Фирма "1С" уже информировала пользователей о прекращении поддержки 1С:УПП в обозримом будущем. Конфигурация УПП не развивается, не использует новые возможности платформы "1С:Предприятие 8.3" и не поддерживает многие новые сервисы 1С. Переход же на новую корпоративную систему – в частности на 1С:ERP – это серьёзный процесс, требующий времени, ресурсов и подготовки .
Как сделать так, чтобы переход прошёл максимально успешно для компании, много лет работавшей в концептуально другом программном продукте? Об этом расскажем в нашем сегодняшнем материале.
Причины для перехода с 1С УПП на 1С ERP 2
В первую очередь обозначим, каким компаниям стоит рассмотреть возможность перехода на 1С:ERP Управление предприятием 2:
- Текущая система перестала отвечать требованиям вашего бизнеса;
- Любое изменение системы требует колоссальных временных и трудовых затрат;
- В текущей системе так и не были реализованы ключевые бизнес-процессы.
Если описанное выше про вас, то внедрение 1С:ERP станет выгодным вложением в развитие вашего бизнеса.
Ещё один важный фактор, о котором стоит помнить всем компаниям, автоматизированным на базе 1С:УПП, – ваш управленческий учет ограничен требованиями регламентированного, и это не позволяет получать детальной аналитики по бизнес-процессам компании.
Подготовка к переходу: общие принципы
1C:ERP – программный продукт, отличный от 1С:УПП. Регламентированный учет здесь вторичен, поэтому при автоматизации сделать в точности так, как было в 1С:УПП, не получится, это следует понимать.
Чтобы переход прошел максимально гладко, вы можете сделать следующее:
- Начните заранее готовиться к переходу, чтобы хватило времени проработать все "узкие места".
- Прорабатывайте все требования заинтересованных сторон;
- Взгляните на ваши бизнес-процессы с точки зрения портфеля стратегических вариантов развития вашего бизнеса;
- Выделите "узкие места" текущего учета;
- Проведите ревизию функциональности, которая используется в конфигурации 1С:УПП.
При переходе с 1С:УПП на 1С:ERP существуют две основные проблемы:
- Исторически накопилось большое количество доработок;
- Сложная архитектура баз данных.
Далее расскажем, что мы предлагаем делать в таких ситуациях.
Проблема 1. Большое количество доработок в исторической системе
На первый взгляд может показаться, что перед нами практически типовая система 1С:УПП, но как только начинаешь разбираться, выясняется, что одна доработка тянет за собой несколько других. И кажется, что это всё нужно и важно, что в компании всем этим пользуются.
На практике же не все доработки полезны и важны. Своим клиентам мы предлагаем провести инвентаризацию доработок, разделив их на три группы:
- Не актуальна, не используется;
- Нужно продублировать в ERP (с рефакторингом кода);
- Решается в ERP типовыми средствами.
Большинство доработок, которые приходилось делать в 1С:УПП, желательно перенести в 1С:ERP типовыми средствами, и чаще всего это возможно, что является одним из важных аргументов в пользу самого перехода. 1С:ERP – более гибкая система, многие задачи в ней решаются в типовом функционале.
Проблема 2. Сложная архитектура баз данных
Вторая возможная проблема – сложная архитектура баз данных.
Определимся с терминологией. Архитектура может быть простой/относительно простой и сложной. К простой архитектуре мы относим, например:
- Одна база 1С:УПП
- Несколько баз 1С:УПП (для разных юр. лиц)
- 1С:УПП, интегрированная с PDM-системой, CAD-системой, 1С:ЗУП, 1С:Бухгалтерия,…
Даже последний вариант – нормальный в плане перехода: вопросы интеграции решаемы.
Но бывают и вот такие архитектуры (да, это реальный пример!)
Для обслуживания такого количества баз требовалось 50 бухгалтеров и 10 специалистов ИТ-отдела. Перед нами стояла совсем нетривиальная задача: перевести это все на 1С:ERP. Нужно было найти ответы на следующие вопросы:
- Что делать с историей документов?
- Структура справочников разная. Как быть?
- Переходить частично или целиком?
- Разовый запуск или поэтапный?
