4335 подписчиков

17 СМК без секретов. Обеспечиваем компетентность и осведомленность персонала

27 января 202227 янв 2022

919

12 мин

Продолжаю цикл статей, посвященных системам менеджмента качества.

Сегодня разбираемся в тонкостях обеспечения необходимого уровня компетентности и осведомленности персонала организации.

Вспомним, что требует базовый ГОСТ Р ИСО 9001 по компетентности.

«7.2.1 Организация должна:

a) определять необходимую компетентность лиц(а), выполняющих(его) работу под ее управлением, которая оказывает влияние на результаты деятельности и результативность системы менеджмента качества;

b) обеспечивать компетентность этих лиц на основе соответствующего образования, подготовки и (или) опыта,

c) там, где это применимо, предпринимать действия, направленные на получение требуемой компетентности, и оценивать результативность предпринятых действий;

d) регистрировать и сохранять соответствующую документированную информацию как свидетельство компетентности.

П р и м е ч а н и е — Применимые действия могут включать, например проведение обучения, наставничество или перераспределение обязанностей среди имеющихся работников; или же наем лиц, обладающих требуемым уровнем компетентности».

ГОСТ РВ 0015–002–2020 дополнительно требует свои «восемь копеек».

«7.2.2 Требуемая компетентность персонала, участвующего в выполнении ГОЗ и исполняющего международные договоры в области ВТС, включая и необходимые знания требований нормативных правовых актов, а также других нормативно-технических документов, ДСОП, распространяющихся на осуществляемые организацией виды деятельности и создаваемую продукцию, соответствующую требованиям контрактов (договоров), должна быть определена в должностных инструкциях и положениях о подразделениях.

7.2.3 В организации должны быть утверждены планы по подготовке персонала, включая повышение квалификации, требования к компетентности персонала и планы периодической проверки компетентности и аттестации персонала.

П р и м е ч а н и е — Периодическая проверка компетентности персонала может проводиться в том числе посредством тестирования (анкетирования) персонала, проверки компетентности персонала экспертными группами и т.д.».

Придется вспомнить требования ГОСТ Р ИСО 9001 и по осведомленности.

«7.3 Организация должна обеспечить, чтобы соответствующие лица, выполняющие работу под управлением организации, были осведомлены:

a) о политике в области качества:

b) соответствующих целях в области качества;

c) своем вкладе в результативность системы менеджмента качества, включая пользу от улучшения результатов деятельности;

d) последствиях несоответствия требованиям системы менеджмента качества».

ГОСТ РВ 0015–002–2020 дополняет эти требования (7.3.2). Должностные лица, выполняющие работу в рамках функционирования СМК, должны быть также осведомлены с учетом требований законодательства о защите гостайны:

«а) об условиях контракта (договора), требованиях ТТЗ (ТЗ), ТУ, нормативных правовых актов, ДСОП, документированной информации СМК и других документов, распространяющихся на создаваемую продукцию, а также выполняемые работы (оказываемые услуги), относящихся к сфере полномочий должностных лиц организации;

б) о всех вносимых изменениях в контракт (договор), ТТЗ (ТЗ), ТУ и другую документированную информацию, касающихся компетенции должностных лиц организации».

Если ГОСТ Р ИСО 9001 не требовал оценки осведомленности, то военный стандарт такого послабления не допускает:

«7.3.3 Организация должна проводить оценку осведомленности должностных лиц, осуществляющих свою деятельность в области распространения СМК, анализ результатов данной оценки и предпринимать корректирующие меры по результатам данной оценки».

Как видим, для реализации требований стандартов, не обойтись без процедуры, установленной стандартом организации (инструкцией, регламентом). Впрочем, нам не привыкать...

Основными целями процедуры обеспечения компетентности и осведомленности персонала могут быть:

обеспечение компетентности персонала, которая оказывает влияние на результаты деятельности организации и результативность
СМК;
обеспечение осведомленности персонала организации, осуществляющего свою деятельность в области распространения СМК.

Процедура обеспечения компетентности и осведомленности персонала может включать следующие этапы:

определение требований к компетентности и осведомленности;
планирование мер по обеспечению необходимого уровня компетентности и осведомленности;
реализация мер по обеспечению необходимого уровня компетентности и осведомленности;
оценка компетентности и (или) осведомленности персонала;
анализ результатов оценки компетентности и (или) осведомленности персонала.

Общий алгоритм работ может быть таким.

Не забываем, что процедура обеспечения компетентности и осведомленности не «висит в воздухе», а входит в состав процедур, посредством которых производится реализация процесса «Управление персоналом» - про него я писал ЗДЕСЬ.

Определение требований к компетентности и осведомленности

Требования к компетентности и осведомленности персонала, как правило, определяются должностными лицами, задействованными в разработке, согласовании и утверждении должностных (рабочих) инструкций, положений о подразделении и виде деятельности.

