Ура! Вы выиграли тендер. Что дальше? Первое, с чем можно столкнуться – это возражения клиента. Формулировки могут быть разные:
«Нам нужно все то же, что вы предложили, но в три раза дешевле!»
«Нам нравится ваш креатив, но нужно все переделать!»
«Да я сама продакшеном занимаюсь 10 лет, это столько не стоит!»
«Да за эту цену можно квартиру в Москве купить!»
«А давайте поменяем… ведущих/материалы площадку!»
«И уберем… скорую/РАО/согласование с ГО!»
«И сократим… хостес/охрану/кейтеринг!»
Как реагировать?
Универсальной реакции, к сожалению, не существует. Для выбора правильного ответа существуют три фильтра (в порядке возрастания): юмор, вежливость, законы логики, экономики и физики.
Невозможно купить Майбах по цене Жигулей по понятным причинам требований к качеству и законам рыночной экономики. Креатив можно и нужно править, потому что, в конечном итоге, какими бы вы не были классными, клиент знает свой бренд лучше. Но ни в одном агентстве не сидят победители «битвы экстрасенсов», а без четких комментариев невозможно поправить его быстро. И квартиру в Москве тоже можно купить по цене бренд-зоны на фестивале – только ни одна квартира не рассчитана на посещаемость 50 тыс. человек в сутки. Главное – понять «боль клиента», оценить риски и найти компромисс между комментариями и здравым смыслом, с поправкой на психологический портрет визави. Не знаете что-то сами – идите за консультацией к студии/технарям/декораторам/GR, они помогут сформулировать возражения более предметно.
Подготовка: правила и лайфхаки
✓ Какие документы нужно вести постоянно, а не единоразово? Это CPS дорожная карта, общая презентация с актуальным статусом, чек-листы, схемы – то есть это папка оперативных документов по проекту, куда вносятся изменения. Это поможет вам и всем вашим подрядчикам максимально собраться.
✓ В случае, если у вас масштабное мероприятие, не забудьте отправить проект на согласование с гос. органами (префектура/управа, МЧС, УВД, ФСБ). При численности до 5000 человек в Москве документы отправляются за 30 календарных дней, свыше 5000 – за 45 календарных дней. В регионах же могут быть свои нюансы. Сюда же относим инициацию договоров с РАО и ВОИС, если у самой площадки нет договора с ними.
✓ Необходимо обязательно писать четкие и понятные брифы продакшену: своевременно отправлять им отрисовки и размеры, пожелания по материалам, райдеры артистов и ТЗ по прокатному оборудованию. Если вы что-то не понимаете, даже без технического директора, прокатчики вам помогут: проговаривайте все с ними, рассказывайте о своих сомнениях, честно говорите, что вы не знаете, как что-то делать – вас научат.
✓ Не забывайте обсуждать любые изменения с креативом, и обязательно отправлять на чек продакшену визуализации и механики от креатива до отправки клиенту. Это очень важно, так как то, что рисует креатив, к сожалению, не всегда можно реализовать.
✓ Своевременно предупреждайте клиента о допкостах/экономии (если она есть) на проекте.
✓ Письменно фиксируйте все договоренности с клиентом, индор-специалистами и контрагентами: делайте скрины чатов в мессенджерах, сохраняйте переписку в почте. Это не столько вопрос недоверия, сколько возможности в состоянии нахлынувшего потока информации не забыть о договоренностях.
День Х
Какие документы вам нужно иметь при себе до выезда на монтаж?
✓ Списки на монтаж.
✓ Схемы, согласования, презентации всех элементов, всей расстановки, которая у вас будет.
✓ Чек-листы с фиксацией всех договоренностей (включая мелкие, вроде «салфетки завернуть под 30 градусов»).
✓ График монтажа (спойлер: он крайне редко работает, и все в любой момент может пойти не по графику, но, тем не менее, очень удобно иметь перед собой документ в качестве ориентира, чтобы хотя бы понимать, где и какая у вас задержка).
✓ Фотокастинг персонала, прописанные промо-речи и механика.
✓ Обязательно иметь под рукой распечатанное меню (бар), чтобы проверять выход кейтеринга.
✓ Контакт-лист ответственных по зонам: РПГ, техники, тех-директора, подрядчики, менеджеры по персоналу, букинг-менеджер, менеджер площадки и так далее.
✓ Очень помогает всегда возить с собой цветопробы и веера Pantone и Oracal. Они обезопасят вас от замечаний, вроде «вы не попали в цвета», которые стабильно прилетают от заказчика во время монтажа.
✓ Сценарий, тайминг, контент – этим должен заведовать режиссёр, поэтому все-таки, лучше, если он у вас будет.
И… стартуем!
#чек-лист #event-менеджер #ивент