- Неужели потребуется "переписать" все доработки под ERP?
- И как быть с имеющимися обменами?
Общие решения для всех кейсов при переходе с 1С УПП на 1С ERP
На два вопроса можно ответить сразу однозначно.
1. Истории документов надо оставлять в старых базах.
Да, существуют варианты типового переноса данных, которые отлично работают при переходе, к примеру, на новый релиз 1С:ЗУП или 1С:Бухгалтерия. Часто такие переносы даже не требуют вмешательства программистов, но это касается только небольших предприятий и абсолютно типовых систем. На комплексных проектах этот способ практически неприменим.
2. Не все доработки необходимо переписывать под новую систему.
После инвентаризации доработок, о которой мы сказали выше, становится понятно, какие процессы действительно требуют кастомизации, какие можно осуществить типовыми инструментами новой системы, а от каких можно отказаться.
Предлагаем рассмотреть несколько кейсов, которые наглядно иллюстрируют, с какими рисками мы сталкиваемся на проектах перехода с 1С:УПП на 1С:ERP и как грамотно действовать в каждом конкретном случае.
Кейс первый: полный перенос информации вручную из 1С УПП в 1С ERP
В этом кейсе рассмотрим переход с 1С:УПП на 1С:ERP с полным переносом всей информации вручную. В каких случаях это необходимо и какие есть риски?
Наш клиент – крупное производственное предприятие. В компании работает 400 человек, 70 одновременно работающих клиентов в системе. Внедрены все основные блоки системы 1С:ERP.
У клиента была одна база 1С:УПП, нужно перенести всё в 1С:ERP.
Как делали:
- Никаких обменов
- Ввод справочников вручную (тотальный пересмотр НСИ)
- Ввод остатков товаров на складах полуавтоматически – через синхронизацию по кодам
- Почти без обучения и тестовой эксплуатации
Возможности:
- Максимальное использование преимуществ 1С:ERP
- "Чистая" НСИ: без "мусора", дублей и прочего
- Запуск в кратчайшие сроки
Одна из особенностей данного предприятия – собственник сам активно погружен в бизнес-процессы. Благодаря этому нам удалось мобилизовать необходимые ресурсы со стороны клиента и запуститься в кратчайшие сроки.
Разовый переход с полным переносом всей информации вручную должен происходить только в очень короткое время, иначе данные будут терять актуальность.
Достаточно много людей было задействовано: по 10 человек с каждой стороны. Вдобавок сотрудники оказывали сопротивление, что тоже мешало двигаться проекту.
Получился достаточно сильный эффект от внедрения новой системы: в 2016 году мы запустили 1С:ERP на этом предприятии и система до сих пор удовлетворяет требования клиента.
Кейс второй: три базы 1С УПП с несинхронизированными справочниками – в одну систему 1С ERP
Довольно распространённая ситуация: каждое юридическое лицо в компании имеет свою отдельную базу 1С:УПП. И все эти УПП разные, между ними может отсутствовать синхронизация справочников и т.д. Такая ситуация была и у одного из наших клиентов.
Это производственное предприятие с двумя площадками и 700 сотрудниками. Запущены все основные блоки 1С:ERP, автоматизировано 70 рабочих мест.
Задача: из трёх баз 1С:УПП сделать одну 1С:ERP.
В такой ситуации невозможно осуществить быстрый переход из-за разной структуры данных.
Решение: поэтапный запуск с многократным переносом остатков.
Как делали:
- Номенклатуру и спецификации вводили вручную (силами операторов)
Сохранение преемственности со старыми справочниками, в частности остатками, и делает переход довольно длительным. На перенос 20 тыс. позиций мы потратили примерно 5 человеко-месяцев работы.
- Остатки переносили автоматически: при помощи кодов синхронизации
Если одна и та же номенклатура учитывается в нескольких базах 1С:УПП, то нужно вводить несколько кодов синхронизации, чтобы не возникало путаницы при загрузке остатков по разным организациям.
Подытожив, можем сказать: такой способ переноса данных использует преимущества 1С:ERP в части структуры НСИ, при этом позволяя сохранить преемственность с историческими системами.
