В любой компании есть необходимость организации процесса согласования и оплаты заявок, поступающих от сотрудников на оплату расходов. Однако, если таких заявок слишком много, сбор и утверждение таких заявок занимает очень много времени.
Команда Бизнес Аналитики подготовила инструмент, который позволяет упростить и автоматизировать этот процесс.
О таблице
Таблица заявок на оплату осуществляет сбор данных из заявок, их согласование и оплату.
Можно вносить заявки на оплату по разным категориям расходов, разным отделам и способам оплаты.
Все заявки, поступающие от пользователей собираются на одном листе для последующего согласования руководителем и оплаты ответственным лицом.
Прежде чем начать пользоваться шаблоном, сделайте, пожалуйста, копию.
Таблица оплаты заявок: https://docs.google.com/spreadsheets/d/1o2xFQbGn6QwarbNO7iRdRRXqtzCxt554ZVPRpS2x7FA/edit#gid=0
Далее мы расскажем, как правильно настроить данный шаблон.
Справочник
На листе “Справочник” предусмотрен ввод типов, способов, статусов оплат, категорий расходов, департаментов и ответственных лиц.
Это необходимо для дальнейшего использования этой информации в выпадающих списках.
Форма ввода
Для подачи заявки на оплату заполняется Форма ввода, в которой предусмотрены основные параметры.(При желании список параметров можно расширить.)
Некоторые поля предусматривают ручной ввод (например, номер счета или счет-фактуры), для некоторых полей предусмотрен ограниченный выпадающий список.
После заполнения всех ячеек пользователю остается только нажать на кнопку ”Отправить заявку” и заявка попадет на лист “Заявки”.
Во вкладке “Реестр договоров” можно вести учет всех договоров, для использования этой информации при сборе заявок и хранения ссылок на договора в одном реестре.
Кроме ввода на листе “Форма ввода” есть возможность реализации сбора заявок сотрудников через приложение AppSheet, когда сотрудники заполняют данные по заявкам на любом устройстве, в том числе на телефоне и заявки попадают в таблицу для согласования на лист “Заявки”.
Заявки
На листе “Заявки” можно увидеть все заявки, созданные пользователями после нажатия кнопки “Отправить заявку“ на листе "Форма ввода заявок", и согласовать или отклонить их.
Номер заявки на этом листе заполняется автоматически. Есть возможность ручного ввода данных в колонку I -”Договор, документ” (можно указать, например, ссылку на документ или договор
С подтвержденными руководителем или ответственным лицом заявками может работать бухгалтер, проводя оплату счетов согласно указанному сроку оплаты и утвержденным суммам.
На этом все!
Если у вас возникли вопросы по настройке или необходимо настроить собственную систему управленческого учета, пишите в наш Telegram-канал.
