C 1 января 2022 года вступили в силу изменения в законодательстве, которые уже повлияли на бизнес. В рамках новых нормативно-правовых актов на подписантов компании необходимо выпускать доверенность в машиночитаемом виде. Формат электронной доверенности и порядок работы с ней уже утверждены Федеральной налоговой службой РФ. Использовать машиночитаемые доверенности (МЧД) с 2023 года потребуется уже обязательно. В статье подробно рассмотрим, что такое машиночитаемая доверенность (МЧД), как её выпустить, когда и в каком формате можно использовать.
Предпосылки появления МЧД
Согласно п.3 ст. 40 №14-ФЗ совершать сделки от имени компании вправе только руководитель предприятия. На нём также лежит ответственность за обмен документами между контрагентами, а также сдачу отчётности в государственные органы.
C 2022 года работники компаний будут получать электронные подписи для физлиц (п. 14 ст. 1 №476-ФЗ). Подпись для юридического лица будут выдавать только руководителям организаций.
Чтобы регламентировать работу уполномоченного сотрудника в рамках компании в сфере электронного документооборота, в организациях будут использовать МЧД.
Что такое машиночитаемая доверенность
Машиночитаемая доверенность — это доверенность на имя сотрудника организации, созданная в электронном виде и имеющая машиночитаемый формат, который обеспечивает возможность декодирования информации компьютером. Она необходима для подтверждения полномочий сотрудника на выполнение действий от имени организации. МЧД подписывается электронной подписью представителя организации, имеющего право на выполнение действий от имени компании без доверенности.
Уполномоченным представителем может быть директор, ответственный сотрудник или бухгалтер компании, а также наёмный работник сторонней организации. С последним заключают договор на оказание соответствующих услуг.
Сроки внедрения МЧД
Формат доверенности утверждён приказом ФНС № ЕД-7-26/445@ от 30.04.2021. Предполагалось, что переход на МЧД будет осуществлён до 1 января 2023 года.
На момент публикации на рассмотрении в Правительстве РФ находится законопроект, в котором предлагается перенести сроки перехода на обязательное использование МЧД до 31 августа 2023.
Срок действия МЧД будет прописываться каждым составителем отдельно.
Как изменится порядок работы с электронной подписью
Электронный документ, подписанный усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП), признаётся равнозначным документу, подписанному собственноручно, и может применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством РФ. Именно такой вид подписи делает документы юридически значимыми.
Приобрести УКЭП можно только в аккредитованном удостоверяющем центре. Аккредитацией удостоверяющих центров занимается Минкомсвязь РФ.
УЦ «Калуга Астрал» аккредитован Минкомсвязью по новым правилам и имеет все необходимые лицензии для выпуска сертификатов КЭП. Квалифицированные электронные подписи позволяют визировать документы в сервисах ЭДО и отчётность в госорганы по основным направлениям — ФНС, ПФР, ФСС и другим. Также их можно использовать в системах ЕГАИС и «Честный ЗНАК».
1 января 2022 года вступит в силу п. 14 ст. 1 Федерального закона от 27 декабря 2019 года № 476-ФЗ, согласно которому электронная подпись юридического лица выдаётся исключительно на имя уполномоченного представителя организации (ИП), а сотрудники организации и представители ИП должны использовать в своей деятельности ЭП физлица. Чтобы сотрудник, подписывая документы своей электронной подписью, мог действовать от имени компании (например, отправлять отчётность в ПФР, ФСС и другие ведомства), необходима машиночитаемая доверенность.
МЧД наделяет полномочиями доверенное лицо, который представляет интересы компании. Данный вид электронной доверенности передаёт право на подписание электронных документов от имени фирмы. Это значит, что с такой доверенностью сотрудник организации сможет использовать ЭЦП физлица компании в рамках ЭДО.
Регистрация МЧД
МЧД освобождает от регистрации на информационном ресурсе ФНС, заполнения бумажных копий и личного предоставления документа в местное отделение налоговой службы.
Требования к машиночитаемой доверенности
Формат представления сведений и единые требования к машиночитаемым формам документов о полномочиях опубликованы на Федеральном портале НПА. Так, Приказом Минцифры от 18 августа 2021 года № 857 установлено, что:
- для создания машиночитаемой доверенности должен использоваться формат XML (допускается формат PDF, если автоматизированная обработка и визуализация данных документа отсутствует в информационной системе);
- доверенность должна быть подписана усиленной квалифицированной ЭП в формате XMLDSIG либо в соответствии с форматом, утверждённым приказом Минцифры от 14 сентября 2020 года № 472.
«Астрал.ЭДО» позволяет организовать электронный документооборот, работая с контрагентами с любого ПК и из любой точки мира при наличии интернета. Если вы работаете в 1С, то обмен электронными файлами с контрагентами удобно осуществлять через «1С-ЭДО». Сервис не требует дополнительных настроек и расширений, так как модуль обмена уже встроен в 1С.
Ответы на самые популярные вопросы
Как начать работать с МЧД?
Чтобы работать с МЧД потребуется выпустить электронную подпись физлица и создать машиночитаемую доверенность для работника или представителя.
Где получить электронную подпись?
Получить электронную подпись физлица можно в удостоверяющем центре, который аккредитован Минцифры. Выбрать подходящий УЦ можно на сайте ФНС.
Как сформировать МЧД?
Доверенность формируется в электронном виде. После составления её подписывают КЭП директора организации и сохраняют у оператора ЭДО, в удостоверяющем центре, собственной или государственной информационной системе (ИС).
Как оформить МЧД?
Машиночитаемая доверенность должна содержать в себе обязательную информацию:
- Название — доверенность
- Сведения о доверителе
- Информацию о лице, которому переданы полномочия
- Дату создания документа
- Срок действия
- Перечень обязанностей, которые можно осуществлять от лица организации
- Код полномочий из соответствующего классификатора полномочий*. Разрешено прописывать текстом, если в списке нет соответствующих обязанностей
- Сведения об информационной системе, в которой хранится МЧД
- Порядковый номер доверенности
- Информацию о передоверии
*Классификатор полномочий — это реестр, который содержит в себе список полномочий, необходимых для внесения их в МЧД. Справочник размещён на сайте Единой системы нормативной справочной информации.
Как отправить МЧД?
Если МЧД хранится в собственной информационной системе, её необходимо прикрепить к пакету документов. Если в сторонней ИС — указать идентификационный номер и отправить контрагенту или в государственный орган.
Как проверить МЧД?
Каждая МЧД имеет свой идентификатор, по которому осуществляется её поиск в общей базе. После отправки получатель проверяет актуальность доверенности по данному номеру.
Как отменить МЧД?
Передоверить машиночитаемую доверенность нельзя. При увольнении сотрудника или передачи его полномочий другому лицу, директор должен выпустить новую МЧД. Старую доверенность отменяют. Для этого отправляют соответствующее уведомление в информационную систему, где хранится МЧД. После этого она перестаёт действовать.
