Трудовой инспектор может прийти с проверкой в любую организацию, независимо от ее численности и специфики деятельности, без уведомления (например, на вас пожаловался сотрудник, что вы не платите ему заработную плату) и потребовать предъявить ему все документы, предусмотренные трудовым законодательством.
Роструд перешел на риск-ориентированный подход при проверках. Регулярность плановых проверок теперь зависит от категории риска, присвоенной компании.
Всего выделено пять категорий. В зависимости от категории риска периодичность проведения плановых проверок будет составлять:
Не будут проверять организации, которым посчастливится попасть в категорию низкого риска.
Для юридических лиц или индивидуальных предпринимателей предусмотрен коэффициент устойчивости их добросовестного поведения (Ку), который рассчитывается для каждого работодателя на основании следующих показателей:
- наличие несчастных случаев;
- факта задолженности по заработной плате;
- наличие факта назначения административных наказаний.
Т.е., если у вас произошел несчастный случай, то вас из категории, например, умеренного риска, могут перевести в категорию среднего риска и следовательно - проверять будут чаще.
Конечно лучше быть готовым к визиту инспектора, а это подразумевает не только иметь грамотно оформленную документацию, но и быть подготовленным психологически.
Любая выездная проверка ГИТ, особенно внеплановая, – это стресс для работников кадровой службы. В такой ситуации легко растеряться и совершить ошибки, которые повлекут негативные последствия как для самого кадровика, так и для компании. Например, не пускать инспектора в организацию, грубить, предлагать взятки, необоснованно не знакомить с запрошенными документами.
Деятельность ГИТ подпадает под действие Федерального закона от 26.12.2008 N 294-ФЗ "О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля". Законодательство предусматривает обязательное согласование с прокуратурой проведение плановых проверок, но это не затрагивает внеплановые, когда инспектор может прийти к вам в любое время, если на это у него есть основания (произошел несчастный случай с работником, жалоба работника и т.п.). Для внеплановых выездных проверок по основаниям, предусмотренным статьей 360 Трудового кодекса, согласование с прокуратурой не нужно.
Для начала
Вы можете попросить у инспектора распоряжение (приказ) руководителя территориального подразделения Федеральной инспекции труда, в котором был бы четко прописан предмет проверки, в противном случае, есть риск нарваться на "левую" проверку, цель которой - получить от вас взятку.
Проверку должно проводить то должностное лицо, которое указано в этом приказе. Если инспектор не предъявил служебное удостоверение, попросите его это сделать. Настаивайте на возможности снять копию с распоряжения и записать реквизиты удостоверений.
В приказе о проведении проверки должны быть указаны цели, предмет и срок, основания для проведения проверки, даты ее начала и окончания. В нем также перечисляют все запланированные мероприятия по контролю, документы, которые вы должны представить проверяющим.
Запомните одно правило: любой государственный служащий не вправе выходить за пределы своей компетенции и предмета проверки. То же касается и государственных инспекторов труда. Если предметом внеплановой проверки является порядок начисления и выплаты заработной платы, то проверять вопросы правильности оформления трудовых книжек и ведения предприятием бухгалтерского учета они не вправе. Если у вас требуют документ, не относящийся к теме проверки, вы вправе отказать в его предоставлении.
В ходе проверки вы можете давать разъяснения, и инспектор не должен этому препятствовать (ч. 1–4 ст. 14, ст. 21 Закона № 294-ФЗ).
Если документы у инспектора в порядке, то посмотрим, что же обычно они проверяют
В первую очередь проверяют кадровые документы, и именно от их наличия и грамотного оформления зависит успешное прохождение проверки.
Обязательными документами являются:
- штатное расписание (ст. 57 ТК РФ);
- правила внутреннего трудового распорядка (ст. ст. 56, 189, 190 ТК РФ);
- документы, устанавливающие порядок обработки персональных данных работников, их права и обязанности в этой области (ст. ст. 86, 87, 88 ТК РФ);
- положение об оплате труда (если правила оплаты труда не прописаны в правилах внутреннего трудового распорядка);
- трудовые договоры (ст. ст. 56 и 67 ТК РФ);
- табель учета рабочего времени;
- трудовые книжки (ст. 66 ТК РФ);
- книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;
- график сменности (ст. 103 ТК РФ);
- график отпусков (ст. 123 ТК РФ);
- приказы по личному составу;
- личная карточка;
- правила, программы обучения и инструкции по охране труда (ст. 212 ТК РФ);
- перечни выдачи СИЗ и смывающих средств;
- медицинские книжки работников.
Если в трудовом договоре отсутствуют должностные права и обязанности работника, то обязательной становится должностная инструкция.
Если в трудовом договоре есть положение о соблюдении работниками коммерческой тайны, и, соответственно, то должно существовать положение об охране такой тайны.
Рекомендации работодателю как правильно общаться с инспектором
Ведите себя вежливо. В зависимости от ситуации держитесь нейтрально или дружелюбно. Не проявляйте враждебное отношение, тем более агрессию, даже если вас что-то раздражает. Не паникуйте, отвечайте на вопросы уверенно. Постарайтесь найти с инспектором общий язык.
