Как часто вы слышите фразу «У меня нет времени»? А как часто вы сами ее произносите? Вы когда-нибудь задумывались над тем, насколько вообще эта фраза правдива?
Если бы кто-то давал вам по $86 400 каждый день, вы бы потратили их впустую? Скорее всего, нет! К несчастью, большинство из нас не ценят свое время так же, как деньги, и постоянно испытывают трудности с организацией своего времени. Все мы живем в мире 24 часа, 1 440 минут, 86 400 секунд в день, но лишь немногие проводят это время с пользой. Каждое утро мы все просыпаемся с равными возможностями, но не всем удается научиться эффективно распределять время между работой и личной жизнью.
Прежде чем мы займемся вашими утренними процедурами, стоит отметить, что успешный тайм-менеджмент во многом зависит от предварительного планирования и способности думать наперед. Мы настоятельно рекомендуем вам выбрать день на выходных и записать все дела, которые вы хотите сделать за неделю. Задачи в течение недели могут меняться, но при этом очень важно иметь общее представление о том, какие дела вам предстоят. Еще один эффективный способ предварительного планирования – каждый вечер планировать задачи на следующий день.
Вот несколько идей, как можно улучшить ваш тайм-менеджмент по утрам.
1. Встаньте пораньше
Мы знаем, вы часто слышите этот совет, но это действительно важно для улучшения качества вашей жизни. Когда вы рано просыпаетесь, у вас остается больше времени на то, чтобы начать свой день так, как это делают великие лидеры. А вот чего мы не советуем делать, так это, встав пораньше, включать компьютер и приниматься за работу или заходить в социальные сети. Вместо этого придумайте для себя игру: откройте глаза, встаньте с кровати и порадуйте себя чем-нибудь здоровым и приятным. Встав пораньше, вы даете себе дополнительное время на тренировку силы воли и совершение чего-то значимого. Это также является вашим первым шагом к улучшению навыков тайм-менеджмента. Не забудьте выпить стакан воды сразу после пробуждения для восстановления водного баланса: это сообщит вашим внутренним часам, что настало время просыпаться.
2. Упражняйтесь и наращивайте новые мозговые клетки
Сильное заявление, скажете вы? А вы когда-нибудь слышали о нейрогенезе? Если нет, то мы очень рекомендуем прочитать об этом (вы можете начать с поиска в интернете, а книга Бранта Кортрайта (Brant Cortright) «Neurogenesis Diet and Lifestyle» станет хорошим продолжением, особенно если вы владеете английским языком). Если вкратце, то, когда вы упражняетесь, вы не только становитесь более счастливым и здоровым, но также улучшаете свои когнитивные функции и способствуете росту новых мозговых клеток. До недавнего времени об этом феномене практически ничего не было известно, зато сейчас количество исследований, посвященных ему, растет с каждым днем! Вам все еще нужны дополнительные причины, чтобы убедить себя начать упражняться? Лично нам нравится идея жить дольше и здоровее. И раз уж мы говорим о тайм-менеджменте, начните уделять упражнениям по 20 минут каждое утро и достаточно скоро вы увидите потрясающие результаты. Мы настоятельно советуем вам чередовать тренировки: попробуйте в первый день устроить пробежку, на следующий день займитесь аэробикой, а еще через день – занятиями с отягощением. Повторяйте тренировки в этом порядке; это позволит вам не перенагружать одни и те же мышцы, особенно сердце.
3. Найдите источник вдохновения
Итак, вы проснулись пораньше, закончили тренировку и теперь чувствуете прилив сил? Самое время зарядиться сильными эмоциями на весь день. Каждое утро проводите 10-20 минут за занятием, которое вас вдохновляет! Это может быть чтение книги про великих людей, саморазвитие, тайм-менеджмент, искусство или науку; изучение иностранного языка или просмотр мотивирующих видео. Не так уж важно, чем именно вы занимаетесь, если это занятие вдохновляет вас на достижения и заряжает позитивом.
4. Ешьте здоровую еду
Вы можете подумать: какое отношение здоровое питание имеет к эффективному тайм-менеджменту? Вы бы удивились, узнав, какое огромное количество исследований посвящено изучению влияния пищевых привычек на продуктивность. Здоровая еда увеличивает запас энергии и уменьшает стрессовую нагрузку на ваш организм, так что забудьте про сладости и налейте себе стаканчик зеленого смузи!