Исходными данными для определения требований к компетентности персонала обычно являются:

штатное расписание организации;
единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих;
ОК 016;
единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих;
национальные (в том числе – военные) стандарты;
профессиональные стандарты.

Исходными данными для определения требований к осведомленности персонала являются требования 7.3.1 ГОСТ Р ИСО 9001 и 7.3.2 ГОСТ РВ 0015‒002.

Планирование мер по обеспечению необходимого уровня компетентности и осведомленности

Исходными данными для планирования мер по обеспечению необходимого уровня компетентности и осведомленности, как правило, являются:

плановые документы по освоению новой продукции;
плановые документы по внедрению новых технологий и оборудования;
план совершенствования действующей СМК;
заявки руководителей подразделений.

Планирование мер по обеспечению необходимого уровня компетентности в организации обычно производится путем:

- оформления плана текущей потребности в персонале с необходимой компетенцией согласно заявкам руководителей подразделений;
- оформления плана профессиональной подготовки персонала.

Не будем перегружать статью формами планов и порядком их оформления. Не забываем, что профессиональная подготовка может проводиться силами Вашей организации или силами специализированных внешних организаций. Профессиональная подготовка проводится силами специализированных внешних организаций, как правило, в следующих случаях:

при наличии соответствующих требований в КД, ДС (ДСОП), контрактах, условиях аттестации персонала для выполнения определенных работ;
при отсутствии возможностей проведения профессиональной подготовки силами ООО WW «WWW».

Пример – Немногие организации обладают правом аттестации, например, контролеров по ВИК или УЗВ. Понятно, что внешняя организация без обучения про аттестацию даже разговаривать не станет.

Чтобы не рисовать еще один план по обеспечению уровня осведомленности, я обычно рекомендую вносить в СТО (инструкцию, регламент) набор следующих «волшебных» фраз:

«Планирование мер по обеспечению необходимого уровня осведомленности по 7.3.1 ГОСТ Р ИСО 9001 и 7.3.2 ГОСТ РВ 0015‒002 не производится в связи с тем, что:

а) политика и цели в области качества доводятся до каждого работника под подпись согласно СТО ......;

б) сведения о вкладе каждого работника ООО WW «WWW» в результативность системы менеджмента качества доводятся руководителями на совещаниях различного уровня;

в) сведения об условиях контракта (договора), требованиях ТТЗ (ТЗ), ТУ, нормативных правовых актов, ДС (ДСОП), документированной информации СМК и других документов, распространяющихся на создаваемую продукцию, а также выполняемые работы, относящихся к сфере полномочий должностных лиц организации – доводятся до персонала согласно требованиям соответствующих СТО;

г) сведения о всех вносимых изменениях в контракт (договор), ТТЗ (ТЗ), ТУ и другую документированную информацию, касающихся компетенции должностных лиц организации – доводятся согласно требованиям соответствующих СТО.

Обеспечение осведомленности персонала по 5.2.2.4в), 5.2.2.4г) производится с учетом требований законодательства по защите государственной тайны.»

Естественно, если организации необходимо планировать обеспечение необходимого уровня осведомленности – то нужно планировать. В 75% случаев необходимость такого планирования определяют ошибочно, путая термины «компетентность» и «осведомленность».

Реализация мер по обеспечению необходимого уровня компетентности и осведомленности

Для обеспечения реализации запланированных мер, как правило, начальник отдела кадров:

готовит проекты договоров обучения с внешними организациями;
организовывает профессиональную подготовку силами персонала организации.

Профессиональную подготовку силами персонала организации начальник ОК может организовать следующим образом:

- по каждому направлению подготовки, указанному в плане, начальник ОК подбирает преподавателей из числа руководителей и высококвалифицированных специалистов организации;

- оформляет, совместно с преподавателями, программы обучения.

Состав преподавателей объявляется приказом генерального директора об организации профессиональной подготовки, проект которого готовит начальник ОК. Кроме состава преподавателей, приказом устанавливаются:

время, отводимое на подготовку;
порядок учета проведения занятий;
другие вопросы, относящиеся к организации профессиональной подготовки.

Программы обучения утверждает генеральный директор.

Тут же делаем реверанс в сторону ГОСТ РВ 0015‒002 и вписываем в СТО (инструкцию, регламент) сакральные требования пункта 7.2.4 ГОСТ РВ 0015‒002 к содержанию программ обучения.

Оценка компетентности персонала

Оценка компетентности персонала организации может производиться путем проведения:

аттестации внешними специализированными организациями;
аттестации силами организации;
проверки силами организации.

Планирование аттестации «внешняками» организовывает начальник ОК на основании заявок путем внесения соответствующего раздела в годовой план профессиональной подготовки.

