Не секрет, что совещание является одним из способов работы организации. Поэтому всегда рекомендуется ясно представлять себе, почему в данном конкретном случае предпочтительнее провести совещание, а не использовать другой способ работы.
Далее перечислен ряд вопросов, которые зачастую обсуждаются на совещаниях, но в то же время их можно решить другими способами:
- Решения могут приниматься на совещании, но их принятия также может быть делегировано сотрудникам.
- Ознакомить с информацией можно на совещании или сделать это в письменном виде (посредством служебных записок, книги записей, доски объявлений, электронной почты и т.д.).
- Консультации можно проводить в групповом режиме, но также это можно сделать в индивидуальном порядке, по телефону или изложить свои взгляды письменно.
- Оказание поддержки и помощи может осуществляться на совещании, но это может быть сделано и в процессе непосредственного руководства работой сотрудников или при работе в паре с более опытным сотрудником.
- Распределение обязанностей может происходить на совещании или в индивидуальном порядке.
Основные преимущества и недостатки совещаний.
Преимущества ⠀
- У персонала укрепляется чувство сопричастности и ответственности за реализацию принятых решений.
- Укрепляется демократический стиль управления.
- У персонала развиваются навыки общения, ведения переговоров и принятия решений.
- Повышается удовлетворение от работы.
- Облегчается общение.
- Открываются возможности для контактов работников разного уровня.
- Младшему персоналу облегчается доступ к руководству и к принятию управленческих решений.
- Благодаря учёту разных точек зрения, повышается качество принимаемых решений.
- У менеджеров есть возможность «держать руку на пульсе».
- Обеспечивается вовлечённость всех членов группы.
Недостатки⠀
- Занимают время, отвлекают людей от важной работы, в частности от контактов с клиентами и потребителями.
- Затратны – чем больше людей участвует в совещании, тем дороже для организации обходится принятие решений.
- Имеют низкую оперативность – принятие решений может занять слишком много времени, решения могут запоздать, а благоприятные возможности могут быть выпущены.
- Ослабляется индивидуальная ответственность и инициатива, если работа контролируется централизованно или коллегиально.
- Менеджеры могут почувствовать себя отстранёнными от управления; может ослабиться удовлетворение от работы.
- Возможны принятие некачественных решений или задержки с принятием решений, особенно если требуется консенсус.
Слишком частые совещания и по любому поводу зачастую приводят к тому, что сотрудники начинают относиться к данному инструменту, как к формальной процедуре. Не вносят свой вклад в обсуждение вопросов, отсиживаются молча и воспринимают данное мероприятие как пустую трату их рабочего времени.
Поэтому прежде чем назначать совещание, руководителю как минимум необходимо:
- понять целесообразность его проведения;
- как подготовить повестку дня и список обсуждаемых вопросов;
- понять для себя какой результат должен быть получен по завершению совещания.
Пример плохо организованного совещания вы можете прочитать ЗДЕСЬ
Статья была полезной? Ставьте 👍
Публикации на тему компетенций руководителя читайте под тегом #альфинур_компетенции