Решившись на такой переход, нужно быть готовым к следующим рискам:
- Длительный срок перехода: проект более 1 года
- Всё равно сложно вводить НСИ
- Зависимость от человеческого фактора при вводе кодов синхронизации
Кейс третий: внедрение 1С ERP только в части производства
Если вы производственное предприятие и хотите внедрить 1С:ERP в кратчайшие сроки и с минимальными затратами, но ощутимым результатом, то вам стоит обратить внимание на этот кейс.
Этот способ подойдет тем компаниям, у которых действительно профессионально сделана 1С:УПП. Тогда мы можем внедрить 1С:ERP только в самых "узких" местах – в производстве и планировании.
Остатки в таком случае переносятся автоматически. Делаем перенос остатков только по производственным складам.
Ещё одно преимущество такого перехода: риски сводятся к минимуму, потому что основная система, в которой работает предприятие, остаётся работоспособна.
Тем не менее стоит помнить о том, что:
- Структура НСИ 1С:УПП сильно ограничивает
- Сложнее в дальнейшем перейти полностью на 1С:ERP
При дальнейшем полном переходе на 1С:ERP есть два варианта развития событий:
1. Нам придется ориентироваться на бизнес-процессы и структуру данных 1С:УПП, что не позволит максимально использовать возможности новой системы.
2. Есть риск, что 1С:ERP придется перевнедрять: заново выстраивать процессы, менять структуру данных и т.д.
Кейс четвертый: упрощение сложной архитектуры заказчика
Кейс под кодовым названием "Потревожить монстра": нашей задачей было превратить первую схему во вторую.
Клиент – холдинг с производством и розничной торговлей, в котором работает 3000 сотрудников. ИТ-архитектура предприятия состояла из 50 (!) баз данных:
- Две базы УПП: оперативная и финансовая
- Две базы ЗУП: управленческая и регламентированная
- Отдельная 1С:Управление торговлей 11
- Две (!) SQL-шины данных
- Три различных розничных решения (Трактиръ, 1С:Розница и стороннее ПО)
- BI-система
- OLAP-система
- Корп. портал
Конечно, для поддержания работоспособности такой архитектуры требовался большой штат программистов и консультантов – у клиента была организована своя первая линия поддержки.
Мы разработали концепцию постепенного перехода к новой архитектуре: план был расписан вплоть до 2021 года. Для успешной реализации такого перехода мы предложили клиенту несколько промежуточных архитектур:
Первый этап. 1С:ERP дополняет 1С:УПП в части производства, планирования и управления запасами.
На первом этапе мы ничего не убирали, только добавили систему 1С:ERP, заложив в неё нужные спецификации, технические карты, структуру справочников номенклатуры, материалов, сырья и готовой продукции. Также внедрили терминалы на производстве, чтобы обеспечить контроль производственных процессов и минимизировать издержки.
Второй этап. 1С:ERP полностью поглощает "оперативную" базу 1С:УПП.
Далее происходит постепенное поглощение 1С:ERP других систем. Первая упраздненная система – это "оперативная" база 1С:УПП. В данном случае логично было начать именно с неё, потому что на первом этапе 1С:ERP была дополнением 1С:УПП и настроена таким образом, что может включить в себя весь оперативный контур.
Третий этап. 1С:ERP полностью поглощает и "оперативную", и "финансовую" базу 1С:УПП.
Ещё через год 1С:ERP поглощает обе 1С:УПП, то есть полностью становится финансово-аналитической системой сводной отчетности для холдинга.
Четвертый этап. 1С:ERP поглощает периферийные системы: 1С:ЗУП, 1С:УТ, часть 1С:Розницы и т.д.
На крупных предприятиях с большим историческим наследием возможен только поэтапный переход. Самая главная задача – это максимально быстро получить какой-либо отчуждаемой результат. Именно поэтому проект мы начали с внедрения 1С:ERP без упрощения текущей архитектуры.
Риски и проблемы:
- Сложности промежуточных стыковок
- Сложности обновлений 1С:ERP в процессе разработки и внедрения – релиз должен быть в актуальном состоянии
- Структура НСИ 1С:УПП сильно ограничивает, поэтому нужно пересматривать и дополнять справочники по ходу проекта
- Велик риск остановиться на полпути – если отчуждаемой результат мы уже получили, а у руководства сменились приоритеты, то и интерес к проекту может постепенно угасать
Ошибки при переходе
1. Отсутствие концептуальной модели.
