Зачем кадровику хорошо разбираться в Word и Excel?

В моду постепенно вступает электронный кадровый документооборот. Пока такие системы стоят хороших денег, поэтому внедряются далеко не всеми компаниями. Правительство обещает доработать портал "Работа в России", благодаря чему ЭКДО станет доступен всем. Однако многие коллеги до сих пор работают с бумажными документами, и автоматизация в их работе практически отсутствует.

Как же может быть полезен кадровику, работающему с бумажными документами и без автоматизаций, Word и Excel, если говорить не о тех функциях, которые мы используем ежедневно? Да, если вы в день принимаете или увольняете 1-2 человек, то это можно прекрасно сделать и руками - открыть шаблоны документов и "копировать-вставить" или руками внести все необходимые данные. Удивительно, но наверное подавляющее большинство работает именно так. А если в вашей, допустим, небольшой компании, численностью 100-200 человек, проходят какие-то изменения, например изменение организационной структуры, сокращение, изменение окладов? Такая процедура требует подготовки большого количества однотипных, но персонализированных документов - уведомлений, дополнительных соглашений к трудовым договорам и так далее. Кто-то делает бланки и заполняет вручную от руки, кто-то работает ночами, подготавливая документы. А зря, так как этот процесс можно облегчить стандартными средствами Microsoft Office без дополнительной автоматизации. Например через функцию "Слияние", которая позволяет за 15-20 минут соединить файл Excel (например выгруженный из 1С ЗУП список работников, по которым нам надо подготовить документы), с шаблоном документа Word, и сразу же получить заполненные персональными данными документы на 100-200 человек, сэкономив огромное количество времени. Приводить здесь подробную инструкцию по данной функции я не буду, так как уже готовые понятные и наглядные разъяснения легко находятся в поисковике. Казалось бы мелочь, но например в 2020 году это очень помогло одной медицинской организации, которой из за пандемии неожиданно понадобилось оформить 1500 срочных договоров. При отсутствии какой бы то ни было автоматизации в принципе.

Можно пойти дальше, и задействовать многочисленные макросы Excel, которые, казалось бы, могут вообще что угодно. Например не только создать документ Word по каждой строке Excel файла, но и сохранить его в формате PDF, да еще и отправить на электронную почту, с персональным сопроводительным письмом. И для использования макросов пользователю не нужно дополнительных знаний и многомесячных курсов, создатели сопровождают их понятным интерфейсом и подробными инструкциями.

Если данная тема упрощения работы вам будет интересна, пишете в комментариях. Данную тему разберем подробнее.