В качестве примера, возьмем договор в строительстве. Договоры в строительстве обычно длятся несколько лет, в их рамках заключаются договоры с субподрядчиками, поставщиками материалов, услуг и т.д.
Отследить все потоки, относящиеся к такому долгосрочному договору на практике сложно, как правило, это ручной труд. Кроме того, в процессе его реализации постоянно изменяются цены на материалы и услуги, т.е. возникает необходимость сравнить запланированные расходы и фактические.
Я предлагаю такую модель
Все расходы по договору аккумулируются в сводной таблице
В данную таблицу можно добавить любое количество подрядчиков и любые, сопутствующие выполнению договора расходы (аренду офиса, оплату работы офиса и т.д.).
Чтобы отследить взаимоотношения в подрядчиком нужно сделать три расчетных листа.
1 лист с планом работ
На этот лист заносится план работ, который должен выполнить подрядчик, в натуральных и стоимостных показателях. Сначала план заносится по общему объему и стоимости работ, а потом распределяется помесячно. Все работы на этом листе должны быть полностью распределены.
План в стоимостных показателях переносится потом в сводную таблицу.
Для отслеживания факта создается еще два листа. В одном отслеживаются натуральные показатели, в другом - стоимостные. Данные по объемы и содержанию работ на всех трех листах должны быть одинаковыми
Лист 2 - исполнение факта в натуральных показателях
Лист 3 - исполнение факта в стоимостных показателях
В данном примере для расчета стоимостных показателей использовались договорные цены. При необходимости стоимостные показатели можно заносить в фактических ценах. В этом случае можно будет отследить соответствие запланированных и фактических цен.
Данные по фактическому исполнению в стоимостных показателях заносим в сводную таблицу.
Аналогичные таблицы создаются по всем подрядчикам, а стоимостные показатели по плану и факту аккумулируются в сводной таблице.
Для более быстрого поиска нужной статьи я сделала подборки:
Бюджетирование
Excel для работы с данными
Себестоимость и цены
Учет закупок и расчетов в Excel
Примеры в Excel и файлы к статьям можно найти по этой ссылке
