Всегда и у всех количество времени одинаковое. Почему же многие жалуются на его нехватку? Давай попробуем в этом разобраться на примере моего коллеги.
Мой коллега всегда задерживается на работе, чтобы доделать свои ежедневные задачи. Иногда ему приходится проводить на рабочем месте и часть выходных дней. Он всегда старался держать в голове все свои дела, но иногда все равно что-то забывалось.
Решить проблему нехватки времени, а точнее, правильно его распределить, нам поможет тайм-менеджмент. Сейчас мы поговорим о том, что это такое.
Тайм-менеджмент — это научный подход к организации времени и повышению эффективности его использования.
Тайм-менеджмент позволяет:
⦁ отделять важное и избавляться от ненужного;
⦁ достигать задуманного без суеты;
⦁ получать удовольствие не только от результата, но и от процесса;
⦁ уважать время других;
⦁ сосредоточить усилия на нужной задаче;
⦁ жить и работать осознанно.
Представь, что существует банк, который каждое утро перечисляет на твой счёт 86400 долларов. Он не хранит ежедневный остаток. Каждую ночь он приравнивает весь остаток, который ты не используешь в течение дня, к нулю. Что ты сделаешь?
Знай: у каждого из нас есть счёт в этом банке. Его название – «Банк времени», а счета в нём – наше собственное время. Мы не можем вернуться назад или взять кредит за счёт завтрашнего времени. Мы должны жить в настоящем на то, что нам дано сегодня.
Где не существует настоящего?
Линия перемены дат проходит условно по 180-му меридиану в Тихом океане. При путешествии через эту линию на запад попадаешь в собственное будущее – на день вперед, в завтра. А при пересечении на восток – попадаешь в прошлое и снова переживаешь вчера. А вот настоящее в этом месте практически не существует. Разве что при путешествии вдоль меридиана.
Что крадёт время?
Врага надо знать в лицо. Посмотри на основные проблемы и методы их решения.
- Личная неорганизованность - Матрица Эйзенхауэра. Планирование
- Неспособность сказать «НЕТ» - Умение сказать «НЕТ». Принцип «60/40». Делегирование
- Отсутствие самодисциплины - Целеполагание. Планирование
- Плохое планирование рабочего дня - Планирование. Принцип «60/40»
- Недостаток мотивации - Определение ключевых областей
- Болтовня на частные темы - Принцип «60/40»
Не нужно пытаться успеть всё и расписывать свой день до минут. Согласись, часто возникают неожиданные дела, и их не запланируешь. Давай посмотрим, какие приёмы тайм-менеджмента помогут справиться с такими сюрпризами.
Метод 60/40
Целесообразно отдавать запланированным делам только 60% рабочего времени.
20% рабочего времени оставлять на незапланированные действия и задачи.
Ещё 20% рабочего времени резервировать для спонтанных действий.
Создание нескольких «окон» по 40-60 минут после блоков одного вида деятельности значительно облегчит твой день.
Самое главное в тайм-менеджменте — научиться отделять важное от несущественного. Распределять дела и входящую информацию по приоритетам.
Ключевые области
Определение приоритетов — задача простая. Сложнее определить неприоритетные задачи, которые следует отложить, и строго придерживаться своего решения.
Выбирай будущее, а не прошлое.
Сосредотачивайся на благоприятных возможностях, а не на проблеме.
Выбирай собственное направление, а не плыви по течению вслед за победителями.
Ставь цели, которые дадут видимый результат, а не те, что достигаются безопасно и просто.
В определении приоритетов нам помогут «Ключевые области» — один из методов целеполагания.
Ключевые области – это важнейшие сферы твоей жизни, в которых тебе нужно добиться определённых результатов.
Самое первое, что стоит запомнить: ключевые области важно правильно определить.
⦁ Оптимальное количество — 5-7.
⦁ Области должны быть достаточно широкими. Для большего удобства рекомендуется их разбить на две группы: «Работа» и «Личная жизнь».
Кроме того, важна правильная формулировка, ведь это только сферы, а не пути достижения. Поэтому в названии должны быть только существительные, и не должно быть глаголов. Приведу примеры:
Семья
Расходы
Карьера
Цели
В каждой ключевой области необходимо поставить конкретные цели. И важно уметь отличить желание или мечту от цели.
Преобразуем желание в цель:
Чего я хочу? Формулируем желание.
Как я пойму, что достиг того, чего хочу?
Сколько времени мне понадобится?
Например:
⦁ Я хочу карьерного роста.
⦁ Я буду в должности топ-менеджера.
⦁ Я достигну этого через 3 месяца.
⦁ Для этого мне нужно сдать 5 успешных проектов и заключить 10 договоров.
Но этого недостаточно. Необходимо получившуюся цель разбить на конкретные шаги к её достижению.
Установи сроки.
Укажи себе срок, к которому должен быть завершён каждый шаг.
Оценивай свои силы.
Не стремись выполнить всё за неделю.
Действуй маленькими шагами.
Не старайся за один шаг пройти полпути к цели — мелкие шаги быстрее приведут к успеху.
Что делать, если срок истёк, а цель так и не достигнута? На этот случай есть целых 3 решения:
⦁ Передвинуть сроки
Возможно, не хватило совсем немного времени.
⦁ Найти недостающие ресурсы. Каких ресурсов тебе не хватает? Можно ли получить их быстрее?
⦁ Изменить цель. Подумай, эта цель всё ещё для тебя актуальна? Или стоит её переформулировать?
Важно уметь разделять мечту, цели и шаги?
Есть одно полезное приложение, которое поможет определить реализуемость цели. Называется «Фильтры Манна». Выбираешь один вариант для каждого вопроса и нажимаешь «Получить ответ». Приложение анализирует критерии и даёт совет: стоит браться или нет.
Хорошей тебе реализации, если приложение советует: «Действуй!».
Ещё один приём распределения времени – это матрица Эйзенхауэра. Она позволяет сортировать задачи. Сейчас я расскажу тебе, как это происходит:
⦁ Выполни сразу
Это или авральные дела, связанные с неуправляемыми внешними факторами влияния, или запущенная ситуация, результат недостаточного анализа ситуации руководителем.
⦁ Установи срок выполнения
Работа приоритетная и перспективная. Эффективный руководитель продуктивно и качественно выполняет её в спокойной обстановке, своевременно, раскрывая потенциал профессионального роста.
⦁ Делегируй
Такие дела мешают эффективности руководителя. Это могут быть задачи, не связанные с целью, или те, которые можно передать компетентным коллегам.
⦁ Забудь
«Пожиратели временного запаса» – сёрфинг в интернете, долгие совещания. Они приводят к авралам, снижению качества работы, усталости, выгоранию и неудовлетворённости.
Аудитория Дзен очень странная и я сомневаюсь, что подобные статьи на канале будут читаться, но я нашел много интересного в исследованиях эффективности, поэтому будет еще ряд подобных текстов.