В последние годы всё больше клиентов осознают важность концептуальной модели, тем не менее мы хотим выделить это в отельный пункт, чтобы ещё раз напомнить: УПП и ERP – концептуально разные системы. Без детальной проработки модели будущей системы, вы не сможете получить максимум от продукта. ERP – набор механизмов, и важно знать, что это за механизмы, как эти механизмы могут работать, как могут подстраиваться под вашу ситуацию.
2. "Обучите нас, внедрять мы будем сами"
Кроме проектного внедрения, мы также оказываем консалтинговые услуги. Но для решения такой задачи, как переход с 1С:УПП на 1С:ERP одного обучения недостаточно. Вы хорошо знаете свои бизнес-процессы, мы хорошо знаем систему. Но для того, чтобы изучить систему на том уровне, на котором ей владеют наши специалисты, вам потребуется больше времени, чем нам, чтобы вовлечься в ваши бизнес-процессы. Самый лучший вариант – работать смешанной командой, что мы и практикуем на наших проектах.
3. Нет РП со стороны заказчика
В ходе проектного внедрения важно выбрать человека внутри вашей компании, который будет отвечать за ход процесса, иметь возможность повлиять на сотрудников изнутри, сможет вовремя дать обратную связь и увидеть "узкие места". Без выделения ответственного лица велика вероятность не довести проект до результата.
4. "С НСИ разберемся по ходу внедрения"
В нашей практике были клиенты, которые хотели начать внедрение 1С:ERP с бизнес-процессов, аргументируя тем, что в "НСИ всё плохо". Но если не разобраться с НСИ на этапе моделирования, то текущий бардак вы перенесете в новую систему. Действительно ли вы этого хотите?
5. Начинать автоматизацию с регламентированного учета
В данном вопросе очень важно находить баланс между потребностями бухгалтерии и собственников. В отличие от 1С:УПП, в 1С:ERP управленческий учет первичен. И если заранее не предусмотреть, какие данные, в каких разрезах собственник хочет видеть в системе, то после внедрения эти задачи придется решать либо обработками, либо вручную. Зачем, если ERP предлагает решение практически всех задач управленческого учета типовыми средствами.
6. Доработки типовых регламентных механизмов
Не надо дорабатывать типовые механизмы: велик риск получить неработающую систему. Как минимум система не будет обновляться самостоятельно. Если вы хотите реализовать доработку в части, например, расчета себестоимости, лучше всего сделать дополнительный АРМ – так система будет записывать данные в типовые документы системы, данные теряться не будут.
Переход с 1С УПП на 1С ERP: рекомендации
Не существует какого-то стандартного решения, подходящего для всех компаний, решивших совершить переход с 1С:УПП на 1С:ERP.
У каждого предприятия – своя предыстория, свои ограничения и возможности, свои слабые и сильные места, которые можно использовать для того, чтобы максимально эффективно внедрить ERP. Решение об архитектуре варианта перехода на новую систему должно быть индивидуальным в каждом случае.
Если же говорить об общих рекомендациях, то их можно сформулировать так:
- В части архитектуры – на основе представленных кейсов разработать свой уникальный план перехода.
- В части доработок – стараться максимально использовать типовой функционал ERP и "ломать" сопротивление пользователей на местах по части того, что им неудобно и непривычно.
- В части НСИ – минимизировать негативное влияние исторического "наследия" структуры справочников УПП. В идеале – ввести вручную "с нуля" всю номенклатуру и все ресурсные спецификации.
- В части сроков – минимизировать сроки получения первых результатов, но без назначения "психологически несдвигаемых дат запуска": это всегда приводит и к повышению рисков, и к увеличению бюджета из-за эмоциональной напряженности на проекте. Если вы планируете переход с 01.01.23, начните внедрение в марте 2022.
- И дайте 1C:ERP быть самой собой, не пытайтесь постоянно сравнивать новую систему с 1С:УПП.
