В статье покажем, как сделать так, чтобы на местах всегда был весь необходимый персонал. Для того, чтобы избежать сбоев в работе компании, а клиенты не толпились в очередях.
Как обычно решают вопрос
с недоработками и переработками
и что с этим не так?
Частая ситуация. В выходные раскаляется телефон HR-менеджера, в трубке раздается: «Срочно найдите еще сотрудников! Клиенты уходят и не хотят ждать в очереди». В будни же вдруг тишь да гладь — четырем из пяти сотрудников нечем заняться, потому что клиентов почти нет.
Или другой пример. Мало кто приходит в ресторан на бизнес-ланч, потому что его готовят 40 минут. Все потому что у многих клиентов всего час на обед и нет времени столько ждать. На кухне должно быть достаточно поваров, чтобы все заранее, вовремя и в нужном количестве приготовить. А официантов должно быть достаточно, чтобы всех обслужить.
В обоих случаях собственник теряет деньги. Если сотрудников не хватает то, компания упускает клиентов — они не хотят ждать и уходят. Если сотрудников в избытке, то собственник платит подчиненным просто за то, что они пришли на работу.
Для того, чтобы решить этот вопрос компании переводят сотрудников на сменный или гибкий график, но это не всегда помогает.
Вот какие здесь бывают проблемы:
- Планирование гибких графиков становится большой финансовой нагрузкой для бюджета компании.
- В компании планируют рабочие графики, но все равно возникают переработки и недоработки.
- Нет времени на планирование графиков.
Это не значит, что смена графика не поможет решить вопрос, как раз наоборот. Только этого не всегда достаточно, нужен еще один инструмент, который позволит ускорить и упростить процесс планирования графика, а также проконтролировать, что сотрудники его соблюдают. Все это выполняет система учета рабочего времени. На примере системы BioTime мы покажем как это работает.
Экономим на планировании рабочих графиков
Сейчас будет чистая математика. На примерах посчитаем во сколько в среднем компаниям обходится планирование рабочих графиков.
Допустим, это сеть магазинов. Если это 20 магазинов, то в каждом есть свой руководитель, который каждую неделю, как минимум, час времени тратит на планирование рабочих графиков. Получается, что 20 руководителей на местах тратят еженедельно 20 рабочих часов на эту задачу. 20 часов умножаем на 4 недели в месяце, получаем 80 часов в месяц в компании тратят на планировании рабочих графиков.
80 часов — это 10 рабочих дней в месяц. Считаем дальше, допустим руководители в этой компании в среднем получают 80 000 рублей в месяц. Всего в месяце 22 рабочих дня. Значит всю зарплату 80 000 делим на 22 и умножаем на 10 рабочих дней, получаем 36 363 р. Это те деньги, которые руководители зарабатывают в компании только за то, что планируют рабочие графики.
Если сотрудники в штате, то компания оплачивает за них налоги и совершает отчисления в страховые компании и пенсионный фонд. Это еще примерно 40% сверху к зарплате. Получается примерно 50 960 р. компания ежемесячно платит за планирование графиков.
50 960 р. умножаем на 12 месяцев в году и получаем 611 520 р. Сеть из 20 магазинов тратит только на планирование графиков более полумиллиона рублей в год.
Пока все выглядит логично и не страшно. Для того, чтобы не занимать руководителей можно нанять отдельного сотрудника и поручить планирование ему. Но мы подскажем другой выход — сократить расходы на планирование в несколько раз. А вы уже сравните что для вас выгоднее. Отдельный сотрудник, который считает часы или система учета рабочего времени.
1. Тратим на учет реально отработанных рабочих часов сотрудников — 0 часов. Для этого автоматизируем процесс с помощью системы учета рабочего времени.
Система учета рабочего времени сама фиксирует приход и уход сотрудников с помощью биометрических систем. Например, можно установить сканер пальцев на входе в компанию. Тогда сотрудник будет нажимать на него каждый раз когда входит и выходит из офиса. Система зафиксирует это, как время начала и окончания работы и сама посчитает все его рабочие часы.
2. Система учета рабочего времени сама сводит все данные в табель учета рабочего времени. Все зафиксированные часы система сама сведет вместе и сохранит в табеле. Его можно скачать, распечатать или экспортировать в 1С для расчета зарплаты сотрудника.
3. Оперативно планируем графики. Часто так бывает, что нет и свободной минутки на планирование графиков, и для того, чтобы согласовать их нужно еще столько всего подписать и согласовать, что процесс затягивается на несколько дней. Тут на помощь и приходит BioTime — система учета рабочего времени, с которой можно решить все эти вопросы за минуты. Сейчас покажем как.
Планируем сколько человек, с какими навыками и в какое время должны работать в конкретном месте. BioTime покажет где и какой специалист работает, при необходимости его можно перевести из одного места в другое временно или на постоянной основе. Программа сохранит данные о перемещении сотрудников и передаст в отдел кадров.
В системе уже есть шаблоны графиков. Их можно использовать в готовом виде или корректировать под себя. В системе можно создать графики для подразделений, должностей или для каждого сотрудника индивидуально.
Система на одном экране покажет загрузку всех сотрудников — у кого нет свободного времени, а кому можно добавить рабочие часы. В BioTime такая программа называется мастером расписаний. С помощью мастера расписаний можно планировать загрузку персонала по часам, дням и неделям: назначить любой распорядок рабочего времени, в том числе индивидуальный.
Как только в программе изменят и сохранят новое расписание — данные автоматически поступят в отдел кадров. Никакой лишней бюрократии и волокиты.
