Оформление документов для тендера — не самый простой и увлекательный процесс. Однако, существует несколько надёжных способов его систематизировать и упростить. Ниже мы подготовили список вопросов, ответы на которые помогут вам проще ориентироваться в этом нелёгком деле:
- Есть ли различия в подготовке тендерной документации для ИП, ООО и физического лица?
- Меняется ли перечень подтверждающих документов от способа проведения закупки?
- Идентичен ли пакет документов для участия в коммерческих закупках и торгах по законам 44-ФЗ и 223-ФЗ?
- Много ли изменений в оформлении тендерной документации произошло в 2022 году?
- Есть ли возможность упростить процесс обработки тендерной документации?
Но это еще не всё. Быть информационно подкованным не всегда достаточно для того, чтобы успешно применять знания на практике. Важно иметь в ходу инструменты, которые не только помогают ускорить поиск закупок, но и в целом упрощают весь процесс участия в тендерах. Одним из таких инструментов является Тендерплан, но об этом чуть позже.
Документы ИП для участия в тендерах
Глобального сбора удостоверяющих бумаг индивидуальному предпринимателю не требуется, что ускоряет процесс подготовки. Еще один плюс участия ИП в закупках в том, что ИП освобождены от ведения бухгалтерского учета. В конце каждого отчетного периода они всё же обязаны формировать декларации о доходах, считать по ним налоги, а также отчитываться по своим сотрудникам, что тоже представляет собой целый комплекс отчетов и налогов со взносами.
ИП на общей системе налогообложения (ОСНО) должны платить налог на доходы, отчитываться по форме 3-НДФЛ, а также вести книгу учета доходов и расходов (КУДиР), утвержденную приказами МИНФИНА РОССИИ от 13.08.2002 № 86н и МНС РОССИИ от 13.08.2002 № БГ-3-04/430. Они также должны учитывать НДС и еще массу налогов, если есть сотрудники.
ИП на упрощенной системе налогообложения (УСН) должны вести КУДиР, утвержденную приказом МИНФИНА РОССИИ от 22.10.2012 № 135н; подавать декларацию по УСН; уплачивать налог УСН; а если есть сотрудники, платить налоги и составлять отчеты за каждого из них.
Чтобы участвовать непосредственно в самих в тендерах по 44-ФЗ, индивидуальному предпринимателю понадобится следующее:
1. Обязательные документы
- Декларация соответствия единым требованиям участника закупки по 44-ФЗ (ч. 1 ст. 31 44-ФЗ по пунктам 3–5, 7–11). Оформляется она в свободной форме или с помощью функционала электронной площадки.
- Скан паспорта для аккредитации ИП на ЕИС.
- Декларация принадлежности к СМП или выписка из реестра СМП.
- Реквизиты или карточка ИП
- Техническое предложение, которое доказывает, что участник закупки правильно понял заказчика и готов предоставить именно такую продукцию.
2. Квалификационные документы
В сложных, ответственных и крупных закупках зачастую требуется подтверждение опыта участника (ПП РФ №2571 от 29.12.2021). Поставщик должен доказать, что у него есть необходимые средства, соответствующее оборудование и техника, квалифицированный персонал, а также деловая репутация и опыт работы по предмету закупки.
В составе электронной заявки участник предоставляет следующие документы:
- При проведении конкурса, могут быть запрошены сведения, информация и документы о кадровых ресурсах, материально-техническая база, опыт работ и т.п.
Если процедура проводится в бумажном виде, не забудьте к заявке дополнительно прикрепить документы, подтверждающие соответствие участника доптребованиям по ч. 2 или ч. 2.1 ст. 31.
3. Правовые документы
Правовые документы подтверждают правовой статус организации при выполнении работ или оказания услуг.
- Выписка из реестра членов СРО, а также другие документы, свидетельствующие о наличии специальной правоспособности (п.1 ч.1 ст. 31 44-ФЗ).
- Лицензии и сертификаты, если таковые требуются условиями контракта.
Для аккредитации ИП на ЕИС понадобится скан паспорта. Сведения об ИНН и СНИЛС, а также выписку из ЕГРИП для участия в госзакупках по 44-ФЗ предоставлять не требуется — всё это автоматически подгрузится из базы данных сайта ЕИС. Копию учредительных документов и решение об одобрении крупной сделки индивидуальным предпринимателям тоже предоставлять нет необходимости. В редких случаях для участия в тендерах просят подготовить справку об отсутствии задолженности по налогам.
Документы ООО для участия в тендере
Юридическому лицу требуется чуть больше документов, но, в целом, они примерно идентичны указанным в предыдущем пункте. Общее количество документов может достигать 20–25 в зависимости от условий тендерной закупки.
