⠀⠀
Любая закупка или тендер обречен на неудачу, если отдел закупок принял в работу некорректное техническое задание.
Давайте подумаем, почему техническое задание (ТЗ) может быть некорректным, в чем причины.
1️⃣ Внутренний заказчик, составитель ТЗ, не знает что на самом деле могут поставщики.
Не было проведено предварительного исследования рынка, и ТЗ не соответствует реальным возможностям поставщиков.
☝🏻Как лечить: предварительно исследовать рынок, обсуждать с участниками их возможности.
Здесь встает вопрос - а кто должен заниматься исследованием рынка: закупщик или внутренний заказчик?
Здесь вопрос в квалификации сотрудников, сложности проекта и в степени развитости отдела закупок. В большинстве российских компаний закупщики такое исследование навряд ли могут сделать. Это должны быть подготовленные закупщики с высокой квалификацией и аналогичным опытом.
Так что отдаем такое исследование на откуп внутреннему заказчику, или нанимаем внешнего эксперта в конкретной области (строительство, производство, технологии и т.д.), а закупки могут помочь внутреннему заказчику - методологией. Предложить формат чек-листа или опросника, составить список необходимых для успешного проведения тендера вопросов.
⠀⠀⠀
2️⃣ Отсутствует взаимодействие заказчика и отдела закупок.
ТЗ представлено в такой форме, что провести сравнение предложений поставщиков очень сложно или невозможно.
☝🏻Как лечить: наладить кросс-функциональное взаимодействие. На завершающей стадии создания ТЗ подключать отдел закупок.
Налаживать такое взаимодействие это задача закупок. Это закупки должны предлагать порядок взаимодействия, формат рабочих групп, варианты обмена данными, способы утверждения решений и ответственных за это. По итогу всё это должно быть прописано во внутренних политиках и регламентах.
Это не так сложно, как кажется на первый взгляд, главное правило - есть слона по частям.
3️⃣ «Нужно еще вчера».
Сложность задачи не соответствует желаемым срокам выполнения.
☝🏻Как лечить: улучшить планирование, наладить взаимодействие закупок с другими отделами для изучения рынка и лучшего понимания возможных сроков поставки.
Заранее договориться о сроках, прописать их и зафиксировать в регламенте. Этот вопрос решается за один-два дня.
4️⃣ «Купите нам что-то похожее».
Легкомысленное отношение внутреннего заказчика, когда ТЗ описывает задачу слишком обще и без необходимых технических особенностей.
☝🏻Как лечить: не принимать в работу слабо подготовленные ТЗ. Провести обучение внутреннего заказчика созданию ТЗ, внедрить чек-листы или регламенты по созданию ТЗ.
Если не умеет - научим, не хочет - заставим.
Примерно так можно решить этот вопрос.
Действительно, если внутренний заказчик не знает как правильно описать процесс или определить технические требования, то поможет обучение. Для этого приглашаем внешнего эксперта или нанимаем консалтинговую компанию по данному вопросу. Кстати, иногда этот вопрос решается просто через консультации у пары тройки компаний поставщиков с рынка. Важно задавать правильные вопросы и отсеивать попытки навязать стороннее мнение.
Вариант - когда внутренний заказчик не хочет составлять техническое задание необходимого уровня, задача управленческого характера. Решаем через рычаги в руководстве и как можно более оперативно.
А у вас бывают ситуации, когда вы видите, что взаимодействие закупок с другими отделами недостаточно отлажено?
Что вы делаете в этом случае?
мой сайт: https://filatov-consult.ru
