С какими проблемами сталкиваются компании, в которых не выстроена система обучения?
- Необходимость рассказывать одну и ту же информацию новым сотрудникам при приеме на работу
- Затрачивается много времени на введение новичка в должность
- Сотрудники увольняются быстрее, чем показывают хорошие результаты работы
- Часто меняется информация по продуктам и бизнес-процессам
- После внедрения изменений сотрудники говорят “Я не в курсе”
Решить эти проблемы можно с помощью LMS (Learning Management System, с англ. система управления обучением) — это сервис, где можно формировать курсы, тесты и хранить учебные материалы, доступ к которым можно получить с любого устройства в любой точке мира.
Вспомните себя, когда вы устраивались на работу. Вам нужно было познакомиться с компанией, ее ценностями и миссией, оргструктурой, пройти инструктажи, освоить новое программное обеспечение, изучить техкарты, регламенты и инструкции, и это далеко не полный список.
Жизненный путь нового сотрудника может развиваться по двум сценариям.
Первый, когда в компании есть отдел обучения, есть LMS, есть четкая траектория, по которой идет новый сотрудник и планомерно и порционно изучает новую информацию.
В этом случае, сотрудник испытывает меньше стресса, четко знает что и к какому сроку ему необходимо узнать. Следовательно, он быстрее освоит все необходимое и быстрее начнет заниматься непосредственно своей работой и достижением KPI.
Второй сценарий, когда системы обучения нет, сотрудник не понимает в какой последовательности ему изучать материалы, не знает дедлайнов. В голове каша, уровень стресса высокий, как следствие, много ошибок или увольнение сотрудника.
Какой сценарий вам больше нравится? Если первый, то давайте разбираться.
Что делать, если нет денег на LMS?
Допустим, что в компании пока нет никакой системности в обучении сотрудников и денег на внедрение LMS пока тоже нет.
Шаг 1. Определите, по каким должностям у вас самая большая “текучка” кадров. По ним и начните готовить “Курс молодого бойца”
Шаг. 2. Определите, какие материалы и в какой срок должен изучить сотрудник. Например, в 1-й день это знакомство с компанией, экскурсия по офису, знакомство с должностной инструкцией и другими документами. Сформируйте таблицу и внесите туда название активности или материала, день и время, которое выделяется на эту активность:
Важно, чтобы каждый ответственный за свой блок сотрудник поддерживал данные материалы в актуальном состоянии. Если по каким-то процессам материала нет, создайте его. Например, можно записать короткий видеоролик или скринкаст.
Шаг 3. Определите, где будут размещаться ваши обучающие материалы. Можно создать отдельную папку для новичка, в которой разложить документы, видео или другие материалы по тематикам или по дням.
Важно: создать дорожную карту для сотрудника, по которой он сможет ориентироваться в ваших папках.
Когда первые сотрудники будут проходить этот путь, обязательно берите у них обратную связь, что можно улучшить, какого материала не хватает, какой материал был сложный для восприятия. Так вы сможете оптимизировать процесс обучения.
Как проверить?
Организовать проверку знаний на данном этапе можно с помощью Google-формы, сделав в ней соответствующие настройки:
После того, как сотрудник пройдет тестирование, проанализируйте результат и разберите те моменты, в которых были допущены ошибки.
Альтернативный вариант - чат в Телеграм. Если вы используете Телеграм как канал коммуникации, можно создать группу, куда будут добавляться новые сотрудники. Туда же можно отправлять информацию о каких-то обновлениях. В чатах предусмотрена функция “Опрос”, с помощью которого можно так же точечно проверять знания сотрудников.
База знаний
Для создания своей Базы знаний существуют специальные сервисы, которые можно найти в интернете. Но если вы пока не готовы тратить деньги на такой ресурс, создайте свою Базу знаний в конструкторе сайтов Tilda.
Для этого не нужны знания программиста, сервис состоит из готовых блоков, которые вы собираете как конструктор.
Если вы пока не знакомы с Tilda, пишите в комментариях и мы сделаем отдельную статью или мастер-класс по этой теме, где пошагово пропишем инструкцию.
Важно! Tilda - открытый ресурс. Если вы размещаете там ссылки на Google-документы, позаботьтесь о том, чтобы доступ к ним был ограничен.
Как выбрать LMS?
Системы управления обучением бывают:
- облачные - простые в использовании, предоставляют доступ к системе и весь контент хранится в “облаке”.
- коробочные - готовые решения, которые устанавливаются на ваш сервер
- платные - стоимость зависит от набора опций, которые вам нужны
- бесплатные - обычно, это либо слишком ограниченный функционал, либо будут нужны доработки и помощь программиста, то есть все равно нужно будет платить.
Важные опции
- Базовый конструктор курса
Чаще всего LMS используется для формирования учебных курсов. При выборе платформы обратите внимание на базовый конструктор курса. Важно, чтобы LMS поддерживала как можно больше форматов.