Аттестация силами организации проводится для персонала, осуществляющего входной контроль (включая персонал привлекаемых подразделений).

Проведение аттестации организовывает начальник ОК совместно с начальником ОТК.

Спросите, отчего такой почёт для входного контроля? Потому что, только в ГОСТ РВ 0015‒308 (вх.контроль) есть такое требование об аттестации персонала силами организации. Для остальных «аттестантов» (сварщики, крановщики, электрики и др.) организации нужно потратиться на приобретение права аттестации или платить, платить, платить...

Далее – расписываем последовательность аттестации: список аттестуемых, график, доведение графика, состав атт. комиссии и т.д. Весь этот алгоритм объявляется приказом генерального директора – чтим Трудовой кодекс.

В ГОСТ РВ 0015‒002 появился хитрый термин «проверка компетентности», причем ДОЛЖНЫ быть даже планы такой проверки. Подходим к реализации этого требования «технически»: Вы хомяка не видите – а он есть! Предлагается следующая последовательность действий.

«5.2.2.4 Проверка компетентности в организации проводится по следующим группам персонала:

а) руководители процессов СМК и ответственные за процедуры СМК;

б) специалисты подразделений;

в) рабочие подразделений;

г) персонал, задействованный в реализации особо ответственных и специальных процессов (операций);

д) персонал, проверка компетентности которого необходима в рамках работ по охране труда.

К категории рабочих по 5.2.4.4в) в рамках настоящей процедуры относят контролеров ОТК, контролеров МС, лаборантов ЦЗЛ, испытателей ИЦ – если они не подвергаются обязательной аттестации по 5.4.2.

Проверка компетентности для групп персонала по 5.2.4.4а) – 5.2.4.4в) проводится ежегодно на основании приказа генерального директора, подготовленного начальником ОК. В приказе, как правило, отражается:

- методы проверки;

- сроки проверки для групп персонала;

- кто готовит анкеты (тесты) и проводит проверку групп персонала по 5.2.4.4а) – 5.2.4.4в);

- критерии оценки;

- отчетность по результатам проверки.

Приказ генерального директора является документом, планирующим периодическую проверку (один раз в год) компетентности персонала организации.

Примечания

1 В качестве метода проверки целесообразно использование метода тестирования (анкетирования), в том числе – с применением онлайн-тестирования (при наличии технических возможностей).

2 Сроки проверки компетентности целесообразно устанавливать в первой декаде месяца.

3 Для проведения проверок целесообразно назначать:

- для 5.2.4.4а) – представителя руководства по СМК;

- для 5.2.4.4б) – руководителя подразделения;

- для 5.2.4.4в) – руководителя соответствующего подразделения.

4 При небольшом количестве в подразделении специалистов по 5.2.4.4б), целесообразно совмещать проверки с рабочими по 5.2.4.4в) при условии проведения проверок по различным анкетам (тестам).

Работы по проверке компетентности (планирование, проведение, отчетность) для персонала по 5.2.4.4г) проводятся:

- для работников, задействованных в реализации особо ответственных процессов (операций) – в соответствии с требованиями СТО ......;

- для работников, задействованных в реализации специальных процессов (операций) – в соответствии с требованиями СТО ......

Работы по проверке компетентности (планирование, проведение, отчетность) в рамках работ по охране труда проводятся в соответствии с требованиями СТО ......

Работы по проверке компетентности для групп персонала по 5.2.4.4г), 5.2.4.4д) в приказ об организации проверки компетентности не включаются.»

Не забываем про анкеты и учет проведения проверок компетентности.

Оценка осведомленности персонала

С оценкой осведомленности персонала немного проще, тут сам ГОСТ рекомендует...

Оценка осведомленности должностных лиц по 5.2.1.4 проводится:

при проведении внутренних аудитов согласно СТО ....;
при проведении проверок соблюдения требований СТО комиссией организации, созданной по СТО .....

Результаты оценки осведомленности вносятся в отчетные документы по результатам работ, указанных выше, в форме замечаний (при наличии). Отсутствие замечаний свидетельствует о надлежащем уровне осведомленности.

Далее, согласно нашему «родному» циклу PDCA, вписываем требования к анализу результатов оценки компетентности и (или) осведомленности персонала.

Не забываем про риски и про оценку самой процедуры.

То, что не вошло в статью, Вы можете подсмотреть в содержании СТО 123456RW-107-2021 «Система менеджмента качества. Управление персоналом. Обеспечение компетентности и осведомленности персонала» - жмём ЗДЕСЬ.

А если Ваша СМК сертифицирована на соответствие ГОСТ Р ИСО 9001, то подсмотреть можно (и нужно!) здесь СТО 8765RISO-107-2022 «Система менеджмента качества. Управление персоналом. Обеспечение компетентности и осведомленности персонала»

Не забыли, что сегодня пятница. Улыбнёмся?