Давайте продолжим тему, как выстраивать свою работу и работу своего коллектива - ты же руководитель, управленец - ты обязан.
Что такое сложные и трудные задачи мы разобрали ранее тут.
В целом
Ходят слухи, что человек не в состоянии выполнять более 5 задач одновременно - не важно параллельно или перпендикулярно.
Приоритеты
Есть различные подходы и инструменты к определению приоритетов. Но лично для себя, я выбрал - Матрицу Эйзенхауэра
И упростил в процессе ее применения. Свою работу и протокол совещаний я веду именно в таком формате:
- Срочно - результат поставленной задачи предоставить к определенному сроку, обычно вчера или в лучшем случае завтра :) Потому что потом, он уже никому не нужен. Если у вас на системной основе все задачи относятся к категории Срочно, и вы без конца лезете грудью на амбразуру = что-то не так в вашей консерватории. Да, подвиги имеют место быть, но на то они и подвиги, что не каждый день случаются.
- Важно - задачи обязательного характера и этим все сказано. Основная объем задач именно в этой категории.
- Иное - задачи выполняющиеся в фоновом режиме, глобально ни на что не влияющие в момент фиксации статуса.
Если я не могу в силу каких-либо обстоятельств (которые имеют свойство меняться) или недостатка информации однозначно определить для конкретной бизнес-задачи категорию срочно-важно, обращаюсь к бизнесу. Такое редко, но все же бывает.
Кстати бизнес сначала "несколько сопротивлялся" этому подходу, потому как понимал - за обозначенные и согласованные с ним (бизнесом) приоритеты несет ответственность именно бизнес. Это уже не мои личные фантазии... Есть управленческое решение, есть ответственность.
За результат выполнения поставленной задачи отвечаю я, за обозначенные приоритеты бизнес = партнерские отношения чистой воды.
Светофор
Визуализация как известно очень сильно помогает воспринимать информацию и у меня получился "светофор"
- Красный цвет - срочные задачи
- Желтый цвет (ярко-оранжевый на самом деле) - важные задачи
- Зеленый цвет - иные задачи
Спустя месяц или два, коллектив вполне себе сам начал оперировать терминами из серии - задача в красной зоне, или "Галя у нас отмена" и задача из красного цвета перекрашивается в желтый или даже зеленый. Или вообще обнуляется. Каким цветом определять выполненные задачи не сильно важно, главное что бы все понимали этот подход одинаково - единство мысли:)
Сколько вешать в граммах ?
Для себя опытным путем я установил следующий баланс в количественном выражении:
- Срочные задачи - 5 шт.
- Важные задачи - 15 шт.
- Иные задачи - 10 шт.
Нужно понимать, что эти цифры не залиты в бетон, всегда есть возможность их скорректировать - но не более чем на 20% (опять Парето, да).
Делегирование
Я не совсем согласен с товарищем Эйзенхауэром, что делегировать нужно только (Не срочные и Не важные )"иные" задачи - по мне это критическая ошибка управленца, который пытается замкнуть все на себя. По мне это не управленец, а му@#%к - уж простите меня за мой французский. Потому что все, абсолютно все начинает буксовать - какая результативность-эффективность может быть? Какое развитие твоего коллектива ?
По случаю раскрою эту тему.
- Составить список всех задач вверенного тебе подразделения
- Определить категории срочно-важно-иное
- Дополни список-таблицу такими данными как:
- Дата постановки задачи
- Наименование задачи
- Краткое описание задачи
- Исполнитель
- Соисполнитель
- Планируемая дата закрытия задачи
- Статус задачи, например хронологически-еженедельный
- Фактическая дата закрытия задачи
И согласовать с бизнесом.
Закрытие задачи может подтвердить только бизнес, ты можешь только предположить, что она закрыта.
Подписывайтесь, будет интересно!
Практические советы для саморазвития и карьерного роста начинающего управленца. Еще больше статей от команды MAKPAME.LIFE на нашем канале:
--------------
В оформлении статьи использованы материалы с сайта freepik.com