Все больше компаний в Беларуси задумываются о переходе на электронный документооборот. Законно ли это? Какие моменты нужно обязательно предусмотреть, чтобы не столкнуться с вопросами от проверяющих органов?
Рассмотрим моменты, которые чаще всего возникают относительно использования электронного документа и документооборота.
1. Какие документы можно создавать как электронные и каков срок их хранения?
Перечень таких документов организация определяет самостоятельно и закрепляет это в своих внутренних локальных правовых актах. Это могут быть договоры и дополнительные соглашения к ним, акты выполненных работ, входящие и исходящие письма, заявления, приказы, счета-фактуры и др.
Сроки хранения электронных документов аналогичны срокам хранения документов на бумажном носителе. Таковые установлены перечнем типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь (постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140).
2. Допускаются ли исправления электронного документа после подписания его ЭЦП?
Любые правки электронного документа после подписания его ЭЦП делают электронный документ недействительным.
В этом заключается существенное отличие электронных документов от бумажных, для которых допустимо нанесение различных служебных отметок (регистрационных индексов, штампов, резолюций и т.д.).
Данное свойство электронного документа делает его более защищенным от несанкционированных изменений, а также подмен страниц по сравнению с бумажным документом.
3. Можно ли сделать бумажную копию электронного документа?
В повседневной деятельности может возникнуть необходимость предоставления электронного документа на бумаге.
Например, если кредитный договор был заключен в форме электронного документа, может потребоваться предоставление его копии для совершения нотариусом исполнительной надписи.
В настоящий момент копия электронного документа создается путем удостоверения в порядке, установленном законодательством для формы внешнего представления электронного документа на бумажном носителе. Другими словами, это распечатанная и заверенная общая часть электронного документа.
4. Можно ли узаконить скан бумажного документа?
В практической деятельности в организациях распространены случаи сканирования и отправки документов по электронной почте.
В настоящее время при помощи ЭЦП можно удостоверять данные электронные копии документов на бумаге. Электронная копия приобретает юридическую силу и может использоваться в переписке.
5. Какая юридическая сила у электронного документа?
Электронный документ приравнивается к документу на бумажном носителе, подписанному собственноручно, и имеет одинаковую с ним юридическую силу. Копия электронного документа и его оригинал также имеют одинаковую юридическую силу.
Таким образом, переход на электронный документооборот в Беларуси подкреплен соответствующей нормативной базой и является абсолютно законным.