Наличие документации системы ХАССП
Главное помнить – чтобы уверенно пройти проверку, необходимо понимать принципы ХАССП, ориентироваться в нормативных требованиях, которые применимы к деятельности организации и показать внедрённость системы ХАССП в деятельность.
Проверяем наличие документации системы ХАССП. В эти документы должны входить положения (или одно положение), методика анализа опасных факторов, перечень опасных факторов с проведённым анализом, План ХАССП с листами ХАССП по каждой критической контрольной точке, приказы, документированные процедуры и, собственно, сам перечень документов системы ХАССП. Если Вы руководствуетесь в работе этими документами, то они у Вас под рукой.
Перечень документов, которые должно разработать учреждение, чтобы комфортно и достаточно описать свою систему ХАССП, вы можете найти в ГОСТ Р 51705.1. Этот ГОСТ поможет определиться с составом документации, что должно быть описано и как документировано.
Важно! Чтобы документы системы ХАССП описывали деятельность пищеблока учреждения. Если вы школа или детский сад, то и содержание документов системы ХАССП должно быть по тематике и по особенностям работы пищеблоков вашего типа организаций. В них не должно содержаться тех шагов или требований, которые относятся к крупным заводам-перерабатывающим предприятиям или пекарням.
Если вы приобрели или скачали документы системы ХАССП, обязательно адаптируйте их под себя. Вычитайте их! Переработайте документы в соответствии с нормативными требованиями, которые относятся, например, к деятельности образовательного учреждения при оказании услуг по организации питания. В любом случае, анализ опасных факторов должен быть проведён и документирован по пищеблоку именно вашего учреждения.
Только если вы понимаете, что содержится в документах, ориентируйтесь как они связаны с СанПиН или ТР ТС 021, вы будете уверено представлять свои документы при проверке и не волноваться, что они не соответствуют вашей деятельности или применимым нормативным документам.
Утверждены ли документы?
При подготовке к проверке Роспотребнадзора необходимо проверить, все ли приказы и документы утверждены руководителем Учреждения.
На всех титульных листах в грифе «утверждено» обязательно должна стоять подпись, печать и дата утверждения руководителем организации. Это говорит о том, что документы санкционированы к использованию главным человеком организации.
Если у Вас сменился руководитель – это не страшно, так как с юридической точки зрения сохраняется правопреемственность. Главное, чтобы новый руководитель издал приказ о пересмотре состава группы ХАССП и был назначен новым руководителем или вошёл в её состав.
Если в структуру Учреждения входят ещё и филиалы, например, всего 5 пищеблоков, то на каждом из них должны быть документы системы ХАССП. Они могут быть переданы в бумажном или электронном виде. Формат передачи документов на пищеблоки должен быть также прописан внутри документации системы ХАССП.
Ознакомление сотрудников с документами
При подготовке к проверке Роспотребнадзора проверьте, чтобы в документах, в которых предусмотрено распределение ответственности между сотрудниками,стояли подписи сотрудников, чьи должности упомянуты в каждом конкретном документе.
Все сотрудники, вовлечённые в систему пищевой безопасности – систему ХАССП, должны прочитать и понять, что от них требуется в рамках системы: какие действия они должны выполнять, какие имеют полномочия и ответственность. Подтвердить факт ознакомления человека с тем или иным документом, который относится к его деятельности, можно через подписание листов ознакомлений, которые могут быть разработаны к документам системы ХАССП или любым способом, который определён вами внутри системы ХАССП. Конечно, люди должны быть ознакомлены в самом начале внедрения документов в работу, в разумный срок после того, как руководитель подписал Приказ о введении документов ХАССП в действие.
При надзорных проверках отсутствие свидетельств, подтверждающих ознакомление персонала с внутренними документами системы ХАССП, является основанием для вынесений нарушений по внедрённости принципов ХАССП.
Проверка деятельности
При подготовке к проверке Роспотребнадзора проверьте соответствие фактической деятельности тому, что отражено в документации системы ХАССП.
Например:
Соблюдается ли порядок разведения дез.растворов?
Все ли журналы / чек-листы, которые упомянуты в документах ХАССП ведутся и заполняются?
Все ли средства измерения поверены, калиброваны (есть акты или клеймо о поверке, документы на средство измерения)?
Соблюдаете ли Вы маркировку по цехам уборочного инвентаря, производственного инвентаря и ёмкостей?
Соответствуют ли условия хранения на складах тем условиям, которые установлены изготовителями на маркировке?
Есть ли все сопроводительные документы на сырьё и ингредиенты?
Отчетность по внутренним аудитам
При подготовке к проверке Роспотребнадзора проверьте наличие отчётных документов по внутренним аудитам. Если у Вас подошло время внутреннего аудита, например, Вы утвердили документы ХАССП до марта 2020 года, то, в соответствии с ГОСТ Р 51705.1 п.4.8.1 первый внутренний аудит должен быть проведён непосредственно после внедрения системы ХАССП. Если в связи с COVID Ваш пищеблок не работал определенное время, Вы можете этим аргументировать почему не был проведён внутренний аудит в запланированный срок, однако, не забудьте, что при этомнеобходимо переоформить план-график проведения внутренних аудитов.
Если Вы всё-таки проводили внутренний аудит, то проверьте наличие всех обязательных документов по итогам внутреннего аудита, установленных в документированной процедуре по внутренним аудитам.
Порядок проведения внутренних аудитов должен быть прописан и закреплён во внутренней документации системы ХАССП. Сотрудники, которые проводят внутренние аудиты должны быть обучены, иметь соответствующие компетенции, чтобы обеспечивать деятельность по планированию, проведение и оформлению отчётности.
Внутренние аудиты должны проводиться не реже 1 раза в год. Частота внутренних проверок может быть увеличена, если в системе ХАССП существуют серьёзные риски для безопасности готовых блюд или необходимо «ставить на рельсы» системную деятельность в начале внедрения документов системы ХАССП в работу пищеблока и учреждения в целом.
