.
С дохода гражданки Назарян А. Б. в 200 тысяч рублей, выплаченного 31 июля 2023 года бухгалтер ООО "Морской ветер" удержал НДФЛ по ставке 13 процентов в сумме 26 000 рублей. Так как у иностранной сотрудницы на тот момент был статус резидента по НДФЛ. Так, в расчетном 12-месячном периоде, предшествующем дате получения дохода (с 01.08.2022 по 31.07.2023 года), гражданка Армении пребывала более 183 дней, а именно 259 дней:
- с 01.08.2022 по 31.12.2022 – 153 календарных дня;
- с 15.03.2023 по 28.06.2023 – 106 календарных дней.
Но при выплате дохода 30 ноября 2023 года бухгалтер ООО "Морской ветер" удержал НДФЛ по ставке 30 процентов и пересчитал налог, удержанный в июле. Дело в том, что в расчетный 12-месячный период, предшествующий дате получения дохода, входит время с 1 декабря 2022 года по 30 ноября 2023 года. В течение этого периода гражданка Армении Назарян А. Б. фактически находилась в России всего 150 дней, а именно:
- С 01.12.2022 по 31.12.2022 – 31 календарный день;
- с 15.03.2023 по 30.06.2023 – 108 календарных дней;
- с 20.11.2023 по 30.11.2023 – 11 календарных дней.
Следовательно, на дату получения дохода иностранная работница утратила статус резидента. Поскольку налоговым периодом по НДФЛ является календарный год, а налогооблагаемый доход определяется нарастающим итогом, бухгалтер пересчитал НДФЛ со всего дохода гражданки Назарян А. Б., полученного в ООО "Морской ветер" за 2023 год, по ставке 30 процентов:
(200 000 руб. + 100 000 руб.) × 30% = 90 000 рублей.
Сумма удержанного НДФЛ – 26 000 рублей. Разница между начисленной и ранее удержанным НДФЛ составляет 64 000 рублей (90 000 руб. – 26 000 руб.), эта сумма подлежит удержанию. Размер дохода, начисленного в ноябре, позволяет удержать всю сумму НДФЛ (100,0 тысяч рублей). На руки гражданка Назарян А. Б. получит только 36 000 рублей.
Но может произойти так, что суммы дохода не хватило, чтобы удержать весь исчисленный НДФЛ по ставке для нерезидента 30 процентов. В таком случае, неудержанную сумму бухгалтер должен отразить в строке 170 раздела 2 расчета 6-НДФЛ и разделе 4 приложения к расчету. Иностранцу следует доплатить эту сумму в ИФНС на основании налогового уведомления.