5. Избегайте пробок
Теперь давайте поговорим о более специфичных факторах, которые могут сэкономить вам время. Чтобы установить здоровый баланс между работой и личной жизнью, вы должны с умом подходить к составлению своего расписания. Если на улицах вашего города в 8 часов утра образуются пробки, избегайте поездок в это время. Так, если вы выйдете из дома пораньше, вы пожертвуете несколькими минутами сна, но избавите себя от утреннего стресса и фрустрации, с которыми вы рискуете столкнуться, стоя в пробке. Это также помогает вам планировать свой день наперед, и даже может способствовать вашему повышению. Эффективный тайм-менеджмент не всегда означает, что у вас будет больше времени; иногда это подразумевает планирование дел таким образом, чтобы избегать любых задержек. Один час в день, потраченный в пробке — это примерно 300 часов в год, что равняется 18(!) полноценным дням, если не считать времени на сон, или почти целому месяцу, если считать только рабочие дни. Так что начните выходить на работу пораньше, верните себе целый час жизни и уделите его саморазвитию!
6. Сократите время на дорогу
Хотя мы и понимаем, что это не всегда возможно, все же подумайте о расстоянии между вашим домом и работой. Прежде, чем устраиваться на новую работу или переезжать в новый дом, оцените, как это повлияет на время, которое вы тратите на дорогу. Если же вы никак не можете оптимизировать это время, то, возможно, вам удастся сделать его более продуктивным. Например, если вы тратите час на поездку до работы на машине, хорошим решением может быть отказ от машины в пользу электрички или автобуса. Это может снизить уровень стресса и дать вам дополнительное время на чтение, обучение или тренировку каких-либо навыков, пока вы в пути. Иногда хорошие навыки тайм-менеджмента проявляются в умении использовать время с умом.
7. Списки задач
Списки задач — это неизменный элемент правильного тайм-менеджмента. Во время ваших утренних процедур, если вы вспомнили о чем-то важном, что вам необходимо сделать в течение дня, запишите это. И вообще, стремитесь к тому, чтобы уделять 10-20 минут планированию вашего расписания на день. Когда вы приходите на работу, не спешите сразу проверять почту, телефон или соцсети. Сначала загляните в свой календарь и оцените задачи, которые сегодня предстоит сделать. Просмотрите свой текущий список задач и проверьте, не упустили ли вы чего-нибудь. Планирование вашего списка дел может быть даже более важным, чем следование ему в дальнейшем. Если вы знаете заранее, что вам предстоит сделать, вашему мозгу проще выделить энергию, необходимую для выполнения всех задач. Вы знакомы с приложениями Google «Tasks» и «Keep»? Они гармонично синхронизируются с вашим аккаунтом в Google и удобно располагаются на панели справа в вашем Google-календаре в окне браузера.
8. Расставляйте приоритеты задач
Мы знаем, что все ваши задачи кажутся вам важными. Будь это не так, они не были бы в вашем списке, верно? К сожалению, в этом и кроется заблуждение. К примеру, ваш коллега может так долго говорить о какой-то задаче, что вам она начнет казаться приоритетной, однако, стоит вам перестать о ней думать, как вы вскоре поймете, что на сегодняшний день она не так уж и важна. Степень приоритетности поставленных задач крайне важна для улучшения вашего тайм-менеджмента.
9. Упрощайте задачи
С другой стороны, реалистичное отношение к вашему списку задач – важный элемент тайм-менеджмента. Не следует формулировать задачу как просто «ответить на все е-меилы»; это слишком масштабная и не слишком конкретная формулировка, поэтому преуспеть с такой задачей будет трудно. Это все равно, что изначально настраивать себя на неудачу, а этого никогда не стоит делать. Кому захочется потерпеть неудачу, даже не начав действовать?! Вместо этого мы рекомендуем ставить себе выполнимые задачи, например, ответить на 5 е-меилов за час, отправить предложение, согласовать встречу с коллегами, выполнить такое-то поручение и так далее.
10. Списки того, чего делать не нужно
Это самый очевидный и самый игнорируемый пункт. Прежде чем начать работать над вашим списком задач... ПРОСМОТРИТЕ ЕГО. Действительно ли вам так необходимо сделать все эти вещи сегодня? Правило 80/20 гласит, что 20% всех сделанных дел приносят 80% всех результатов; все остальное только отвлекает. Подумайте о том, какие задачи больше всего повлияют на успех вашей компании или ваш личный успех. Мы хотим подчеркнуть, что грамотный тайм-менеджмент также включает в себя избегание лишних действий.
11. Скажите «НЕТ» прокрастинации
Да, мы знаем: легче сказать, чем сделать. Ключ к эффективному тайм-менеджменту — это использование всего вашего времени. Целиком. Не позволяйте вашему сознанию находить оправдания тому, что вы НЕ делаете чего-то. Нет, просмотр сериалов не увеличит вашу продуктивность. И нет, обсуждение сплетен с коллегой не приведет вас к успеху. Что бы вам ни нужно было сделать, начните прямо сейчас. Мэл Роббинс (Mel Robbins) говорит о «правиле 5-ти секунд» и о том, что вам всегда нужно действовать немедленно, иначе вы начнете поддаваться искушению.
