Какие бизнесы становятся успешными? Прежде всего те, которым удалось сплотить коллектив. Если вовлеченность сотрудников высокая, то и результаты их работы оправдывают (и даже превосходят!) ожидания руководства, которое определяет цели, менеджерского состава, который руководит процессами, и клиентов, для которых работает компания.
Важнейший инструмент, позволяющий повысить лояльность и мотивацию персонала — это интранет, или корпоративный портал для сотрудников. Рассказываем, что это такое, какие задачи решает корпортал и как понять, что пришло время приниматься за разработку.
Несколько слов о том, что такое корпортал
Не сложно догадаться, что интранет — это внутренняя сеть, информационная система, доступная только внутри компании.
Корпоративный портал для сотрудников сочетает в себе функционал базы данных или энциклопедии, справочника для персонала, социальной сети и средства коммуникации.
Внешне такой портал ничем не отличается от обычного сайта, нацеленного на конкретную аудиторию. В данном случае — на людей, работающих на предприятии, в сети или корпорации. Для удобства пользования крупные компании выпускают мобильные приложения, чтобы каждый сотрудник мог без проблем войти в систему со своего смартфона.
Автоматизация HR-процессов решает множество задач, начиная от организационных, коммуникативных и административных, до формирования корпоративной культуры и саморазвития персонала. Рассмотрим их подробнее.
Какие HR-задачи можно эффективно решать с помощью корпоративного портала?
Автоматизация работы для HR-специалиста предполагает создание информативного и функционального корпоративного портала для сотрудников. Это ресурс и инструмент, заточенный под самые разные функции. Перечислим основные из них.
1. HR-коммуникации.
Это отличная площадка для публикации корпоративных новостей, обсуждения рабочих вопросов и общения. Хотите узнать мнение сотрудников по какому-либо вопросу? Устройте интерактивное голосование. Нужно мотивировать работников? Объявите конкурс. Планируете мероприятие для тимбилдинга? Заранее опубликуйте вовлекающие объявление.
2. Работа с новичками.
Нанимая нового сотрудника, вы должны позаботиться о том, чтобы он быстро включился в рабочие процессы. Речь не только о должностных инструкциях, но и о бытовых вещах, например, пропусках между отделами и т.п. Наличие корпоративного портала снижает нагрузку на менеджера, ведь многие вопросы новичок сможет решить без его участия.
3. Оптимизация административных расходов.
Если владелец бизнеса вкладывается в развитие интранета, он экономит:
- финансы – можно значительно сократить количество бумажной документации и не оплачивать услуги курьера;
- человеческие ресурсы, т.к. автоматизация не требует активного участия сотрудников;
- время, поскольку HR может посвятить рабочие часы другой приоритетной работе.
Корпоративный портал для сотрудников может содержать раздел с инструкциями и документами, контактами подразделений и ключевых сотрудников, всевозможными шаблонами и картой офиса. Если ваши сотрудники работают с большими объемами быстро меняющейся информации (например, как в колл-центре), на платформе можно проводить тестирование (срез знаний).
4. Целеполагание и управление развитием.
Чтобы выстроить систему целеполагания от уровня топ-менеджмента до линейного руководства, на корпоративном портале выделяют отдельный модуль. Здесь ставят цели на длительный и короткий период, следят за их выполнением, отмечают успехи каждого сотрудника.
5. Корпоративная культура.
Автоматизация HR-процессов компании, сотрудники которой работают удаленно, невозможна без интернета. Такая площадка поможет донести до каждого корпоративные ценности, объяснить миссию, сплотить коллектив.
6. Документооборот.
В эпоху цифровых технологий сокращение бумажного документооборота кажется совершенно логичным. Забронировать отпуск или оформить отгул в несколько кликов? Отличная возможность. В личном кабинете сотрудника могут быть самые разные функции.
Как понять, что вам нужен корпоративный портал для сотрудников?
Необходимость автоматизации HR-процессов ощущается особенно остро, когда компания масштабируется. Количество сотрудников увеличивается, бизнес-процессы усложняются, из-за чего нередко возникает хаос, и эффективность работы падает. Если вы запускаете сайт с систематизированной информацией, коллективу будет проще сориентироваться в новых условиях.
Что указывает на необходимость разработки корпоративного портала? Вот главные причины заняться разработкой и внедрением HR-аналитики и автоматизации:
- Численность ваших сотрудников достигает или превышает 100. Если их меньше, но все эти люди – удаленщики, основание не менее веское.
- У вас не налажен документооборот. Не до конца понимаете, где хранятся приказы, отчеты и инструкции, на поиск нужного документа уходит много времени.
- Новым сотрудникам сложно влиться в коллектив, они покидают вас до того, как закончится испытательный срок.
- Узнать, кто отвечает за тот или иной процесс сложно, контакты сотрудников нужно долго искать.
- Уровень занятости персонала непонятен, графики работы и отпусков нигде не зафиксированы.
- Команды плохо взаимодействуют между собой, коммуникация между членами коллектива не налажена.
- Нагрузка на эйчара критическая, процессы совсем не автоматизированы.
Не нужно ждать, пока проблем накопится много. Если хотя бы 2-3 пункта из этого списка — о вас, пора внедрять автоматизацию, чтобы наладить работу с персоналом.
Корпоративный портал — незаменимый помощник любого HR-специалиста. С его помощью можно сильно снизить нагрузку на менеджмент, качественно управлять персоналом, повышать его лояльность, вовлеченность и эффективность. Иными словами, это упрощает жизнь всем, кто работает в компании.
