Сложно переоценить вклад трудового коллектива в достижение корпоративных целей, именно поэтому работа с ним так важна. Осуществляется она поэтапно. Один из первых этапов — планирование трудовых ресурсов . В статье рассказываем о том, что представляет собой этот процесс, какие задачи решает, как осуществляется.
Понятие планирования трудовых ресурсов
Под термином понимают процесс оценки потребности в трудовых ресурсах , то есть в трудоспособных сотрудниках, которые смогут выполнять операции, способствующие достижению целей компании. Задача этого процесса — обеспечить организацию кадрами при любых условиях. То есть такое планирование осуществляется для того, чтобы поддерживать и совершенствовать способности организации функционировать, в том числе за счёт работы с персоналом и увеличения его численности.
Надо сказать, что процессу планирования, формирования и развития трудовых ресурсов уделяется много внимания в последнее время не просто так. Сегодня затраты на труд составляют значительную долю всего объёма расходов у многих компаний, поэтому важно оптимизировать их. Просто сокращать нерационально, ведь, по сути, речь идёт ещё и о человеческих ресурсах, о человеческом капитале, которые могут сделать компанию более конкурентоспособной в рыночной среде, способствовать её росту. Это объясняется тем, что именно сотрудники:
- работают напрямую с клиентами, выстраивая с ними долгосрочные отношения и побуждая уровнем сервиса, качеством оказываемых услуг возвращаться в компанию снова и снова и рекомендовать её своим друзьям и знакомым;
- управляют машинами, инструментами, механизмами, которые есть на производстве (без людей все эти устройства не приносили бы дохода);
- могут постоянно совершенствовать свои умения и навыки, чтобы оптимизировать бизнес-процессы или экономить другие ресурсы компании без потери качества продукта, тем самым повышая свою ценность.
Этими особенностями и обусловлены высокая стоимость трудовых ресурсов и необходимость внимательно подходить к процессу их использования.
Качественный и количественный характер потребности в трудовых ресурсах
Поскольку основная цель компании — не просто обеспечить себя трудовыми ресурсами, но кадрами, которые способствуют увеличению производительности труда, уже сложившийся коллектив или подходящих кандидатов оценивают по качественным и количественным характеристикам.
- Качественная характеристика — это необходимость привлечь трудоспособных сотрудников, которые и физически смогут выполнять нужную работу, и будут иметь нужные интеллектуальные способности. То есть смогут быстро обрабатывать информацию, креативно мыслить либо заниматься аналитикой, если того требует позиция и т. д. Более того, под качеством трудовых ресурсов понимается и наличие у них нужных знаний, умений, навыков, а также опыта, квалификации, необходимых для выполнения своих обязанностей.
- Количественная характеристика сводится к необходимости привлечения трудовых ресурсов в нужном количестве. То есть имеется в виду, какие именно специалисты нужны и сколько. Количество рассчитывают исходя из стратегических целей компании и краткосрочных задач, а также с учётом оценки объёма работы, которую необходимо выполнить, её характера. Например, какие-то операции сможет выполнить один человек, в то время как для осуществления других нужна команда специалистов или бригада.
Важно! Чтобы объективно оценить потребность в количестве сотрудников, применяют разные методы. Среди них: фотография рабочего времени, при котором поочерёдно фиксируются все действия, выполняемые сотрудником на нужном рабочем месте, после чего оценивается фактический объём работы. Либо проводится собеседование с этим сотрудником и его непосредственным руководителем, по результатам которого делаются выводы о необходимости привлечения дополнительного персонала.
Задачи, выполняемые при планировании трудовых ресурсов
В процессе можно выделить несколько этапов.
- Определение ключевых целей на ближайшее время. К примеру, надо увеличить объём выпускаемой продукции или наладить выпуск новой линейки товаров.
- Адаптация этих целей к требованиям рабочей силы: сколько человеко-часов нужно с учётом особенностей производственного процесса.
- Расчёт и оценка коэффициента текучести кадров, анализ уровня увольняемости. Также на этом этапе прогнозируют, сколько сотрудников может понадобиться для замены.