И еще – не ожидайте совершенства. Большинство из нас откладывают дела из-за того, что чувствуют, будто не смогут сделать их достаточно хорошо. Это пагубно влияет на эффективность нашего тайм-менеджмента.
Теперь, когда ваше начало дня стало продуктивным и действенным, что еще можно сделать, чтобы лучше организовать ваше время?
12. Определите свою продуктивность
Выясните, в какое время дня вы наиболее креативны, вдохновлены или продуктивны. Одним может быть проще поработать с е-меилами и другими административными задачи с утра, а встречи перенести на вторую половину дня. Другие предпочтут провести встречи до обеда, а потом запереться в своем кабинете до самого вечера. Понимание того, что работает лучше именно для вас — это огромная часть успеха в тайм-менеджменте. Лично мы советуем начинать день с выполнения самой сложной задачи, пока вы еще свежи и полны сил. Начните с того предложения или бизнес-плана, который вы давно хотели сделать, но так и не нашли для этого времени.
13. Метод помидора
Один из самых известных методов управления временем — это разбивать ваше рабочее время на блоки. К примеру, вы работаете 25 минут, а затем на 5-10 минут делаете перерыв. Потом повторяете этот цикл снова, и снова, и снова. Эта техника помогает вам выработать баланс между работой и отдыхом, увеличивая таким образом ваш моно-фокус. Хотя многозадачность часто превозносится, мы считаем, что, если вы хотите добиться превосходных результатов, ваше внимание должно быть всегда сконцентрировано на одной задаче.
14. Решайте похожие задачи одновременно
Эта логика идет рука об руку с методом помидора. Если в вашем списке есть схожие задачи, не распределяйте их на разное время в течение дня. Решайте такие задачи одну за другой, так как ваш мозг в это время уже сфокусирован на определенном методе работы. Такой подход позволяет уменьшить время, которое изначально требуется, чтобы понять и просмотреть задачи.
15. Устраните отвлекающие факторы
Чтобы предыдущий пункт был еще эффективнее, не отвлекайтесь. Если от вас требуется потратить 25 минут на звонок клиенту, то держитесь подальше от всего и всех, кто может вас отвлечь. Отложите компьютер, если он вам не нужен. Закройте двери, чтобы ваши коллеги вас не беспокоили, и так далее.
16. Найдите помощника и делегируйте
Очень важно понять, что вы не сможете сделать все в одиночку. Бывают моменты, когда следует это принять и поискать помощи. Преуспеть в управлении временем — значит находить тех, кто сможет выполнить ваши задачи так же хорошо, как вы сами, или даже лучше. И еще, автоматизируйте повторяющиеся задачи. Вам не нужно создавать новый лист в Excel для каждого нового проекта, вместо этого вы можете использовать существующий шаблон, просто изменив детали.
17. Научитесь говорить «НЕТ»
Как и в случае с предыдущим пунктом, мы хотим подчеркнуть важность самосохранения. У всех нас есть лишь 24 часа в сутки, поэтому нужно соблюдать правильный баланс, необходимый для нормальной и здоровой жизни. Это означает необходимость научиться говорить «нет» другим людям и самому себе. Иногда бывает так, что сделать все, о чем вас просят, просто невозможно. И это нормально.
18. Награждайте себя
Один из последних пунктов в нашем списке рекомендаций по улучшению ваших навыков тайм-менеджмента и достижения лучших результатов за день — это помнить о том, как ведут себя дети после того, как сделают какое-то дело. Они сразу же ожидают награды! Если верить ученым, взрослые в этом плане не так уж сильно отличаются от детей. Мы все любим получать награду после выполнения задания. Каждый раз, когда вы вычеркиваете какое-либо задание из вашего списка, награждайте себя. Это могут быть 10 минут серфинга по социальным сетям, шоколадка или что угодно другое, что делаем вас счастливым!
19. Баланс работы и отдыха
Для того, чтобы закрепить перечисленные пункты и помочь вам улучшить навыки организации вашего времени, давайте повторим их еще раз. Ключ к успеху — это баланс. Важно уметь выстраивать баланс между работой и личной жизнью затем, чтобы оставаться здоровым, сохранять энергию не только чтобы зарабатывать деньги, но и проводить время с любимыми, а также подталкивать себя к увеличению своей продуктивности.