Если проверку проводят по жалобе работника, представьте инспектору производственную характеристику на него. Нередко сотрудники обращаются в ГИТ, чтобы отомстить работодателю, например, за применение дисциплинарных взысканий. Важно объяснить инспектору, с чем связано обращение работника в ГИТ. При этом характеристика не должна быть предвзятой и отражать субъективное отношение к работнику.
Не старайтесь задобрить инспектора с помощью подарков. Не все это оценят. Тем более не предлагайте взятку. Помните, что за это грозит уголовная ответственность (ст. 291 УК РФ).
Если инспектор вымогает взятку, обратитесь в правоохранительные органы.
Когда можно не предоставлять инспектору документы
Если вы не предоставляете инспектору документы, которые он запрашивает, по общему правилу, вы рискуете. Это приведет к штрафу, а при повторном нарушении директора могут дисквалифицировать на срок до года (ст. 19.4.1 КоАП РФ). Однако иногда работодатель на законных основаниях вправе отказаться предоставить проверяющему документы.
Документы не относятся к предмету проверки. Если причиной для внеплановой выездной проверки стало обращение работника, инспектор должен проверять только те факты, на которые тот жаловался. Если ГИТ выйдет за пределы предмета проверки и запросит информацию или материалы, которые не связаны с жалобой работника, то суд признает проверку незаконной. Например, если сотрудник указал только на нарушение сроков выплаты зарплаты, ГИТ не вправе запрашивать у работодателя документы по охране труда (п. 3 ч. 1 ст. 15, п. 5 ч. 2 ст. 20 Закона № 294-ФЗ, апелляционное определение Ярославского областного суда от 3 февраля 2015 г. по делу № 33 – 440/2015).
Документы не входят в число обязательных для работодателя. Иногда инспектор запрашивает документы, иметь которые работодатель не обязан. Даже если они относятся к предмету проверки, их отсутствие не будет нарушением. Например, в компании не обязательно утверждать положение об оплате труда, соответствующие вопросы могут регулировать правила внутреннего трудового распорядка (ст. 135 ТК РФ). Работодатель не обязан вести личные дела, журналы регистрации приказов, разрабатывать должностные инструкции и т. д.
Результаты проверок
По результатам проверок сотрудники трудиспекции вправе вынести предписание об устранении выявленных нарушений, параллельно с этим может быть возбуждено дело об административном правонарушении по ст. 5.27. КоАП РФ.
По окончании проверочных мероприятий ознакомьтесь с их результатами и укажите в акте, согласны вы с ними или нет. В течение 15 дней с даты, когда вы получите акт, представьте в ГИТ письменные возражения по акту проверки или выданному предписанию и приложите подтверждающие документы (ч. 12 ст. 16 Закона № 294-ФЗ).
Необходимо вести журнал регистрации проверок, несмотря на то, что закон в настоящее время этого не требует. Из него вы сможете понять, какие органы и когда проверяли компанию (ч. 8, 9 ст. 16 Закона № 294-ФЗ). Можно разработать свою форму журнала или использовать типовую, которая утверждена приказом Минэкономразвития России от 30 апреля 2009 г. № 141. Прошейте, пронумеруйте и удостоверьте журнал печатью компании (при ее наличии) (ч. 10 ст. 16 Закона № 294-ФЗ).
Если при проверке, а также подготовке материалов дела об административном правонарушении были допущены грубые ошибки: например, проверялось то, что не имело никакого отношения к предмету проверки, либо были допущены процессуальные ошибки при составлении протокола или вынесении постановления, то вы имеете право обжаловать подобные действия и решения государственных инспекторов труда.
Для тех, кто решил попросту саботировать работу проверяющих и игнорировать результаты проверки, напомним, что в соответствии с ч. 1 ст. 19.4. КоАП РФ неповиновение законному распоряжению или требованию должностного лица органа, осуществляющего государственный надзор (контроль), а равно воспрепятствование осуществлению этим должностным лицом служебных обязанностей влечет за собой наложение административного штрафа.
Редкая проверка заканчивается актом о полном соответствии организации нормам трудового права
Лично я таких проверок вообще не встречала. Трудовой инспектор ВСЕГДА (даже если вы думаете, что у вас все идеально в организации) что-нибудь да и находит в виде нарушения трудового законодательства.
Требования к работодателю суровы и многочисленны. Чтобы не получить необоснованных штрафов, руководитель организации должен хорошо ориентироваться в правилах проведения проверок ГИТ, при этом не забывать о своих правах.
Если вы дочитали до этого момента – с нетерпением ждем ваших комментариев и отзывов!
Как бы вы оценили эту статью? Была ли она полезной и интересной для вас? Если «да» – не забудьте поставить лайк. Нам важно мнение каждого!
Подписывайтесь на наш канал, чтобы не пропустить следующие разборы популярных вопросов охраны труда и трудового законодательства.
