В нашей стране бизнес нередко разбивают на несколько юридических лиц. При этом собственники у них одни и те же и они хотят видеть консолидированную отчетность по бизнесу в целом. Подготовка итоговой отчетности ложится на плечи финансового директора, который в большинстве случаев использует электронные таблицы, чаще всего Excel. Не будем вдаваться в детали и описывать насколько это долгий и кропотливый процесс, так как главный недостаток такого подхода к консолидации отчетности даже не в трудоемкости.
Традиционный подход к консолидации отчетности
Основная проблема заключается в том, что в Excel заносят агрегированные данные, то есть итоговые суммы. За этими суммами в Excel ничего не стоит и электронные таблицы не дают возможности проверить, откуда взялись те или иные числа. В результате, если суммы в отчете не сходятся, финансовому директору нужно перепроверять исходные значения в 1С:Бухгалтерии, где они к тому моменту могут измениться.
Кроме того, возникает большая проблема с аналитикой. Дело в том, что аналитика, которую бухгалтер ведет в 1С:Бухгалтерии, редко бывает полезна для финансового директора. В итоге появляется необходимость дополнять информацию из других источников.
От консолидации отчетности к консолидации хозяйственных операций
Возможности современных программных средств позволяют упростить процесс консолидации и сделать его более эффективным и точным. В рамках нового подхода не нужно вручную заносить данные в таблицу. Вместо этого предлагается импортировать данные в среду консолидации. Компания 1С в качестве такой среды предлагает программу 1С:Управляющий. В процессе импорта в программу выгружаются не готовые цифры, а сами хозяйственные операции.
Такой подход исключает необходимость самостоятельно рассчитывать консолидированные показатели на основе итоговых сумм из 1С:Бухгалтерии. Вместо этого в программу финансового учета импортируют хозяйственные операции, после чего в отчетах программы автоматически отображаются нужные показатели.
Преимущества нового подхода к консолидации
Одним из важных преимуществ 1С:Управляющего как среды консолидации является возможность редактировать данные после импорта. Так, в момент загрузки данных пользователю может понадобиться подменить аналитику. К примеру, в бухгалтерском учете такие статьи затрат, как «командировочные расходы» и «командировочные расходы сверх нормативов» – это две отдельные статьи. Для бухучета такая детализация важна, потому что от нее зависит налогообложение.
А вот в управленческом учете необходимости в детализации нет, поэтому аналитика подменяется и командировочные расходы учитываются по одной статье. Для этого при загрузке данных в 1С:Управляющий выполняют «Настройку соответствий», чтобы бухгалтерская аналитика в момент загрузки подменялась на управленческую.
Кроме того, редактировать можно и сами документы, в которые загружаются хозяйственные операции. Такое может понадобиться, например, когда юридические лица в рамках одного бизнеса оказывают друг другу услуги. В бухгалтерском учете у одного юридического лица появятся расходы, а в другого - доходы. При этом на самом деле деньги попросту перемещаются внутри группы компаний. Чтобы элиминировать такие внутригрупповые обороты и исключить их из итоговой отчетности, хозяйственные операции корректируются после импорта.
Уход от работы в Excel
Безусловно, Excel – это классика ведения управленческого учета. Для многих таблицы стали настолько привычным инструментом консолидации данных, что, кажется, нет необходимости что-то менять. И все же, такие программы как 1С:Управляющий помогут автоматизировать процесс консолидации, сделать его более прозрачным, аналитичным и решат большую часть проблем финансовых директоров.