Штатное расписание унифицированной формы Т-3 использует работодатель для указания структуры, персонального состава организации. Смотрите образец штатного расписания и порядок его заполнения.
Кто обязан составлять штатное расписание
В Трудовом кодексе не сказано, что штатное расписание должно быть в каждой организации. Однако нет и документов, которые отменяют его составление. При этом есть аргументы в пользу его оформления. Штатное расписание:
- позволяет определиться с количеством сотрудников, необходимых организации, денежными суммами на их содержание и со структурой самой организации;
- может подтвердить обоснованность применения льгот по налогам и отнесения расходов на себестоимость продукции: работ, услуг, затрат.
Скачать документы при приеме и увольнении в 2023 году
Скачать образцыУзнайте про увольнение по сокращению штата в материалах Системы Главбух
Узнайте про изменения в материалах Системы Главбух
По какой форме и как составить штатное расписания
Организация может по собственному выбору:
- использовать унифицированную форму штатного расписания, если это утверждено руководителем организации в приказе по учетной политике;
- применять самостоятельно разработанную форму, которую утвердил руководитель, если в ней есть все необходимые реквизиты из части 2 статьи 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.
Унифицированная форма штатного расписания № Т-3 утверждена постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1. Когда используете унифицированную форму, то ее надо заполнять полностью. В частности, заполните графы «Разряд» и «Надбавка», если в отношении той или иной должности предусмотрен разряд, а также выплата премий или надбавок.
Образцы составлены по унифицированной форме № Т-3Официальный образец
Ниже вы можете скачать образцы штатного расписания для разных ситуаций. Общий пример, при наличии сезонных сотрудников и надбавок за вредность, а также выписку из штатного расписания. Образцы составлены по унифицированной форме № Т-3.
Скачайте образцы в материалах Системы Главбух
В графе 3 отразите разряд по должности (при наличии). В графе 5 – зарплату в соответствии с системой оплаты труда, принятой в организации. В графах 6–8 «Надбавки» укажите стимулирующие и компенсационные выплаты (премии, надбавки, доплаты), установленные действующим законодательством (например, северные надбавки, надбавки за ученую степень и т. п.), а также введенные по усмотрению организации (например, связанные с режимом или условиями труда). При этом показатели в графах 5–8 могут быть выражены не только в денежном эквиваленте – в рублях, но и в других единицах измерения (например, в процентах, коэффициентах и т. п.).
Если премия носит обязательный характер и является составной частью заработка сотрудника, она должна быть указана в графах 6–8 штатного расписания. Основания, порядок выплаты и размер закрепляются в коллективном договоре и (или) локальном нормативном акте организации, например в положении о премировании.
В случае если премии не являются частью системы оплаты труда и носят разовый характер, то закреплять условие о выплате таких премий и указывать их размер в штатном расписании не обязательно.
Если работодатель устанавливает по должности неполные штатные единицы, то в графе 4 штатного расписания укажите количество штатных единиц в соответствующих долях. Например, 0,25; 0,5; 1,75 и т. д. (ст. 93 ТК, раздел 2 указаний, утв. постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1).
Печать в штатном расписании не ставьте. Ни сама форма, ни указания по заполнению ее не предусматривают.
Если же компания разработала свою форму штатного расписания, то в ней можно указывать разряды, надбавки и премии или не указывать их вовсе, если они не предусмотрены в организации. Такой порядок следует из части 4 статьи 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ и подтверждается письмом Роструда от 14.02.2013 № ПГ/1487-6-1.
- Другие образцы: Нестыковки, которые надо исправить в трудовых книжках
Какие документы необходимо выдать бывшему сотруднику, узнайте из видеолекций Школы главбуха малого предприятия.
Какой срок действия штатного расписания
Какого-либо срока действия штатного расписания не установлено. После того как штатное расписание утверждено, в него по мере необходимости вносят изменения. Каждый год утверждать или пересматривать штатное расписание организация не обязана, однако вправе это делать по своему усмотрению.
Когда вносить изменения в штатное расписание
Изменения в штатное расписание можно вносить в любое время, когда в этом есть необходимость, поскольку частоту и периодичность изменения штатного расписания работодатель определяет самостоятельно (п. 1 письма Роструда от 22.03.2012 № 428-6-1). Кроме переименования должностей, установления другого оклада и т. п., в трудовом законодательстве есть отдельные процедуры, которые также могут привести к трансформации штатного расписания. Например, сокращение численности или штата сотрудников (ст. 180 ТК), организационные или технологические изменения (ст. 74 ТК) и т. д.
Переименование должности сотрудника и изменение размера его зарплаты в штатном расписании влечет за собой изменение существенных условий трудового договора. А значит, до внесения изменений в штатное расписание нужно оформить перевод на другую работу (ст. 72.1 ТК). То есть нужно издать приказ о переводе по форме № Т-5 либо по самостоятельно разработанной форме. Далее заключите с сотрудником дополнительное соглашение к трудовому договору и внесите запись о переводе в его трудовую книжку.
Если наименование должности или зарплата изменяются по инициативе администрации по организационным или технологическим причинам, процедура будет немного другой. Необходимо за два месяца уведомить сотрудника о предстоящих изменениях. Если сотрудник не согласится работать в изменившихся условиях, направьте ему письменное предложение другой работы, соответствующей его квалификации и состоянию здоровья. При отсутствии такой работы – предложите вакантную нижестоящую должность или нижеоплачиваемую работу. Если сотрудник откажется от всех предложений или у вас нет подходящей работы, оформите увольнение по пункту 7 части 1 статьи 77 ТК: отказ от продолжения работы в связи с изменением определенных сторонами условий трудового договора. Такой порядок предусмотрен в статье 74 ТК.
В завершение процедуры оформите приказ о внесении изменений в штатное расписание. К этому приказу приложите штатное расписание с внесенными изменениями. С приказом под подпись ознакомьте сотрудников, которых коснулись изменения.
Нужно ли ознакомить сотрудников со штатным расписанием
Штатное расписание является локальным нормативным актом организации, который не регулирует трудовую деятельность сотрудников. Знакомить сотрудников со штатным расписанием работодатель не обязан, в том числе и при приеме на работу. Работодатель должен будет знакомить персонал с документом, если такая обязанность предусмотрена коллективным договором или иным локальным актом (письмо Роструда от 15.05.2014 № ПГ/4653-6-1).
