Планирование проекта – сложный процесс, который требует учета множества факторов, таких как сроки выполнения задач, бюджет и доступность ресурсов. Однако, даже при качественном планировании возможны сбои и задержки, которые негативно влияют на результат проекта.
Два главных фактора, которые могут повлиять на успех проекта – недостаток резерва времени и бюджета на проектные работы. Поэтому их очень важно учитывать при планировании проекта и создавать резервы во времени и бюджете, чтобы избежать задержек и перерасходов.
Резерв времени
Резерв времени - дополнительное время, которое выделяется для выполнения отдельных операций, этапов работ или всего проекта. Резерв времени и его размер выделяется в зависимости от степени неопределенности.
Провести оценку размера резерва времени можно с помощью двух методов:
- Экспертный метод. Является одним из самых доступных и эффективных методов. Он заключается в том, чтобы получить мнение эксперта в области, которая относится к проекту, и на основе этого определить размер резерва времени. Например, если эксперт считает, что вероятность задержки в выполнении операции составляет 30%, а время, необходимое для устранения задержки, составляет 16 часов, то размер резерва времени для этой операции будет равен 0,3 * 16 = 4,8 часа.
- Статистический метод. Он основывается на анализе исторических данных проектов и применении статистических методов на основе вероятности возникновения задержек. Например, при анализе данных прошлых проектов можно обнаружить, что в 20% случаев возникают задержки в выполнении определенной операции проекта, и что в среднем время, необходимое для устранения задержки, составляет те же 16 часов. На основе этих данных можно определить размер резерва времени для этой операции как 0,2 * 16 = 3,2 часа. Применение этого метода осложняется тем, что руководитель проекта не всегда имеет доступ к достаточному количеству исторических данных. Также существует вероятность ошибок в оценке, если исторические данные не корректны или не полны.
Для планирования резерва времени существует несколько проверенных способов:
- Метод "плавающего" резерва времени. Этот метод заключается в добавлении дополнительного времени между работами или в конце работ. Дополнительное время называется "плавающим" резервом, так как оно не прикреплено к определенной операции или работе, и в случает необходимости может быть использовано в течение этапа работ или всего проекта.
- Метод фиксированного резерва времени – добавление фиксированного количества времени на каждую операцию или работу, чтобы учесть потенциальные задержки. Этот метод наиболее подходит для проектов, где необходимо точно определить даты завершения.
Все эти методы могут быть эффективными при планировании резерва времени на работы проекта. Выбор конкретного метода зависит от особенностей проекта, его сложности, рисков и прочих индивидуальных факторов.
Резерв бюджета
Помимо планирования резерва времени, не менее важно создавать резервы в бюджете проекта. Резерв бюджета - это дополнительные деньги, которые выделены на неожиданные затраты, возникающие в ходе выполнения проекта. Резерв бюджета должен быть достаточным, чтобы покрыть непредвиденные расходы и возникающий ущерб от наступления рисков, что позволит не допустить превышения бюджета проекта.
Основные методы планирования резерва бюджета проекта:
- Метод процентного резерва - заключается в выделении определенного процента от общей стоимости проекта в качестве резерва бюджета. Например, размер процентного резерва может составить от 5% до 10% от общей стоимости проекта.
- Метод распределенного резерва - включает выделение определенной суммы денег для каждого этапа проекта. Например, если проект имеет пять этапов, то можно выделить 20% от общей стоимости проекта для каждого этапа. Этот метод обеспечивает более точный контроль над расходами на каждом этапе проекта.
- Метод итеративного резерва - заключается в определении резерва бюджета при планировании ближайшего этапа проекта, в случае планирования методом набегающей волны. Этот метод позволяет определить резерв бюджета для каждой очередной итерации проекта и учесть изменения в ходе проекта.
- Метод резерва на конкретные риски - включает выделение резерва бюджета для конкретных рисков, исходя из вероятности их возникновения и ожидаемых затрат на устранение этих рисков. Этот метод позволяет сосредоточить резерв бюджета на наиболее вероятных и важных рисках.
Важно отметить, что создание резервов времени и бюджета не означает, что можно расслабиться и не уделять должного внимания планированию проекта. Напротив, планирование должно быть максимально точным и реалистичным, чтобы учитывать возможные риски.
Заключение
Планирование проекта с учетом резервов времени и бюджета является необходимым условием для успешного завершения проекта. Это помогает снизить риски и увеличить возможности для успешной реализации проекта, а также способствует лучшей коммуникации между членами команды проекта и заинтересованными сторонами.
Не забывайте о создании резервов времени и бюджета при планировании своих будущих проектов, чтобы добиться максимальной эффективности и успеха.
Автор: Юлий Минькин, руководитель проектного офиса
