О.М. Зимина, помощник директора
Если вы не из тех «мамонтов», которые всю жизнь посвящают работе с одним руководителем, то рано или поздно вам придется уйти от старого босса к новому, что влечет за собой обнуление привычного уклада деятельности и адаптацию к иным условиям. Всегда ли переход на другое место – стрессовое мероприятие? С чего нужно начать знакомство с новым шефом? Давайте поговорим, как сделать этот опыт безболезненным и для вас, и для руководства.
Для начала отметим, что переход от одного начальника к другому не всегда равен перемещению в новую фирму. Часто бывает, что прежний босс покидает компанию, на его место берут кого-то еще. Вы же остаетесь в приемной с новым директором, но с привычным вам коллективом.
Похожая ситуация происходит, когда по внутренним причинам вас переводят от одного руководителя к другому в рамках той же компании. Например, в штатном расписании существует вакансия секретаря или помощника, на которую долгое время не могут найти подходящего кандидата. Соответственно, берут рекрута внутри организации. Или: в компании практикуется ротация персонала, где секретарей и помощников меняют местами. Причина – развить и усилить их профессиональные навыки.
Но если перечисленные выше варианты перехода не очень болезненные для секретарей и помощников, то в случае перемещения в новую организацию работник должен быть готов к различным сюрпризам (и не только приятным) и сложностям. Вот о таких ситуациях мы и поговорим.
Помните: первое впечатление – самое важное
Какими будут ваши отношения с новым руководителем, во многом зависит от первых секунд знакомства с ним. А поэтому постарайтесь быть бдительными: обязательно придите в первый рабочий день вовремя, выглядите соответствующе и проявляйте живой интерес к будущему сотрудничеству.
Не торопитесь сразу же строить из себя «звезду», даже если за плечами у вас горы опыта и признания. Это станет большой вашей ошибкой. На новом месте вы – темная лошадка, о которой никто ничего не знает, но на которую уже сделана определенная ставка (в противном случае нам бы сейчас не о чем было рассуждать, ведь если вас взяли на эту работу, значит, будущие коллеги надеются, что вашего багажа знаний достаточно для ее выполнения).
Ведите себя скромно, но с достоинством. Не следует зажиматься и робеть перед новым руководством. Пусть ваша речь будет немногословной, но уверенной.
Узнайте своего руководителя как можно лучше
Невозможно начать работу, если вы понятия не имеете, чего от вас ожидают. Как можно быстрее включите «режим изучения» нового босса и его требований. Хорошей практикой в данном случае можно считать общение с предыдущим секретарем или помощником этого руководителя, если он или она находятся в зоне досягаемости.
Моя персональная рекомендация: в тот момент, когда сотрудник кадровой службы сообщает вам о том, что вы приняты на работу, попросите у него контакты предыдущего человека с этой позиции. Будьте готовы к тому, что ваш запрос могут проигнорировать. Тогда попробуйте уточнить, по какой причине уволился ваш предшественник: информация как минимум поможет вам не встать на те же грабли в начале работы.
Конечно, вы можете просто наблюдать за своим новым руководителем, делать заметки о его предпочтениях и привычках, фиксировать постоянные и временные поручения, следить, как он реагирует на других сотрудников, и т.д. Но этот процесс займет достаточно много времени, которое было бы разумнее потратить на совершенствование своей работы, а не на знакомство с ней. Как же его ускорить?
Все предельно просто: поговорите со своим новым боссом напрямую. Да, это может показаться пугающим или как минимум волнительным, но ваша судьба в ваших руках. Попросите нового руководителя о встрече на 30–60 минут в свое первое утро на рабочем месте. Подготовьтесь к разговору: пропишите все возможные вопросы, которые хотите ему задать, чем больше – тем лучше. Если ваш новый руководитель думает о своем будущем и мечтает о беспроблемной работе своей приемной, он оценит ваше стремление разобраться со всеми вопросами в первый же день.
Какие вопросы нужно задавать в первый день
Даже глубоко наивный вопрос можно задать профессионально – помните об этом, когда готовите для себя чек-лист своего первого тет-а-тета с руководителем.
Сначала спросите про расписание: критичен ли ваш приход на рабочее место до приезда босса? Или его вполне устроит секретарь, который приходит в приемную ровно в девять утра? Ожидает ли руководитель, что вы всегда остаетесь вместе с ним после окончания рабочего дня? Или он может самостоятельно справиться с делами после 18:00? Обязательно уточните, каким образом лучше отпрашиваться с работы по личным обстоятельствам или покидать офис каждый день – с его согласования или ровно по часам?
Проговорите, с помощью каких мессенджеров будете общаться, по каким вопросам и в какое время. Узнайте, какой кофе он любит, какие напитки и снеки должны всегда присутствовать на кухне. Поинтересуйтесь, каким образом шеф решает вопрос с обедами: уходит в соседнее кафе или всегда делает доставку в офис? Какие блюда предпочитает, если не покидает рабочее место в это время?