- Оценка предстоящих изменений рабочего времени. Она позволяет увидеть, где ощущается дефицит кадров.
- Анализ спроса на рабочую силу под влиянием определённых факторов. К примеру, изменится ли количество требуемых сотрудников, если освоить новые технологии, выйти на новые рынки сбыта и пр.
- Окончательный выбор действий, которые позволят преодолеть проблемы или приспособиться к ним. То есть важно определиться, надо ли поменять технологию работы, привлечь новый персонал или рассмотреть вариант движения трудовых ресурсов (временное перераспределение сотрудников, которые уже есть в штате).
- Развитие трудовых ресурсов , управление ими.
При выполнении процесса планирования важно оценивать сильные и слабые стороны работников, которые будут привлекаться к реализации поставленных целей. А для этого важно понимать, какие знания и навыки могут понадобиться на новых позициях, и озвучивать их ещё на этапе подбора персонала. Это сэкономит время и силы в будущем, поскольку позволит сразу отсеять слабых кандидатов или тех, которые не удовлетворяют нужным требованиям.
Чтобы ускорить процесс введения отобранных специалистов в должность впоследствии, надо будет ознакомить их не только с трудовыми обязанностями, но также с результатами, по которым их труд будет оцениваться. И здесь речь идёт уже о ценном конечном продукте (ЦКП) каждого сотрудника, причём этот сотрудник должен понимать не только свой ЦКП, но и ЦКП других членов команды. В противном случае добиться слаженности действий и высоких результатов будет крайне сложно.
Расчёт потребности компании в трудовых ресурсах
Численность персонала напрямую зависит от объёма выпуска продукции и производительности труда. При расчёте учитывают, сколько сотрудников работает в настоящий момент и какой объём работы они выполняют, после чего смотрят, насколько этот объём должен увеличиться и, соответственно, сколько людей дополнительно понадобится.
Обратите внимание на несколько моментов.
- Расчёты осуществляются отдельно по разным категориям персонала (рабочие, специалисты, руководители и пр.).
- Использовать универсальную формулу здесь не получится, так как исходные данные у разных предприятий разные. Чаще всего отличия в количестве рабочих мест, нормах выработки, наконец, в категориях самих рабочих (есть те, кто работают посменно, и там будет иметь значение количество смен в сутки).
- При расчётах также важно проанализировать, как изменится производительность труда, если модернизировать оборудование, освоить новые технологии производства, автоматизировать бизнес-процессы и т. д. Однако, принимая решение о необходимости модернизации или автоматизации производства, надо закладывать средства на обучение персонала работе в новых условиях.
То есть, планируя дальнейшие шаги по развитию, важно рассматривать проблему с разных сторон, чтобы найти оптимальный вариант.
Важность учёта юридических аспектов при планировании трудовых ресурсов
Законодательные изменения могут существенно влиять на потребности компании в человеческих ресурсах. Прежде всего Трудовой кодекс накладывает определённые ограничения на работодателя, регламентируя продолжительность рабочего времени персонала, времени отдыха, а также определяя условия перевода с одной работы на другую.
С другой стороны, при планировании руководителям предприятий важно объективно оценивать свои возможности, а не только опираться на результаты анализа структуры трудовых ресурсов , ведь система социального страхования обязывает компании закладывать средства на обязательные отчисления в фонды за работников.
Выводы
Трудовые ресурсы — важнейшие ресурсы компании. Они напрямую влияют на её конкурентоспособность, а также составляют внушительную долю всего объёма её расходов. Именно поэтому так важно грамотно подойти не только к процессу формирования трудовых ресурсов с учётом факторов , которые влияют на них (а это: правовые нормы, регулирующие трудовые отношения, стратегия развития и т. д.), но и к процессу планирования. Для этого следует объективно оценивать потребность в специалистах на каждом этапе развития и рассчитывать её с учётом качественного и количественного подходов.
Подписывайтесь на канал и регистрируйтесь на бесплатный мастер-класс Александра Высоцкого по систематизации бизнеса.