1. Обязательные документы
- Техническое предложение по предмету тендера.
- Решение об одобрении крупной сделки (РКС) или письмо о том, что сделка не является крупной.
- Декларация о соответствии единым требованиям к участникам закупки по 44-ФЗ (ч. 1 ст. 31 44-ФЗ по пунктам 3–5, 7–11).
- Декларация о принадлежности участника закупки к СМП, СОНО, УИС и т.д.
2. Квалификационные документы
В сложных закупочных процедурах, как правило, необходимо предложение о качественных, функциональных и экологических характеристиках объекта закупки (ПП РФ №2571 от 29.12.2021), а также прочие документы, максимально раскрывающие ресурсы и возможности компании:
- Документы о соответствии качества товара, работ, услуг. Как правило, это сертификаты, декларации и реестровые номера. При их подготовке ориентируйтесь на тендерную документацию.
- В некоторых процедурах в рамках 44-ФЗ может понадобиться письмо о переходе на УСН.
- Бухгалтерские документы (справки, отчеты, декларации, квитанции и др.)
3. Правовые документы
Иногда к общему пакету документов требуется приложить лицензии или патенты, подтверждающие правовой статус организации при выполнении работ или оказания услуг. Это касается в первую очередь страховых компаний, брокеров, поставщиков алкогольной продукции и некоторых других видов деятельности.
- Документы, свидетельствующие о наличии специальной правоспособности (п.1 ч.1 ст. 31 44-ФЗ) и дающие право на те или иные действия. Например гослицензии (от Минприроды, Минздрава, МЧС, ФСБ и проч.) или выписки из реестра членов СРО (для строителей, проектировщиков, оценщиков и проч.).
"Копии учредительных документов, таких как устав, свидетельство о регистрации юридического лица, свидетельство о постановке на налоговый учет, сведения из Статрегистра Росстата, решение учредителей о назначении генерального директора и создании ООО для участия в тендере по 44-ФЗ не требуются, так как сама форма структурированной заявки не содержит таких полей."
Алексей Горбунов,
руководитель отдела тендерного сопровождения компании Тендерплан
Выписку из ЕГРЮЛ реестра субъектов малого и среднего предпринимательства для участия в закупках по 44-ФЗ загружать тоже нет необходимости — все эти документы автоматом подгружаются с сайта ЕИС. Стоит также иметь в виду, что для разных видов юридических лиц свои особенности в подготовке документов.
"Согласно ч.7 ст.46 14-ФЗ и п.1 ч.3 ст. 78 208-ФЗ, если единственный участник ООО или акционер АО одновременно является единоличным исполнителем, предоставлять решение об одобрении крупной сделки не требуется, но мы всё равно советуем подготовить этот документ на всякий случай. Бывают единичные случаи, когда заказчик признаёт заявку участника несоответствующей требованиям из-за отсутствия решения о совершении крупной сделки."
Мария Осипова,
ведущий юрист отдела тендерного сопровождения компании Тендерплан
С 2022 года требуют подготовить документы, подтверждающие соответствие участника требованиям национального режима, если закупка проводится с применением этого режима (ст. 14 закона 44-ФЗ). Среди них: выписка из реестра российской промышленной продукции или реестра евразийской промышленной продукции; декларация в свободной форме о стране происхождения; акт экспертизы ТПП; сертификат происхождения СТ-1; копия специального инвестиционного контракта.
Документы для участия в тендере физических лиц
Физические лица могут участвовать в закупках наравне с юридическими лицами, самозанятыми и индивидуальными предпринимателями. Однако, как правило, речь идёт о небольших по стоимости и сложности контрактах. Если вы планируете участвовать в закупках на постоянной основе, имеет смысл оформить юридическое лицо или ИП. Для участия в тендере потребуется:
- Скан всех страниц паспорта гражданина РФ;
- Копия страхового свидетельства.
Как и в случае с ИП, решение об одобрении крупной сделки и копии учредительных документов от физических лиц не требуются.
Для физических лиц есть некоторые неочевидные нюансы:
- В некоторых закупках (обычно небольших) заказчики по привычке ставят ограничение по СМП, что сразу же ограничивает участие физ. лиц. Физическое лицо к субъектам малого предпринимательства не относится.
- Жалобы в ФАС от физических лиц рассматриваются только в том случае, если вы соответствуете всем требованиям закона к исполнителям, и права ваши нарушены положениями закупочной документации.
- Итоговая сумма по контракту для физического лица всегда будет меньше на 13%. Заказчик самостоятельно должен вычесть с физ. лица НДФЛ и перевести его в бюджет.
Документы для участия в электронном аукционе
Ниже представлен подробный список необходимых документов для участия в аукционе, для удобства разделенный на категории и подкатегории.