В конце концов, существует множество способов успевать больше за день. тайм-менеджмент — это больше не размытая теория, это – концепция, подтверждаемая наукой и большим количеством данных. Какие-то из перечисленных выше идей могут хорошо вам подойти, другие – чуть хуже, но все они собраны их топовых книг и тренингов. Теперь ваша задача – выяснить, что из перечисленного сработает конкретно для вас и поможет вам вести полную и здоровую жизнь.
20. Восприятие времени. Занят по жизни
Я уже говорил о том, что все мы располагаем одинаковым количеством времени. И все же одни из нас меняют мир, пока другие проводят свои жизни на диване, пытаясь выдавить из себя какую-нибудь блестящую идею. Почему так получается?
Можно порассуждать о разнице в воспитании и культуре, которая, безусловно, влияет на то, как мы относимся к отведенному нам времени. Однако это можно рассматривать как оправдание только если речь идет о детях, которые пока не в состоянии самостоятельно контролировать свое время. Как только мы взрослеем и начинаем зарабатывать собственные деньги, поддерживать родных и содержать себя, мы вольны менять в своей жизни все, что захотим, включая способность распределять свое время.
Давайте рассмотрим пример. Возьмем человека, который работает полный день, помогает своей семье и имеет разумное количество увлечений. Каждый день он очень занят и его время очень ценно. Он никак не сможет найти время, чтобы помочь своему ребенку с домашним заданием, верно? Хотя, конечно, он мог бы нанять репетитора. Однажды этот человек приходит домой и обнаруживает, что его крыша протекает, а по стенам сочится вода. Как думаете, он отыщет время, чтобы починить крышу или найти кого-то, кто это сделает? Разумеется! Человек знает, что если не починить крышу как можно скорее, то дальше станет только хуже. Поэтому он находит 2 часа, которые нужны для решения этой проблемы.
Он находит эти лишние 2 часа даже если всего за пару дней до этого он искренне считал, что у него совсем нет свободного времени. Почему? Потому что возникла экстренная ситуация, которая потребовала немедленного решения. Это стало его приоритетом.
21. Необходимость — это не вопрос выбора. Эластичность времени
Когда какие-то события или действия становятся вашим приоритетом, вы находите для них время. Когда вы относите что-либо в категорию «возможно» или «когда-нибудь», времени на это вы не найдете никогда. Это не кажется важным или срочным. Напротив, если ваш дом горит, вы немедленно бросите все остальное и кинетесь тушить пожар, я прав?
У всех одинаковое количество времени, но лишь немногие из нас считают саморазвитие, фитнес и здоровый образ жизни приоритетом. Настало время уделить больше времени важным для нас вещам, какими бы они ни были.
22. «Это не приоритет». Каковы ваши приоритеты и как их определить?
Так каковы же ваши приоритеты и как их выбрать? Прежде всего, определитесь с вашими целям и с тем, как скоро вы хотите их достичь. Я, например, всегда хотел побольше узнать об усвоении питательных веществ и здоровом питании, но только недавно на самом деле потратил время на то, чтобы сделать это. Неужели у меня внезапно стало больше времени, чем было раньше? Вовсе нет! Случилось то, что я больше не смог откладывать это и дальше отказываться от жизни, о которой я всегда мечтал. Узнать больше о здоровье стало НЕОБХОДИМОСТЬЮ.
Мы рекомендуем вам оценить ваши текущие цели с точки зрения двух факторов: срочности и важности. Ваш наивысший приоритет — это цели, которые у вас есть прямо сейчас, и недостижение которых сильно повлияет на вашу жизнь. Затем идут вещи важные, но не такие срочные. Когда вы обдумаете эти факторы и будете готовы составить список задач, начинайте записывать сверху, одну за другой.
23. Ежегодная оценка эффективности. Письмо будущему себе
Еще одна хорошая идея – оценить путь, который вы проделали на сегодняшний день. Представьте, что следующий год уже прошел. Какими вещами вы гордитесь? Каковы ваши успехи? Какие вещи вы бы хотели улучшить или привнести в вашу жизнь? Видеть всю картину целиком очень важно, поскольку, когда мы смотрим в будущее, мы обычно боимся строить большие планы. Когда же мы оцениваем наше прошлое, мы более склонны хвалить себя за то, что мы уже сделали.
Сейчас отличное время для того, чтобы представить, как пройдет следующий год и какие изменения произойдут в вашей жизни. Напишите себе письмо, вообразив, что вы живете в конце 2023 года и оцениваете потрясающий год, подходящий к концу. Что вы при этом чувствуете?
Вы не можете купить или продать время, но вы точно можете больше его ценить и проводить с пользой каждую секунду!
