- К какому бизнес-процессу относится
"Подготовка документов на отгрузку товара покупателю"?
Несмотря на кажущуюся очевидность ответа, многие, зная меня не рискнули даже отвечать. При практически прямых подсказках никто не нашёл правильного ответа.
У Михаила Рыбакова, автора книги "Как навести порядок в своем бизнесе" есть фраза:
- У каждого бизнес-процесса должен быть владелец. Естественно, чтобы определить владельца, необходимо определиться с привязкой операций к бизнес-процессам.
Я, наверное вас сильно удивлю, но термин бизнес-процесс я узнал на пенсии. То есть в процессе всей своей более, чем 30-летней трудовой деятельности я не сталкивался с этим термином ни разу.
Но вернёмся к бизнес-процессу, его владельцу и управлению предприятием. Я Михаилу Рыбакову объяснил, что предприятием невозможно управлять с помощью бизнес-процессов. Предприятие управляется через функциональную структуру управления. То есть с помощью функции управления. С помощью бизнес-процессов можно спланировать какие-то элементы оперативной деятельности предприятия. Не более.
Мой вопрос как раз и показывает, что привязать самую распространённую и самую значимую операцию любого предприятия к конкретному бизнес-процессу невозможно. То есть невозможно определить её владельца.
Почему и что происходит при выполнении этой операции?
Расписываю некоторые (не все) процессы, происходящие при подготовке документов на отгрузку на примере предприятия оптовой торговли. Это будет попроще.
1. Чтобы выполнить эту операции мы обязаны ввести в программу управленческого учёта "Заявку покупателя". На бумажном носителе это "Счёт" для оплаты покупателем.
Как только мы проводим этот документ в программу, отдел снабжения получает информацию об изменении статуса остатков на складе, то есть об уменьшении доступного остатка товара для отгрузки. Если заказ крупный, или товара на складе недостаточно автоматически возникает потребность на пополнение запасов. Так как на предприятии менеджеров больше одного, то одновременно может быть оформлено значительное количество заявок. Уже по ним отдел снабжения начинает работу по формированию плана поставок. Хотя ещё никакого изменения самих остатков не произошло. Также в этот момент запускается бизнес-процесс "Логистика". Заявки ставятся в план доставки, а недостающий под них товар в "План поставки". Формируется потребность в логистических ресурсах.
2. Как только мы на основании заявки формируем документы отгрузки, бухгалтерские - счёт, ТОРГ-12, или ТТН и счёт-фактуру, или УПД, а также документы внутреннего оборота предприятия, мы начинаем формировать реестры документов, то есть запускается бизнес-процесс "Архивация" по всем видам и формам документов. Снижаются складские остатки в программе управленческого учёта и запускается бизнес-процесс "Снабжение" по полному циклу.
3. Одновременно запускаются два процесса по обработке информации - "Аналитика продаж" и "Налоговая отчётность".
4. Начинается формирование регистров учёта и документооборота для проведения процедур по бизнес-процессу "Инвентаризация".
Это основной перечень бизнес-процессов, которые запускаются документооборотом по отгрузке. А кто владелец? Кто отвечает за это? Ответ очевиден - директор предприятия.
Какой вывод? Сказать, что бизнес-процессы не существуют, будет неверно. Но, современный взгляд на них, скорее всего некорректный. Их значение для управления предприятием тоже трактуется неправильно.
Я при попытке объяснения проблемы использовал два примера. Первый - деление на "ноль". Математика говорит, что делить на "ноль" нельзя. Второй - задача про Ахилла и черепаху. Задача показывает, что догнать черепаху невозможно, так как когда вы доходите до того места, где она была, черепаха успевает отползти.
В чём ошибка? Как ни странно, но в моём детстве это объяснялось. Сейчас объяснение ошибки куда-тот пропало.
Ключевой термин - ДИСКРЕТНОСТЬ ПРОЦЕССА.
Деление на бизнес-процессы - это дискретность и это деление на "ноль". Так как от самого бизнес-процесса отдельно получить результат невозможно.
Объединяем два примера в одну фразу и получаем -
НЕЛЬЗЯ ЦЕЛЫЙ НЕПРЕРЫВНЫЙ ПРОЦЕСС ДЕЛИТЬ НА СОСТАВЛЯЮЩИЕ ЕГО ЧАСТИ И УПРАВЛЯТЬ ИМИ, КАК САМОСТОЯТЕЛЬНЫМИ НЕЗАВИСИМЫМИ ПРОЦЕССАМИ.
ПЛАНИРОВАНИЕ ЦИКЛА ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ПРЕДПРИЯТИЯ ПРОВОДИТСЯ ЦЕЛИКОМ. ТАК ЖЕ ПРОВОДЯТСЯ ВСЕ КОРРЕКТИРОВКИ ЭТОГО ЦИКЛА.
Легко объяснить на собственном организме - сегодня едим, а завтра дышим. Так не получится.
Первый документ в документообороте на отгрузку - "Заявка на поставку" или "Счёт" для оплаты. Это идентичные документы. На схеме выделено красным. Выше на схеме показаны функции управления, которые включаются в работу по этому документообороту, Ниже в таблице расписан функционал по каждой из функций управления и исполнения.
А где же бизнес-процессы? А бизнес процессы - это часть планирования.
Для чего они требуются? Возьмём часть этого процесса
"Принять заказ".
1. Кто будет принимать?
2. Каким способом? Лично сходит к клиенту, по телефону, через сайт.
3. Как оформит? Чем оформит?
4. Куда занесёт информацию?
5. В каком формате?
6. Кто пользователь информации?
7. Как он её получит?
8. Кто контролирует?
9. Какие ресурсы для этого потребуются? Стол, стул, компьютер, сервер, программа, принтер, с какими характеристиками.... и т.д.
Это всё называется "ПЛАНИРОВАНИЕ".
То, что показано на схемах, называется "ОРГАНИЗАЦИЯ" или перевод планирования в функционал.
В зависимости от объёма работы, функционал по идентичным процессам будет сильно отличаться, как и ресурсное, и техническое обеспечение этих процессов.
Задача управления, то есть планирования и организации - получить максимально возможную отдачу от используемых ресурсов. При этом необходимо учитывать тенденции развития предприятия.
Сам по себе сотрудник не работает по бизнес-процессу. Это алгоритм работы не поддерживается нашим мозгом. Мы используем для работы навык. При этом большинство сотрудников работает одновременно в нескольких бизнес-процессах, переключаясь между ними.
Организовав работу сотрудника строго по бизнес-процессу, вы, скорее всего, получите экономический эффект, но полноценной отдачи при таком подходе получить нельзя.
УПРАВЛЕНИЕ ПРЕДПРИЯТИЕМ ПРОИЗВОДИТСЯ ЧЕРЕЗ
ФУНКЦИОНАЛ УПРАВЛЕНИЯ.
ПЛАНИРОВАНИЕ - ЧАСТЬ ФУНКЦИОНАЛА УПРАВЛЕНИЯ.
БИЗНЕС-ПРОЦЕСС - ЧАСТЬ ПЛАНИРОВАНИЯ.
Как связаны между собой бизнес-процесс и функция, можно прочитать в одноимённой статье.
