Учет времени в Excel и Google Spreadsheets

12 февраля 202212 фев 2022

305

3 мин

Оглавление

Основная структура
Основные формулы и хитрости таблички
Чекбоксы (квадратики для галочек)

Табличный процессор Эксель (да, именно так мудрённо называется такой вид программ) - одна из самых популярных настольных программ в каждом офисе. Владение экселем сегодня - это почти что владение навыком печати на компьютере - если вы умеете делать сложные вещи в экселе, то вам покорится все - сметы, корелляционно-регрессионный анализ... и даже рисование картин.

Эксель хорошо подходит для большинства задач для счета. Поэтому воспользуемся и для нашей схемы тайм-менеджмента, которую мы условно называли "цветным помодоро"

Основная структура

В идеале это должна быть табличка, которая рассчитывает наши затраты по выбранным областям жизненной активности:

Как вы, наверное, заметили, у нас очень сложная структура таблички, которую проще описать:

Часть 1 - Слева у нас поле для чек -листа, которое можно выделить и вычеркнуть строку. Потом у нас по столбикам:

Пустое окошко чек-бокса ("квадратик", где вы ставите галочку);
Дата того дня в который мы производим расчеты по отдельным жизненным перспективам;
Жизненная перспектива, область (физкультура, работа, учеба, друзья) - та область, для которой выполняется задача;
Количество затраченного времени (1 единица=45 минут, почему именно так я объяснял ранее)
Описание выполненных задач (во множественном числе(!) , каждую задачу я пишу через "+" : "вынести мусор+приготовить+...")
Чек-боксы для конкретных достижений дня (ложиться рано спать, утренняя проверка повестки дня и так далее - свой примерный список и зачем это делать я тоже объяснял).

А теперь часть 2:

Часть 2 - Вверху - номер недели (это нужно не просто так), затем специальная ячейка, выводящая достижения дня (зачем это нужно написано здесь), потом специальная ячейка для сцепки области жизни, количества и содержания задачи, а затем общедневная ячейка, дающая отчет дня.

О всех использованных формулах расскажем ниже.

Основные формулы и хитрости таблички

Чекбоксы (квадратики для галочек)

Тут алгоритм простой

Откройте файл в Google Таблицах на компьютере.
Выберите ячейки, в которые нужно добавить флажки (те самые клеточки в которую рисуется галочка по выполнению дела).
В меню сверху нажмите Вставка / Флажок.
Чтобы удалить флажки, выберите их и нажмите Удалить.

Закрепленная шапка таблицы

Начнем с Экселя:

Для Гугл Таблиц (Spreadsheets) инструкция похожая.

Здесь приведем пример на отвлеченной таблице. Выделяем шапку таблицы, которая должна "ездить" вверх-вниз при прокрутке страницы.

Ранняя версия расписания на день. Но из-за специфики работы пришлось отказаться.

Затем нажимаем вкладку "Вид/Закрепить/ несколько строк(2)". При желании область закрепления можно двигать, как и показано на странице.

Область закрепления можно двигать на делениях на строке, ухватив за серую полоску, на рисунке она находится между строками 2 и 3.

Должно получиться, что шапка ездит вместе с вашей прокруткой вниз, не давая забыть какой показатель находится в каком столбце.

Обратите внимание на номер строчки - 1,2,3 и 39. Независимо насколько я перелистну вниз, закрепленная шапка не пропадет. Рекомендуется только для больших таблиц.

Вывод достижений дня в специальную ячейку

Здесь я использую функцию "=СЦЕПИТЬЕСЛИ):

=СЦЕПИТЬ("Ачивки: "; ЕСЛИ(F4=ИСТИНА;"💤";""); ЕСЛИ(G4=ИСТИНА;"👁";"");ЕСЛИ(H4=ИСТИНА;"🖇";"");ЕСЛИ(I4=ИСТИНА;"⌫";"");ЕСЛИ(J4=ИСТИНА;"🍭";"");ЕСЛИ(K4=ИСТИНА;"📚";"");ЕСЛИ(L4=ИСТИНА;"🐾";"");ЕСЛИ(M4=ИСТИНА;"🎽";"");ЕСЛИ(N4=ИСТИНА;"🕊️";"");ЕСЛИ(O4=ИСТИНА;"🐸";"");ЕСЛИ(P4=ИСТИНА;"🥗";"");ЕСЛИ(Q4=ИСТИНА;"🍀";"");ЕСЛИ(R4=ИСТИНА;"💧";"");ЕСЛИ(R5=ИСТИНА;"💧";"");ЕСЛИ(R6=ИСТИНА;"💧";"");ЕСЛИ(R7=ИСТИНА;"💧";""))

Где

ЕСЛИ(F4=ИСТИНА;"💤";"");

F4=ИСТИНА - условие поставленной галочки в флажок (квадратик для галочки)

💤";"" - результат для исходов, если галочка (ИСТИНА, 1) - то появляется значок "💤" (результат идет без кавычек), если нет галочки (ЛОЖЬ, 0), то появляется "" (результат идет без кавычек), то есть ничего.

Вот так выглядит функция для появления эмодзи в ячейке

Не забывайте, что все функции должны начинаться именно со знака "="

Сцепление кружков и значений

=СЦЕПИТЬ("🟢 ";D4;E4)

Где "🟢" - простое текстовое значение, а D4 и Е4 должны вести на ячейки, которые сцепляются с вами в одну ячейку.

"Продуктивность"

В дальнейшем я отказался от этого пункта, потому что писать вручную итоги дня приятнее. Тут обычная функция ЕСЛИ:

=ЕСЛИ(V5>4;"Очень продуктивный";"Продуктивный")

Соответственно V5>4 - значение ячейки V5 если больше числа 4, то выполняется условие ИСТИНА,1 ("Очень продуктивный"), если же нет - то Ложь, 0 - "Продуктивный"

Отчёт дня

Символ(10) -абзацный отступ, без которого функция сцепить слепит вам все строки в одну нечитаемую кашу. А при наличии сделает вам перенос между каждым значением ячейки.