Буквально вчера написал в чат собственников бизнеса города (WhatsApp) сообщение примерно следующего характера:
Друзья! Как вы контролируете ключевые метрики вашего бизнеса?Формируете сами или ответственные лица? Какие решения вы принимаете исходя из них?
Перед новым годом поднимал разговор про интерактивные отчеты и дашборды, которые собирают данные с разных источников и визуализируют их в удобоваримом виде для анализа и принятия управленческих решений.
На примере инфобиза, для которого закончили первый вариант интерактивного отчета на Power BI.
Дальше были перечисления источников данных подключенных к отчету, а так же задачи которые решает этот инструмент. Здесь хотел бы обсудить некоторые "возражения", которые получил как в личку, так и в общем чате.
"Я короче 20 лет назад решил не парится и мерить толщиной пачки денег в кармане))) работает...."
К счастью, или сожалению, таких собственников много. При этом, зачастую они не разделяют ОПУ (Отчет о прибылях и убытках) от оДДС (отчет о движении денежных средств), что может привести к тому, что в определенный день настанет "кассовый разрыв", который большинство закрывает через кредиты. На выходе получают следующий кассовый разрыв, при этом уже с долгами. Первопричина - изменение структуры Прибылей и Убытков и, как следствие, модель работы становится убыточной, хотя деньги по счетам ещё ходят и "котлета" денег в кармане какое-то время присутствует.
Именно здесь, контролируя ключевые метрики компании, можно своевременно выявить изменения и предпринять необходимые меры для поддержания прибыльности своего дела. Касается как больших и так и маленьких компаний. Те, кто попадал в кассовый разрыв неожиданно для себя - поймут.
При этом, здесь же ниже "коллеги" подсказывают, что "Бывает так, что пачки толстые по всем карманам, да не всё твоё. И не поймёшь, пока все цифры не увидишь." Видно, что человек уже сталкивался с рядом подобных задач).
"Михаил, всё зависит от того чью позицию Вы хотите контролировать? Мое мнение (личное) что данные цифры не для собственника. Но это не отменяет мой интерес разобраться более глубоко в данных. Я сам всего лишь отслеживаю "Банк собственника " и резервные фонды."
Контролировать, моё мнение, нужно бизнес, который, как огромный пазл, состоит из сотрудников, материалов, подрядчиков и других ресурсов. Быть уверенным в достоверности предоставляемой информации это не просто доверие на честном слове. Я рад за тех, кого не обманывали или кому не договаривали. За мой небольшой опыт управления компаниями были случаи, когда нужная информация поступала несвоевременно, что приводило к "тушению пожаров". Есть такая штука - регулярный менеджмент, который рекомендует (или даже обязывает) вести перманентный контроль периодами меньшими, чем требуется для разрешения "нештатной" ситуации. Всё, что происходит не по плану - попустительство собственника. Ни какого-то там сотрудника или управленца, а именно собственника. Потому что именно он создал такую систему, в которой происходящее недостаточно контролируется. Многие, к сожалению, надеятся на русский "авось", или "со мной такого не произойдёт". Опять же моё личное мнение, что профилактика всегда лучше лечения.
Бесспорно, уровень контроля (какие и сколько метрик) зависит от масштаба бизнеса и масштаба собственника. Разумеется, если у вас многомиллионная компания, то, вероятно, нет смысла каждый день/неделю контролировать конверсию отдела продаж, или количество посетителей, или NPS, или движение денежных средств по счетам. Для этого, подразумевается, есть специально обученные люди. Уровень доверия "на слово" это хорошо, при этом выше уже писал о предоставлении заведомо ложной информации, чтобы "прикрыть свой зад" или умолчании важных событий по тем же соображениям. Мы работаем с людьми. К ним в голову не залезешь. Для этого и существуют комплексные отчеты, которыми вы можете пользоваться реже, чем ваши сотрудники. Однако, планёрку проводить именно по показателям, собранным автоматически, а от профессионалов требовать интерпретацию (бизнес-аналитику) с соответствующими выводами и задачами на следующий отчетный период.
Самым наглядным примером комплексного автоматизированного отчета может быть приборная панель автомобиля. Чаще всего, вы контролируете скорость, обороты двигателя, реже уровень топлива в баке, температуру охлаждающей жидкости (для тех, кто прогревает авто). При этом, согласитесь, этими показателями не ограничивается вся система современного автомобиля. Вы не отвлекаетесь от основного - управления.
При этом, если в какой-то системе происходит сбой, то на панели появляется соответствующий индикатор, по цвету которого мы за секунды делаем вывод - где проблема, можно ли двигаться дальше? Уровень масла в двигателе, давление в шинах, тормозная система, включая системы стабилизации и антиблокировочную систему, система управления двигателем и другие, про которые мы даже не думаем.
Если масштаб вашего бизнеса позволяет вам находится во время движения на заднем сиденье люксового автомобиля, а за рулём частный водитель, то выше перечисленные показатели могут быть вам не нужны, при этом есть другие, которые вы не перестаёте контролировать - время на перемещение, последовательность маршрута, или, как минимум, сосредоточены на других моментах, которыми управляете.
Важно понимать, что комплексные интерактивные отчеты закрывают не только контроль за кем-то, а снижают ресурсную нагрузку:
1. Оперативное получение данных из нескольких источников (1С, CRM, базы данных, рекламные кабинеты) для актуализации информации
2. Отображение отчета в кабинетах отделов для создания соревновательной атмосферы между сотрудниками
3. Интерактивное управление фильтрами и срезами данных для их детальной аналитики, что ведет к снижению количества подготавливаемых таблиц и графиков
5. Использование системы "светофора" для выявления показателей отклоняющихся от нормы
6. Сокращение рабочего времени на формирование отчетов ответственными сотрудниками
Успешного развития! Вы можете управлять только тем, что контролируете!