Теоретическая часть. Здесь могут быть размещены видео, презентации, звуковые файлы, текст и т.д. Чем больше форматов читает платформа, тем лучше.
Задания. Вы можете сформулировать задание к уроку, в котором обучающийся может загрузить файл, добавить видео и аудио или просто сформировать текстовый ответ. Некоторые платформы позволяют настраивать автоответы на задания, что может значительно сэкономить время.
Тесты. Варианты могут быть разными:
Как правило, тесты имеют различные настройки, например, ограничение по времени прохождения, критерии по прохождению курса, настройка видимости правильных ответов и т.д.:
Вебинары. Некоторые LMS позволяют встраивать в качестве уроков вебинары, например, можно встроить ссылку на ZOOM и в установленное время ученик сможет подключиться к уроку прямо с платформы обучения:
- Аналитика
В LMS есть возможность смотреть отчеты по прохождению материалов:
- отчеты по успеваемости учеников
- результаты тестирований
- сложные уроки/задания
Подумайте, какие данные в ходе обучения вам будут нужны и узнайте можно ли их получить на выбранном вами сервисе.
- Автоматизация
Если LMS имеет возможность автоматизировать некоторые процессы, это избавит вас от ручного труда. Что можно автоматизировать:
- назначение курсов
- отправку e-mail-уведомлений, например, о том, что ученик долго не изучал уроки или не выполнил домашнее задание
- добавление в чат
- выставление дедлайна по прохождению курса
На что еще обратить внимание?
Демо-версия. Поинтересуйтесь у поставщика услуги, дают ли они бесплатный доступ к LMS. Обязательно воспользуйтесь этой возможностью, это позволит вам протестировать сервис и оценить удобство платформы перед покупкой.
Техническая поддержка. Обратите внимание на время работы техподдержки и скорость ответов на запросы. Если запросы обрабатываются долго, есть риск, однажды, остаться один на один с неработающей LMS.
Количество пользователей. Посмотрите, сколько пользователей позволяет добавлять сервис. Как правило, чем больше пользователей, тем дороже тариф. Но есть платформы, где ограничений по пользователям нет.
Чаты/форумы. Удобно, когда внутри LMS предусмотрено общение внутри курса или по тематикам между ученикам и наставниками. Такая опция позволит вам быстро реагировать на запросы от участников обучения и вовремя на них среагировать.
Администрирование. Убедитесь в том, что на платформе легко управлять процессом обучения. Иначе, вам придется потратить немало времени на то, чтобы ее освоить.
Кроссплатформенность. В идеале, платформа должна иметь мобильное приложение, чтобы пользователи могли учиться в любое время. Если мобильного приложения нет, то проверьте как работает платформа в браузере вашего телефона. LMS должна быть адаптивна к мобильным устройствам.
Геймификация. Некоторые платформы предоставляют встроенные инструменты, например, магазин наград, начисление баллов за определенные действия ученика. Это позволяет сделать процесс обучения интересным и мотивирует на прохождение курса до конца.
Сертификаты. Автоматическая генерация сертификата при завершении курса значительно облегчит вам жизнь. Особенно, если на курсе обучается большое количество человек и формирование сертификата вручную займет много времени.
Кастомизация ролей. Очень полезная опция, позволяющая давать сотрудникам разные права доступа. Например, администратору могут быть доступны все функции, а наставник сможет только проверять задания, но не сможет редактировать материалы курса. При выборе платформы поинтересуйтесь, сколько ролей можно использовать и насколько гибкая настройка этих ролей.
Интеграция с другими сервисами. Если вы хотите интегрировать с LMS, например, 1С, для автоматического добавления сотрудников к системе обучения, обязательно уточняйте, есть ли такая возможность.
Брендирование. Некоторые LMS позволяют брендировать личный кабинет под свой фирменный стиль. Обычно, такая опция предусмотрена на самых дорогих тарифах.
Библиотека курсов. Если у вас нет времени создавать курсы по soft skills, то есть универсальным навыкам, не связанным с определенной профессией или специальностью, выбирайте LMS в которых есть такие курсы. Они предоставляются по подписке и оплачиваются отдельно.
Файловое хранилище. Большинство LMS предоставляет возможность загружать и хранить файлы внутри системы и скачивать при необходимости. Объем этого хранилища чаще всего зависит от тарифа.
База знаний. Некоторые LMS имеют возможность создания базы знаний прямо внутри сервиса. Это очень удобно, так как не нужно искать дополнительные решения для хранения и систематизации материалов.
Чек-лист для выбора LMS
Чтобы выбрать LMS, которая будет отвечать всем вашим требованиям, используйте этот чек-лист:
Надеемся, что теперь вы легко сможете выстроить свою идеальную систему обучения!