1. Обязательные документы
- Копия решения об одобрении крупной сделки.
- Согласие исполнить контракт согласно установленным в документации правилам.
- Описание предмета закупки с указанием конкретных показателей товара, соответствующих значениям ТЗ.
2. Квалификационные документы
- Копии документов, подтверждающих соответствие требованиям законодательства (если такие требования установлены заказчиком).
3. Правовые документы
- Копии лицензий и выписок из реестров СРО и прочих источников (если заказчик установил такие требования).
К дополнительным документам можно отнести декларацию о предоставлении преимуществ для учреждений УИС и организаций инвалидов, а также документы, подтверждающие соблюдение условий, ограничений или запретов, установленных в рамках национального режима:
- специальный инвестиционный контракт;
- акт экспертизы ТПП;
- сертификат о происхождении товара по форме СТ-1;
- выписка из реестра Минпромторга.
Документы для участия в электронном конкурсе
Для участия в электронном конкурсе заявка условно разделяется на две части: одна про товар/работу/услугу, их описание или согласие на их выполнение, вторая — с документами на участника. Разделение на этапы делается для того, чтобы выбор основывался на качественных показателях, а не на именитом бренде.
На первом этапе участник даёт согласие с требованиями заказчика, указывает товарный знак, основные характеристики поставляемого товара или услуги, а также предоставляет бумаги, подтверждающие квалификацию, опыт, репутацию и наличие в штате опытных сотрудников. Сюда входят:
- Качественные, функциональные и экологические характеристики товара.
- Страна происхождения по ОКСМ, конкретные показатели товара, товарный знак.
- В первую часть иногда включают и такую информацию, как эскизы, чертежи, фотографии, но это исключительно по желанию участника.
Конкретизировать товары, работы и услуги, а также указывать их цену на первом этапе не разрешается.
"Чуть более года назад наша команда имела опыт участия в тендере на оказание услуг физической охраны объекта для одной из детских музыкальных школ города Санкт-Петербурга. Чтобы выиграть в открытом конкурсе, мы прописали мельчайшие детали сделки: от невозможности просмотра телевизионных передач на рабочем месте до формата служебных удостоверений, предоставляющих право доступа и пребывания на территории учреждения."
Мария Осипова,
ведущий юрист отдела тендерного сопровождения компании Тендерплан
Уже на втором этапе участник закупки подаёт документы, в которых указывает название организации, юридический адрес, контакты и ФИО лица, ответственного за закупку.
Дополнительно для участия в конкурсе стоит подготовить следующий перечень документов:
- Решение о согласии на совершение или последующем одобрении крупной сделки учредительными документами участника.
- Декларация о соответствии требованиям.
- Банковские реквизиты для перечисления оплаты по контракту.
- Документы, подтверждающие квалификацию исполнителя, соответствие товара требованиям законодательства РФ.
- Декларация о соответствии требованиям национального режима;
- Лицензии и разрешения.
- Наименование страны происхождения товара.
Тендерная площадка тоже отправляет заказчику некоторые сведения о вас:
- Полное и сокращенное наименование организации.
- Декларация о принадлежности участника к УИС, организации инвалидов или СОНКО.
Третьей частью заявки можно назвать подачу ценового предложения по товарам и работам, так как оно размещается в самый последний момент. Ценовое предложение размещается в одном из полей структурированной формы заявки на электронной площадке.
Помимо двухэтапных конкурсов, есть и одноэтапные процедуры, которые проходят гораздо быстрее и проще.
Если двухэтапные торги чаще всего проводятся для высокосложных закупок, где довольно затруднительно четко сформулировать требования к предмету закупки, а квалификация и опыт поставщика являются ключевым фактором принятия решения, то при проведении одноэтапного конкурса организатор, как правило, уже имеет детально подготовленное техническое задание.
"Несмотря на все преимущества многоэтапного отбора поставщиков, самым привычным способом ведения торгов считается одноэтапный конкурс, проводимый в рамках 223-ФЗ. Такая процедура чаще всего проходит без дополнительных переговоров и предварительного квалификационного отбора."
Алексей Горбунов,
руководитель отдела тендерного сопровождения компании Тендерплан
В одноэтапном конкурсе информация о поставщике и деталях сделки подается единовременно. Площадка же, на которой проводится закупка, уже порционно выдает заказчику нужные данные.
Документы для участия в электронном запросе котировок
Правила подачи документов для участия в запросе котировок очень схожи со стандартными правилами участия в электронном аукционе.
1. Обязательные документы
- Копия решения об одобрении крупной сделки.
- Согласие на поставку товара или выполнение работы на условиях, предусмотренных извещением.