Если необходимо, можно запланировать сотруднику разное расписание на каждый день. Подробная инструкция как это сделать есть в нашем видео на 12 минут.
Оперативно решаем внештатные ситуации. Если сотрудник вдруг неожиданно заболел или пропал, то руководитель об этом узнает уже в первые минуты рабочего дня. Ему на телефон придет оповещение о том, что сотрудник не пришел.
Коллеги также не смогут «прикрыть» коллегу и отметиться за него. Если в систему включены сканеры по отпечаткам или лица, то подделать их нельзя. Для того, чтобы система зафиксировала, что сотрудник пришел на работу, он должен прийти лично сам.
Как это все происходит мы разбирали в статье «Как работает система учета рабочего времени и можно ли её обмануть?»
Оцениваем эффективность рабочих графиков
Руководитель спланировал рабочий график, а планы все равно не выполняются. Все потому что часть сотрудников прогуливают работу, а коллеги их «прикрывают» и распределяют между собой их обязанности. Или, например, бывает так, что старые сотрудники забирают все смены себе и оставляют новичков ни с чем. В итоге, одни работают на износ и их производительность со временем падает, а вторые недорабатывают и при этом получают полную оплату труда.
С BioTime у сотрудников нет шансов такое проворачивать. Все потому что в системе совмещены функции планирования графика и контроля их выполнения. Для того, чтобы ей воспользоваться начальнику не потребуется примерять на себе роль «надзирателя» и «стоять над душой» подчиненных. Система учета рабочего времени зафиксирует все нарушения рабочих графиков и выгрузит в виде отчета. Отчет сохраняется в виде таблицы, его можно открыть с компьютера, планшета и телефона.
В одной из статей мы разбирали, как система учета рабочего времени выявляет тех, кто только создают видимость работы.
Может быть и другая причина — никто и не нарушает трудовую дисциплину, но рабочие графики все равно не эффективны. Бывает, что сотрудник работает на износ, его срочно нужно разгружать, например, нанять ему помощника. Но он совсем об этом не задумывается, не идет к начальству и не поднимает вопрос о расширении штата. Трудоголики просто привыкли «вкалывать» и вряд ли сами разберутся, что работать больше восьми часов в день — это плохо. Часто такие специалисты работают на износ, а через какое-то время выгорают. BioTime выявит трудоголиков в компании и поможет им разгрузиться.
Или наоборот, сотрудник хорошо выполняет свою работу, да еще и быстрее всех. Например, всем нужно 22 рабочих дня, а он тот же объем выполняет за 18-ть. При этом, в оставшиеся пять дней он мастерски создает видимость, что работает. Система учета рабочего времени позволит выявить таких сотрудников и поощрить за эффективность.
Сотрудник может считать, что лучше «не высовываться» с инициативой взять больше нагрузки. Часто за это не доплачивают или платят очень мало. Поэтому ему куда комфортнее скрывать свою эффективность.
Таким сотрудникам можно предложить дополнительную работу на эти пять дней за отдельную оплату или предложить сократить рабочий день. В обоих случаях это мотивирует сотрудника работать лучше. В первом — потому что предлагают более высокую оплату труда, во втором — потому что дают больше свободного времени на личные дела. Такой подход станет примером и для других подчиненных. Они увидят, что если работать быстрее, то можно больше зарабатывать или быстрее уйти домой. Чем быстрее работают сотрудники, тем быстрее зарабатывает компания. В итоге, все в выигрыше.
Как найти идеальную систему учета рабочего времени под свои задачи
Что если перепробовали все варианты планирования графиков, но недоработки и переработки остались
Может быть и так, что идеально спланировали рабочие графики, и все сотрудники их в точности соблюдают, но проблемы с выполнением рабочих задач в срок остаются. Значит, возможно, здесь есть другие проблемы.
Вот, например, что это может быть:
— Долгие согласования результатов работы.
— Сотрудники неверно определяют приоритеты для своих задач.
— Недостаток мотивации у сотрудников.
— Неэффективные коммуникации в компании.
Для решения таких проблем нужны эффективные каналы корпоративных коммуникаций, умение правильно ставить задачи, работать в команде и развивать культурную корпоративную культуру. Их не решить только планированием рабочих графиков.
Какие нормы закона система BioTime учитывает при планировании рабочих графиков
Зачастую компании используют разные вида учета рабочего времени: поденный, недельный или суммированный.
Система BioTime посчитает фактически отработанные часы согласно принятому в компании виду учета и автоматически передаст данные в 1С. Полученную информацию в бухгалтерии смогут использовать для точного и корректного расчета зарплаты согласно закону.
Поденный учет рабочего времени. При таком учете для каждого сотрудника есть своя ежедневная норма рабочих часов, и он каждый день должен отрабатывать определенное количество часов. Все время, которое работники отрабатывают сверх этой нормы признают сверхурочной работой.
Недельный учет рабочего времени. Это когда сотруднику ставят норму по часам на неделю, ну например, за неделю он должен отработать 40 ч.: во вторник — 10 ч., в другой день — 6 ч., в остальные дни недели еще 24 ч. Главное, чтобы в итоге за неделю получилось 40 ч.
Суммированный учет рабочего времени. Согласно ст. 104 ТК РФ, если компании не подходит поденный или недельный учет, то работодатель имеет право ввести суммированный учет рабочего времени. Тогда он сам определяет учетный период, это может быть, например, месяц или квартал, а сотрудники должны отработать определенное количество часов за этот учетный период. Например, 168 часов за месяц.
