Сегодня рассматриваем тонкости управления документированной информацией (далее – ДИнф). Напомню, этому в ГОСТ РВ 0015–002 посвящен целый подраздел 7.5.
Для управления ДИнф целесообразно стандартом организации (инструкцией, регламентом) установить процедуру.
Цель процедуры – обеспечить:
- - доступность и пригодность ДИнф там, где и когда она необходима;
- - достаточную защиту ДИнф.
В стандарте (регламенте, инструкции) целесообразно установить требования:
- - к порядку разработки, актуализации и применения документированной информации для обеспечения функционирования процессов СМК;
- - к порядку регистрации и хранения документированной информации для обеспечения уверенности в том, что процессы СМК осуществляются в соответствии с тем, как это было запланировано.
Само собой, устанавливаемая процедура – про общие требования к ДИнф. Конкретности – в отдельных стандартах (регламентах, инструкциях) по управлению различными видами ДИнф организации: конструкторской, технологической, организационно-распорядительной и т.д.
Как всегда мы делаем – припоминаем некоторые термины.
Ответственность за управление документированной информацией, как разработанной в организации, так и поступившей от внешних организаций, целесообразно возложить на руководителей подразделений (должностных лиц), разрабатывающих и применяющих в работе эту документированную информацию, а также осуществляющих учет оригиналов и копий. Для управления документированной информацией руководителю в своем подразделении целесообразно назначить ответственного и определить его обязанности. Указанные обязанности лучше всего определить в разрабатываемом стандарте по управлению ДИнф.
Целью управления документированной информацией является своевременное обеспечение руководства, подразделений и должностных лиц нашего гипотетического ООО «ООО», а также всех заинтересованных сторон полной и достоверной ДИнф в объеме и состоянии, достаточном для результативного функционирования процессов СМК (в том числе, их взаимодействия) и организации в целом, для принятия обоснованных решений по вопросам улучшения процессов и продукции, повышения результативности СМК.
СМК нашего условного ООО «ООО» включает в себя:
- - документированную информацию, требуемую ГОСТ Р ИСО 9001 и ГОСТ РВ 0015–002;
- - документированную информацию, определенную ООО «ООО» как необходимую для обеспечения результативности СМК.
ООО «ООО» определило, что документированная информация организации включает в себя:
- - документы, необходимые для функционирования СМК ООО «ООО» и ее процессов;
- - документы, необходимые для обеспечения функционирования ООО «ООО»;
- - документы, содержащие свидетельства достигнутых результатов или осуществленной деятельности (записи);
- - документы (записи), составляющие документированную часть знаний ООО «ООО».
Для определения средств управления документированной информацией, она в ООО «ООО» условно разделена на две группы:
- документы;
- записи.
Дальше расставляем точки над «ё», чтобы поняли самые умные…
Для удобства понимания принципа разделения ДИнф на указанные группы в ООО «ООО» приняты следующие критерии:
- - документы позволяют ответить на вопрос «что и как делать?»;
- - записи позволяют ответить на вопрос «что произошло?».
Дополнительными критериями для отнесения ДИнф к записям, являются:
- - требования ГОСТ Р ИСО 9001, изложенные как «регистрировать и сохранять документированную информацию»;
- - то, что записи, как правило, не требуют управления изменениями.
При возникновении разногласий об отнесении документированной информации к документам или записям, окончательное решение по этому вопросу принимает представитель руководства по СМК.
Согласование документированной информации с ВП производится на основании перечня (по СТО «Управление стандартами организации») и требований, установленных соответствующими СТО (раздел «Документированная информация»).
Ну, что, берём за рога документацию? И управляем, управляем…
Структура документации нашего гипотетического ООО «ООО» представлена в таблице 1, алгоритм управления документацией представлен ниже.
Документация, подлежащая управлению в ООО «ООО», в зависимости от происхождения, подразделяется на две группы:
- - документацию, разработанную в организации (группа 1);
- - документацию, поступившую от внешних организаций (группа 2).
Управление документацией, разработанной в организации, включает следующие действия:
- - разработка проекта документа, в том числе (при необходимости) назначение идентификационного признака и проведение проверок на этапе разработки;
- - согласование;
- - утверждение;
- - регистрация;
- - распределение;
- - изготовление необходимого количества копий, их учет и рассылка;
- - разработка мероприятий для внедрения (при необходимости) и внедрение;
- - реализация положений (требований) документа, согласно его содержанию или резолюции руководителя на этом документе;
- - контроль реализации положений (требований) документа;
- - действия по результатам контроля реализации положений (требований) документа;
- - актуализация, включающая в себя периодическую проверку и внесение изменений (при необходимости);
- - хранение и защита;
- - изъятие из обращения и уничтожение.
Управление документацией, поступившей от сторонних (внешних) организаций, включает следующие действия:
- - регистрация;
- - распределение;
- - изготовление необходимого количества копий, их учет и рассылка;
- - разработка мероприятий для внедрения (при необходимости) и внедрение;
- - реализация положений (требований) документа, согласно его содержанию или резолюции руководителя на этом документе;
- - контроль реализации положений (требований) документа;
- - действия по результатам контроля реализации положений (требований) документа;
- - актуализация, включающая в себя периодическую проверку и внесение изменений (при необходимости);
- - хранение и защита;
- - изъятие из обращения и уничтожение.
Документация, подлежащая управлению, в соответствии с требованиями настоящего стандарта, представлена в таблице 1.
Алгоритм процедуры управления документацией может выглядеть так (фрагмент).
Далее, нужно в Вашем СТО подробно расписать действия от разработки проекта документа до хранения и утилизация, не скатываясь в подробности, определяемые спецификой документации (КД, ОРД и т.д.). Эти подробности распишете в СТО, посвященных отдельным видам документов.
Не забудьте про особенности согласования документации с ВП, например:
- - военное представительство вправе вносить свои замечания и согласовывать любые документы СМК организации (в части выполнения ГОЗ). Особенности согласования отдельных видов документов (КД, ТД, ПД и др.) определяются соответствующими СТО;
- - на согласование персоналу ВП разработчик представляет документ после согласования его с персоналом организации. Возникающие разногласия по проекту документа между разработчиком документа и персоналом ВП разрешаются путем переговоров между разработчиком и (или) его руководителем и представителем ВП, выдавшим замечания. При сохранении разногласий, окончательное решение принимают совместно: начальник ВП и руководитель организации;
- - на согласование начальнику ВП документ представляет разработчик после утверждения документа.
Также не забываем про риски, возникающие при реализации процедуры.
Критериями оценки процедуры управления документацией могут быть:
- отсутствие случаев выявления несоответствующих выходов процессов из-за несоответствия документов установленным требованиям или отсутствия этих документов;
- наличие в подразделениях (у должностных лиц) оформленной надлежащим образом документированной информации, предусмотренной для процедуры.
Посмотреть содержание готовых СТО по управлению документированной информацией можно посмотреть:
- для СМК по ГОСТ Р ИСО 9001-2015 – ЗДЕСЬ – СТО 8765RISO-134-2022 Система менеджмента качества. Управление документированной информацией. Общие положения;
- для СМК по ГОСТ РВ 0015-002-2020 – ЗДЕСЬ – СТО 123456RW-134-2021 Система менеджмента качества. Управление документированной информацией. Общие положения.
Передохнём. А потом, непременно возьмемся за записи. Куда без них?
Актуальный перечень ранее опубликованных на канале статей со ссылками посмотреть/скачать.
29.03.2023
