Одной из самых распространенных ошибок предпринимателей в учете является их вера в то, что те деньги, которые у них остаются на руках по итогу месяца - и есть их прибыль. Однако это не так - деньги и прибыль редко сходятся вместе.
Следствия этой ошибки могут быть плачевными - например, можно получить авансы за еще не выполненные работы, посчитать их своей выручкой и начать тратить на личные нужды. Потом клиенты по разным причинам начнут просить деньги назад, а их уже нет. Вот тебе и кассовый разрыв. Или наоборот, можно судить о своей прибыли по оставшимся деньгам и думать, что все плохо, когда на самом деле компания прибыльная, просто половина прибыли в дебиторской задолженности.
Одним словом, если признавать выручку неправильно, то можно принять много неправильных решений и навредить своему бизнесу. Поэтому мы подготовили для вас 7 правил по работе с выручкой, прибылью, дебиторкой... да и вообще всем. Поехали!
Правило №1. Если деньги поступили на счет, это еще не значит, что их можно считать выручкой
Выручка – это выполненные обязательства, и они являются таковыми только когда есть подтверждающий документ (акт приемки и т. п.). Хотя в управленческом учете порой допускается признание выручки без документа, просто если есть хотя бы какое-то подтверждение от клиента, что работу он принял.
Это называется метод начисления - за выручку признаются не полученные деньги, а выполненные обязательства. Это защитит вас от того, чтобы считать своей прибылью по факту еще чужие деньги.
Правило №2. Тщательно определяйте и собирайте акты о приемке товаров/работ
Это правило существует для того, чтобы не попасть впросак и не признать выручкой выполнение работ, к которым у клиента на самом деле есть претензии.
Так просто спокойнее - подписали акт, значит, к вам не прикопаться и деньги можно признавать своими.
Правило №3. Отслеживайте дебиторку и кредиторку
Самый простой вариант – когда оплата происходит по факту выполнения обязательств. Тогда ни у кого ни перед кем нет задолженности, и поступление денег реально равно выручке. Но мы живем в реальном мире, где обычно всегда есть авансы, отсрочки и даже просрочки платежей, которые тоже нужно считать.
Дебиторская задолженность - это когда кто-то должен нам, и наоборот, кредиторская задолженность - когда должны мы.
Для того, чтобы видеть реальную картиру происходящего, нужно отражать их в соотвествующих отчетах.
Правило № 4. Не забывайте о принципе соответствия
Помимо выручки есть еще и расходы. Например, материалы, зарплаты производственным сотрудникам или же расходы на доставку. Эти расходы будут переменными, появляются они вместе с продажей, и напрямую зависят от объема выручки.
Например, если мы закупили товара на 1 миллион, но еще его не продали, то не должны сразу признавать это расходом. По сути мы просто обменяли актив в виде денег на актив в виде запасов. Но вот когда мы продаем этот товар, то уже можем признавать его себестоимость как расход. Он ведь уже не у нас, а у клиента - как и деньги клиента теперь не у него, а у нас. Это называется принцип соответствия.
Если не соблюдать это и признавать расходы только по факту закупки сырья, то отчеты в конечном счете будут искаженными – в периоде, когда материалы были закуплены, будут завышенные расходы и заниженная прибыль.
Правило №5. Делайте технологические карты
Технологические карты – это таблицы или списки, которые отражают, сколько материалов нужно на единицу продукции и как ее изготовить. Их необходимо делать для каждого вида производимой продукции для того, чтобы четко отслеживать переменные расходы.
Обычно, если тех. карт нет, то у компании всегда идет перерасход материалов на производстве, из-за чего она теряет деньги. Сверяться-то не с чем.
Правило № 6. Записывайте все сделки
Для того, чтобы не запутаться ни в каких задолженностях, расходах и сделках, это все необходимо записывать. Нужно завести лист учета сделок, где будет отражено все, что с ними связано – кто, кому и когда заплатил, сколько расходов понесли по той или иной сделке.
Иначе весь этот сырбор потом не откопать.
Правило №7. Помимо всего прочего, важно учитывать брак и возвраты
Для того, чтобы не напороться на неприятность при учете выручки, брак и возврат товаров тоже нужно брать во внимание. Можно закладывать расходы на брак в стоимость товара, учитывать брак как потери или не записывать в выручку продукцию, от которой отказались.
Итоги
Подведем итог. Бизнес может признавать деньги выручкой только тогда, когда он выполнил на них свои обязательства и получил акт. Только в таком случае можно избежать неправильных решений, которые в исключительных случаях могут привести и к банкротству. Да-да, такое тоже встречали.
Чтобы вы правильно считали выручку и прибыль, дарим вам шаблон отчета о прибылях и убытках с инструкцией внутри.
Ну а если вы хотите, чтобы мы помогли вам разобраться подробнее - запишитесь на встречу с финдиректором.
На основании полученной от вас информации в формате беседы подскажем, как вашей компании стать устойчивее, правильно признавать выручку и считать прибыль, а также поможем разобраться и найти ответы на болезненные вопросы.
Наши финдиры работают с бизнесом из разных сфер: от производственных компаний и оптовых продавцов до веб-студий и сетей маникюра. Сможем найти решение под любой оборот и потребности.
На встрече финдиректор задаст вопросы, посмотрит на ситуацию в вашей компании и подскажет ряд решений, которые можно реализовать уже сейчас. Не тяните ;)