Егор, Аналитик
Сам термин «Закупки» в представлении не нуждается. Все более или менее представляют, что это такое, какую роль они играют в жизни любого предприятия и чего ожидать от программного продукта, отвечающего за автоматизацию этого раздела хозяйственной деятельности: обеспечение деятельности необходимыми ресурсами, оптимизация и распределение расходов, управление отношениями с поставщиками и так далее.
Когда же дело доходит до внедрения учёта закупок на реальном, живом предприятии, всплывает тысяча и один нюанс, непредвиденная потребность и уникальные специфики учёта всех возможных расцветок.
Проблемы внедрения учета закупок
Несколько примеров таких нюансов:
- Предприятие работает как с коммерческими, так и с гос.заказами и нуждается в строгом контроле всех процессов. Товарно-материальные ценности, закупленные на бюджетные деньги никогда и ни в коем случае не должны быть пущены на коммерческие заказы. Но в реальной жизни на предприятии обратное вполне приемлемо и является обычным делом.
- Ключевым показателем качества работы отдельной группы сотрудников отдела планирования и снабжения является отношение прибыли от единицы товара к его залёживаемости на складе. На практике сотрудники могут руководствоваться таким принципом: «если с продажи вот этого станка мы имеет прибыль в 1 млн рублей, то не жалко, если он полежит на складе полгода до фактической продажи. Куда обиднее его на складе вовремя не иметь и прибыль упустить». И вот у какой группы сотрудников показатель качества выше – тому премию, а у кого низкий совсем – что-то другое, на премию не похожее.
- Ввиду малой конкуренции, поставщики у предприятия крутят процессом взаиморасчётов как пожелают, идти-то всё равно больше не к кому. Поэтому «сегодня стулья – завтра деньги», а накладные через месяц отправятся Почтой России. Пачкой за весь месяц. Если погода хорошая будет. И поди разберись, к каким конкретно поставкам относится вот этот конкретный УПД, по какому заказу, да под что планировали.
В таких случаях запросто возникает проблема, когда из-за прихоти Заказчика, недосмотра проектной команды, некачественной коммуникации между Заказчиком и Исполнителем и т.д., начинаются попытки то изобрести велосипед, то внедрить функционал, который для решения этой задачи вовсе не предусмотрен. Иногда даже одновременно.
Случай из жизни одного предприятия
Об одном таком интересном случае, приведённом выше подробнее. На предприятии велись закупки, зачастую по схеме неотфактурованных поставок. Поставщик отправлял предприятию на склад машину за машиной в разные дни, и только последняя везла с собой накладные. А другой поставщик их почтой отправлял, пачкой за прошлый месяц, да.
Казалось бы, функционал неотфактурованных поставок в ERP предназначен именно для этого, бери да используй. Но поскольку документы поступлений в таком случае делают проводки в бухгалтерском учёте, бухгалтерам такая идея совсем не понравилась. Бухгалтерия насела на руководство проекта со стороны Заказчика, и было решено идти самым окольным путём из возможных – использовать приходные ордера со всеми подводными камнями, на которые потом пришлось напарываться.
Вылилось это в огромное количество допилов. Например, склад на весь приход либо ордерный, либо не ордерный. А поступления на склад есть, как из вышеупомянутых неотфактурованных поставок, так и обыкновенные. Получается, что под каждое перемещение со своего же склада, которое могло быть оформлено обычным документом перемещения, теперь нужен ещё и приходный ордер. Хотя этого никто не просил, в учёте не требовалось, но работу лишнюю создаёт – нужно автоматизировать. И так для всех видов документов поступления. А как суммы и цены учитывать? Ордер это же исключительно складской документ. Тоже допил. И так далее. Под тяжестью всех возникших потребностей к доработкам, которые создавались так же активно как и решались, концепт всё равно пришлось свернуть.
Было принято решение вернуться к типовому функционалу неотфактурованных поставок, с незначительными изменениями их проведения, чтобы и бухгалтерия осталась довольна. Огромное количество времени и человекочасов, затраченное на этот эксперимент было, конечно же, не вернуть.
Как сократить доработки и человекочасы
Какой же урок можно извлечь из таких случаев и предотвращать их появление. Тут я предлагаю выделить две основные и тесно взаимосвязанные идеи:
Понимание внедряемого продукта Исполнителем. Даже когда Заказчик идеально описывает свои потребности, предоставляет все необходимые сведения бизнес-процессов предприятия и используемые регламенты, всё это необходимо уметь правильно приложить к функционалу, который мы предлагаем:
- Точно понимать, что может и чего не может предлагаемая конфигурация.
- Смоделировать, какие будут последствия, если пойти тем или иным путём и как их предотвратить.
Зачастую, знание нюансов конфигурации, которые могут неожиданно всплыть и «укусить где побольнее» прямо посреди тестовой эксплуатации — это результат собственных набитых шишек отдельно взятого аналитика. В случае с неидеальным Заказчиком, всё это становится только актуальнее, ведь его туманно описанные пожелания, неполные данные и прочее – дополнительные слепые пятна. И тут ты либо заранее знаешь, что там может оказаться, либо рискуешь проверить экспериментально, с последствиями как в кейсе выше.
Понимание внедряемого продукта Заказчиком. Если Заказчик не понимает, почему нужно поступить так, а не иначе, зачем ему нужно соглашаться на то, что ты предлагаешь, что он получит если согласится, а что получит, если решит сэкономить на внедрении или послушает недовольство завсклада возможными изменениями регламентов. Так почему же он должен послушать именно тебя? Необходимо отметить, что умение донести ответы на все эти вопросы ничуть не менее важно, чем знать их самому.
Суммируя обе идеи, становится ясно, что понимание внедряемого продукта как со стороны Исполнителя, так и со стороны Заказчика является фундаментальным элементом успешной автоматизации любого учёта и закупок в частности. Правильное взаимодействие между Исполнителем и Заказчиком, основанное на ясном понимании функционала и внедряемых изменений, а также обмене информацией и знаниями, играет решающую роль и позволяет сократить риски, повысить прозрачность процессов и достичь желаемых результатов.
Если статья была полезна подписывайтесь на наш канал, ставьте палец вверх и делитесь ею со своими коллегами.