После общих вопросов перейдите к рабочим моментам. Как следует принимать входящие звонки и посетителей в приемной? Какова ваша роль в организации встреч и совещаний? Какие отчеты босс хотел бы видеть лично от вас?.. Вспомните свою работу с предыдущим руководителем и постарайтесь всю ее переложить в эти вопросы.
Избавьтесь от стереотипов на работе
Ни в коем случае не сравнивайте ваших руководителей – старого и нового. Они на 100 % разные люди (и вообще, никто не хочет, чтобы его сравнивали с другими, особенно вслух и/или за спиной). И вообще, это бесполезное занятие – своими сравнениями вы наносите себе только вред. Например: «А вот у Иван Иваныча дверь всегда была открыта для посещения» или «Мой бывший шеф не пользовался электронной почтой» и т.д. Дверь в прошлое уже закрыта, предыдущий опыт теперь является впечатляющей строчкой в вашем резюме. Новый руководитель – новая история.
Часто бывает, что еще до первого рабочего дня вы узнали кое-какую информацию о начальнике (впечатления бывших или нынешних работников, офисные сплетни или отзывы обиженных подчиненных) и на ее основе начинаете формировать некий образ будущего босса. Не позволяйте этого! Не лишайте себя шанса самостоятельно сделать выводы о том, с каким человеком вам предстоит работать. Не поддавайтесь чужому голосу в вашей голове. Спустя некоторое время вы обнаружите, что большая часть сплетен – абсолютная неправда.
Налаживайте правильные контакты сразу
Босс не единственный человек, с которым вам придется сотрудничать, поэтому не избегайте контактов с остальным персоналом новой компании. Уточните, кто есть кто в офисе, кто кому подчиняется и за что отвечает, кто решает административные вопросы: содержание офиса, обеспечение питанием, бронирование билетов и гостиниц, транспортная служба и служебные автомобили, техническая поддержка и т.д. Чем больше полезных контактов вы наработаете на начальном этапе, тем легче пройдут для вас испытательный срок и адаптация. Даже знакомство с клинингом и службой безопасности может принести вам неоценимую пользу – повысит эффективность собственной деятельности.
В некоторых компаниях существует специальная процедура введения в должность, некий регламентированный процесс: к вам приставляют куратора (из числа существующих работников), который в течение нескольких дней знакомит вас с фирмой и ее укладом. Если такая практика не предусмотрена, попросите себе в помощь на первое время сотрудника, который хорошо знаком с фирмой и может провести для вас необходимые инструктажи.
Определите свои границы
Существует парадокс: мы совершенно не любим разговаривать о личных границах (ни в частной жизни, ни на рабочем месте), но сильно страдаем от их нарушения впоследствии. Так почему бы не поднять этот вопрос прямо сейчас? Запишите на бумагу все те поручения, которые в предыдущей компании вызывали у вас отторжение и дискомфорт: ночные звонки с работы, кормление домашних питомцев шефа и т.д. После этого перефразируйте каждый пункт в отдельный вопрос. Например: До какого времени обычно вы должны находиться на связи? Будут ли в работе поручения, связанные с бытом руководителя и его семьи?
Не стесняйтесь и не робейте. Определите границы своей работы на берегу: потом сделать это будет в разы сложнее. Естественно, что все любят безотказных и доступных 24/7 секретарей и помощников, но готовы ли вы жить в постоянном дискомфорте и стрессе? Надеюсь, что нет.
Не бойтесь просить о помощи
Влиться в новый коллектив и подстроиться под новые требования – трудоемкий процесс. И вы не обязаны проходить через него в одиночку. Если до конца не понимаете, что от вас хочет руководитель, скажите ему об этом напрямую. Допустим, вы не всегда улавливаете, кого босс хочет пригласить к себе на встречу, потому что он называет всех по именам или отчествам. «Позови мне Сережу, передай это Иванычу, соедини меня с главным» и т.д. Со временем вы привыкнете к рабочим никнеймам*, а пока – уточняйте, кого босс имел в виду. Еще пример. Вы никак не можете разобраться с двусторонней печатью принтера, а распечатывать нужно много и очень быстро. Звоните в службу поддержки и приглашайте в приемную специалиста, который поможет вам настроить технику. Не тратьте время на изучение этого самостоятельно: в период адаптации считается нормальным просить о помощи более опытных коллег.
Как мы видим, если подготовиться к переходу заранее, то не придется испытывать сильный стресс в первые рабочие будни на новом месте. Помните: не только вы нервничаете перед встречей с будущим начальством – руководитель тоже испытывает волнение. С ним рядом новый человек. Понравитесь ли вы друг другу, найдете ли общий язык, сможете ли не разочароваться в работе и друг в друге – эти вопросы неизбежно будут кружить над вами в первое время. Не волнуйтесь и не паникуйте. Редко кому удается заслужить доверие и уважение в первую минуту знакомства, особенно когда дело касается трудовых отношений. Профессионал – это не тот, кто знает и умеет абсолютно все и всегда, а тот, кто готов меняться и учиться. Оставайтесь профессионалами в любых условиях. Удачи вам на новом месте!
_______________________________
*Никне́йм (англ. nickname) – кличка, прозвище; также сетевое имя – псевдоним пользователя в Интернете.