- Декларация о принадлежности к СМП или СОНО, которая также формируется с помощью функционала электронной площадки.
- Декларация соответствия участника закупки единым требованиям закона 44-ФЗ.
- Право на предоставление преимуществ для учреждений УИС и организаций инвалидов.
- Документы, подтверждающие соблюдение условий, ограничений и запретов, установленных правилами национального режима:
- инвестиционный контракт;
- акт экспертизы ТПП;
- сертификат о происхождении товара по форме СТ-1;
- выписка из реестра Минпромторга;
- прочие документы, указанные в разделе «Извещения»;
- конкретные показатели товара и указание на товарный знак, при наличии.
2. Квалификационные документы
- Конкретные показатели товара, которые соответствуют значениям ТЗ.
3. Правовые документы
- Копии лицензий и выписок из реестров СРО (если заказчик установил такие требования).
Сведения об участнике, включая наименование, местонахождение, контактные данные и ИНН автоматически подгружаются с сайта ЕИС.
Примечание 1: Для участия в коммерческих тендерах (ГК РФ) и тендерах по закону 223-ФЗ (185-ФЗ, ЗМО, 275-ФЗ) перечня обязательных документов нет. Их наличие и формат определяет заказчик.
Примечание 2: Для того, чтобы прикрепить к документу данные о подписавшем его лице, его должности и времени подписания, потребуется электронная цифровая подпись. Оформить ее можно в отделении ФНС или ближайшем удостоверяющем центре.
Дополнительно:
Образцы документов по 44-ФЗ
Изменения в оформлении тендерной документации, вступившие в силу 2022 году
За 2022 год в тендерные документы внесли пять нововведений. Даже если вы уже не первый раз участвуете в закупках, есть ряд моментов, которые необходимо будет перепроверить при подготовке извещения и приложений к нему.
Ниже список изменений, вступивших в силу в этом году:
Извещение
- 3 февраля 2022 года утвердили типовую форму извещения (ПП РФ от 27.01.2022 № 60). Наш юрист советует полностью пересмотреть извещение и убедиться в том, что оно соответствует новой форме.
- С 16 апреля 2022 года запрещено использовать информацию о котировках на иностранных биржах при определении НМЦК (ПП РФ от 16.04.2022 № 104-ФЗ). Уберите все формулировки, связанные с валютой. Исключением являются только зарубежные заказчики.
- С 3 мая 2022 года в закупках запрещено участвовать лицам, в отношении которых введены специальные экономические меры (Указ президента от 3.05.2022 № 252). Об этом необходимо сделать пометку в извещении.
- С 1 июля 2022 года в закупках запрещено участвовать лицам, которые отказываются от контракта из-за санкций против заказчика (ПП РФ от 23.05.2022 № 937). В извещении также необходимо добавить соответствующий пункт.
- С 1 октября 2022 года утвердили новую типовую форму независимой гарантии для обеспечения заявки и исполнения контракта (ПП РФ от 09.08.2022 № 1397). Советуем скорректировать формулировки в пунктах про обеспечение.
Электронный документ «Обоснование начальной (максимальной) цены контракта»
- С 16 апреля 2022 года нужно убрать из обоснования формулировки о валюте.
Проект контракта
- С 1 октября 2022 года в контракте нужно отредактировать пункты с обеспечением и указать, что вы принимаете гарантию по типовой форме.
Тендерплан — уникальный мультитул для работы с ЭДО в госзакупках
Как вы уже догадались, универсальный инструмент для оптимизации работы с тендерными документами есть. Тендерплан предлагает уникальный функционал для работы с нормативными документами, который позволяет сотрудникам компании совместно изучать документацию, помечать метками важные этапы извещения и распределять обязанности внутри подразделения. Удобная система комментариев позволит делать заметки по ходу проведения процедуры, согласовывать важные условия контрактов, а также отслеживать действия коллег.
В функционал Тендерплана входят следующие опции:
- Система управления документацией избавит от бесконечных скачиваний на рабочий стол и путаницы с электронными таблицами.
- Коллективное редактирование в режиме реального времени поможет учесть мнение каждого участника процесса.
- Система уведомлений предупредит о появлении новых протоколов и контрактов.
- Система меток для удобного распределения ролей внутри компании.
- Хранение документов и истории обработки тендера без срока годности.
- Контроль сроков позволит поддержать извещения и документацию в актуальном состоянии.
Это далеко не полный список возможностей, которые может предложить Тендерплан. Используя функционал, можно ускорить документооборот и свести к минимуму вероятность ошибок. Подпишитесь на бесплатный пробный период и убедитесь в этом самостоятельно в течение 14 дней. Если останутся вопросы, не стесняйтесь консультироваться с нашими юристами.
