Наша редакция отмечает большое количество поисковых запросов про Базу знаний (далее - БЗ), компании активно интересуются данной темой.
Проблема в том, что многие Владельцы просто не понимают прикладной ценности данного инструмента, только какие-то общие вопросы. В рамках данной статьи постараемся помочь!
Результаты от внедрения Базы знаний
Скорость и качество введения новичков
Первыми, кто точно оценит пользу - это Ваши новые сотрудники. Им не потребуется "бегать" по корпоративному диску в поисках документов/регламентов, а в одном месте получить все самое актуальное и полезное.
А еще - контакты тех, кто может реально помочь по различным направлениям. Например: администратор CRM, к которому можно обратиться при наличии технических проблем или ограничений.
Поверьте - как только Вы создадите такой раздел в БЗ, то адаптация будет проходить на много легче.
Скорость информирования сотрудников
Даже если у Вас имеется корпоративный портал, всё равно могут возникать ситуации, когда информация ушла по другим каналам - мессенджеры, электронная почта или вообще на какой-то планерке.
Предусмотрите на главной странице БЗ соответствующий раздел, где будут все актуальные оповещения, изменения в документах или новинки.
Таким образом - никто не пропустит важную новость, Вы можете быть уверены в том, что сотрудники сразу возьмут в работу.
Разгрузка определенной категории сотрудников
Есть много рутинных историй, одинаковых вопросов или сложностей при работе с персоналом. Почему бы не систематизировать с помощью БЗ?
Например: как правильно оформить заявку на составление договора? Как правильно заполнить заявление на отпуск за свой счет? Где взять шаблоны коммерческих предложений и других важных документов?
Чувствуете, как сильно это разгрузит отдельные кадровые позиции? А Вы сможете увидеть, насколько человек умеет искать информацию, насколько внимательный при работе с корпоративными инструментами.
-------------------
Если хотите внедрить Базу Знаний, но Вам требуется помощь - обратитесь к нам, в компанию "Сервис | Контроль", поможем определиться с составом, наполнением и реализацией!
-------------------
Скорость выполнения отдельной категории заданий
Это может быть набор инструкций по сборке данных из CRM, как настроить софтфон (ip-телефония) и так далее. Когда Вы будете давать кому-то какое-то задание, можно не тратить время на постоянный инструктаж, а отправить ссылку на конкретный блок из БЗ, где всё четко и конкретно описано.
Благодаря такому подходу сотрудники будут задавать точечные вопросы, если только что-то пойдет не совсем так. Экономия времени для всех! (сотруднику не потребуется ждать очередного окна руководителя, чтобы получить актуальную информацию)
Определение реальных зон роста компании
Когда Вы будете составлять БЗ, заниматься наполнением, то сможете увидеть сразу несколько важных моментов:
- Что Вы забыли настроить до конца
- Какую информацию требуется еще задокументировать или попросить помощи у интеграторов
- Может вообще забыли про какой-то инструмент и требуется провести ряд работ
Это очень полезный аудит, который покажет многие бизнес-процессы со стороны, а также - определить ответственных, кто будет отвечать за актуальность информации.
Вовлечённость персонала/предмет для диалога
Кто сказал, что рядовой сотрудник не может поучаствовать в развитии инструмента? Легко!
Объясните своему персоналу, что любой может помочь: отправить какой-то полезный материал для добавления, правки или ошибки, оптимизация разделов и многое другое! Пускай каждый будет услышан, ведь информация оттуда важна всем!
Опять же, есть трудности с темами для планерки? Вперед в БЗ! Возьмите оттуда какой-то материал и переговорите со своей командой, обсудите возможность улучшения эффективности этого направления, сбор критических замечаний или предложений!
Итог
Мы искренне хотим верить, что помогли Вам сделать выбор в сторону создания Базы знаний, перейти от поискового запроса к реальным действиям!
