Добрый день подписчикам и читателям канала.
Поскольку я имею статус ИП (упрощенка 6%), то выставляю своим доверителям и клиентам Счета на оплату и Акты оказанных услуг. Иногда подписываем Акты сверки.
Сканы и фото - это прекрасно. Но Налоговый кодекс клиентов на общей системе налогообложения и на УСН "доходы минус расходы" от получения оригиналов не освобождает.
А поскольку у меня география обслуживания за пределы города выходит, то со многими я обмениваюсь документами почтой.
С почтой у нас, как вы понимаете, часто много странного происходит.
Например, двум клиентам заказные письма с трек-номером в офис не приносят - за ними надо ехать. А простые письма (без отслеживания) - приносят. Поэтому, отправляю документы простыми письмами.
И вообще все, что с почтой связано - необходимо помнить, как каждый клиент эту почту забирает и получает. Надо помнить у кого тетка-почтальонша злая мегера, а у кого пушистая няшка и на дом принесет.
Мое почтовое отделение - няшки))) Мой телефон знают. Если что звонят.
И почтой я пользуюсь весьма активно.
Объясняю почему почта:
Быстрее и дешевле!
Например, есть клиент в моем городе. В Москве.
Но в Москве есть такой округ, как город Зеленоград.
Чтобы мне доехать в г. Зеленоград отдать документы (или клиент ко мне поедет), надо с пересадками потерять часа 4 и рублей 500 денег на проезд туда-обратно общественным транспортом.
Я за рулем. Но мне в страшном сне не привидится потеря времени в пробках и те же самые затраты на бензин, чтобы доехать туда-обратно отдать документы. Во многих случаях днем - это только общественный транспорт.
За 50 рублей денег Почта России доставит документы за 2 дня и сэкономит мне 4 часа времени на дорогу.
Согласитесь, есть разница. 500 руб. или 50 руб. И потеря половины дня на покатушки.
Даже, если клиент находится в пределах МКАД, это не говорит о том, что передать ему документы лично будет дешевле или сильно быстрее.
Например, еду я из дома до клиента - это метро Новослободская.
Но сначала мне до ближайшего метро надо доехать на автобусе или трамвае, а потом на метро до клиента и там пешочком.
Ту же самую процедуру проделываем обратно. И получаем 2 часа времени и примерно 200 рублей на проезд.
Я лучше почтой отправлю. Потому что доехать до клиента - надо еще договориться, кто и в какой день сможет. Поэтому документы иногда не доезжают при таком обмене друг до друга месяцами))) Все же заняты.
Еще причина:
Есть у меня один клиент. Обращается нечасто. Но обращается. Вежливый. Спокойный. Адекватный.
И у клиента есть главный бухгалтер. Женщина с большими претензиями. Очень высокого о себе мнения.
Когда первый раз я лично привезла документы в офис и меня направили к ней, она сходу стала обращаться со мной, как барыня с горничной.
Даже не выясняя, кто перед ней. Директор контрагента, важный клиент или курьер. Она в принципе так со всеми разговаривает.
Мне детей с ней не крестить. Я спокойно забрала свои подписанные экземпляры и уехала.
Через пару недель клиент вежливо звонит и просит привезти документы. Говорит, что бухгалтер ругается, сальдо не закрыто, документов нет.
Говорю, что привозила, но ничего страшного, бывает потеряли - привезу еще раз. Завожу второй комплект. Уезжаю.
Через 2 недели.....
Спокойно опять выслушиваю стенания клиента. Никуда не еду. Сканирую
документы с ЕГО подписью и отправляю ему на почту. В письме прошу клиента умерить пыл его бухгалтера и прекратить ее общение со мной в царском тоне, так как я и так потратила денег на проезд уже достаточно много. Скоро консультация станет по цене нерентабельной, если она и дальше будет так терять документы.
Звонит клиент - извиняется.
Звонит сама главбух, голос трясется, тон общения меняется. Оригиналы не нашла. Но сканы получила. Спасибо. Оригиналов не надо. Извиняется.
С тех пор для доставки документов практически ни к кому не езжу.
Просто составила для себя список клиентов, куда точно только заказными. Номера писем с чеков выписываю (чеки выцветают). Отчеты распечатываю и прикалываю к акту. Если вопросы - высылаю отчет о доставке заказного письма.
А еще получила ЭЦП. Могу подписать документ электронно-цифровой подписью и отправить 2 файла по электронной почте. Файл акта и файл самой ЭЦП. И дубль почтой на бумажном носителе.
Понимаю, что ЭЦП через почтовый ящик это неправильно, но спокойнее. Уж точно лучше, чем просто почтой. Хоть судье есть что показать при случае (тьфу-тьфу-тьфу).
Есть ли смысл ставить программы электронного обмена документами?
Системы типа ДИАДОК - это обмен правильно подписанными электронными документами через спец.оператора ЭДО.
То же самое реализовано давно и в 1С, и в Калуге-Астрал, в СБИС и т.д.
Например, я отправляю свой документ с ЭЦП. Клиент мне в ответ возвращает подписанным его своей ЭЦП. И на документе появляются 2 графических ключа-сертификата, которые можно всегда проверить на сайте компании-оператора ЭДО.
Несмотря на то, что это удобно, до сих пор продвигается это со скрипом.
В больших компаниях мы считали - это очень выгодно.
Письмо от 50 до 300 рублей. А через ЭДО - 75 копеек за документ.
Ну установлю я себе такая крутая этот ДИАДОК. Заплачу за него денег.
Только отправить смогу максимум двоим клиентам.
Потому что другие до сих пор по старинке носят документы на почту и доверяют бумажкам. У них нет этой системы.
Поэтому на данный момент для меня ДИАДОК или аналог не только финансово не выгоден. Но и является лишним программным продуктом, который будет просто занимать место, обновляться и требовать внимания к его обслуживанию и продлению пользовательской лицензии.
Кстати, на лекциях и вебинарах часто объясняю клиентам преимущества систем ЭДО с точки зрения налоговых претензий.
Все знают формулировки из протоколов допросов по однодневкам: "Документы директору передавались курьером. Как выглядел курьер - не помню. Когда привозил документы - не помню".
Если передавать документы через системы электронной подписи - вопросы про цвет глаз, волос и возраст курьеров с повестки дня снимаются. И врать в общем-то не надо. Есть официальная ЭЦП директора, которую выдал удостоверяющий центр. А не липа от псевдокурьера.
И не надо думать о том, как контрагент вернет вам подписанный документ. Потеряет ли его почта. Тут только 2 варианта. Или он подписан и вернулся по ЭДО. Или он не подписан (отклонен) и не вернулся.
Некоторые тут подумают, что я рекламой занимаюсь.
Нет.
К сожалению.
Это не реклама. Это мои вздохи такие. Печальные.
Сама бы с удовольствием перешла бы на электронный документооборот. Чтобы не тратить время и деньги на проезд и почту.
И не выслушивать некоторых бухгалтеров с короной на голове.
Но увы. Пока у меня это вот так.
