Многозадачность может стать важным профессиональным навыком и повысить вашу ценность как специалиста и эксперта своего дела. Если вы будете использовать навык многозадачности с умом, вы заметите резкое улучшение вашей производительности на рабочем месте. Вы же хотите лучше справляться с несколькими задачами на рабочем месте в будущем? В этой статье я поделюсь с вами 14 советами, чтобы с помощью умной многозадачности стать более продуктивными
Многие из нас выполняют несколько задач одновременно, даже не осознавая этого. Это может быть разговор по телефону во время приготовления ужина или прослушивание музыки во время подготовки презентации — все мы можем выполнять несколько задач одновременно. Это как минимум экономит время и силы. Однако, не всегда и не со всеми задачами это получается хорошо. Например, трудно сохранять фокус внимания на телефонном разговоре, когда пытаешься читать книгу. Как же справляться с этим? Эти советы вам точно пригодятся:
1. Планируйте дела заранее
Заблаговременное планирование — отличный способ управлять своей рабочей нагрузкой и ставить реалистичные цели. Оставляя что-то на последний момент, мы своими же руками резко снижаем шансы на успешное решение задачи. Но с помощью простого планировщика или банального списка дел вы можете улучшить свои навыки управления временем и организационные навыки. Начните с составления еженедельного плана с микро- и макроцелями, а затем сделайте себе ежедневное расписание, которое каждый день на 1-2 шага будет приближать вас к вашим целям.
2. Используйте онлайн-инструменты
Если вам нужна дополнительная помощь в планировании дел, есть множество онлайн-инструментов, которые помогут вам не сбиться с пути. Они не только помогут вам организовать вашу рабочую нагрузку, но также вы сможете ими пользоваться с разных устройств и где бы вы ни находились.
Хорошее приложение, которое стоит попробовать новичкам, — это Trello (бесплатная онлайн-платформа, которая позволяет управлять проектами и организовывать задачи в одном месте). Думаю, что стоит написать статью с обзором разных онлайн-инструментов планирования.
3. Расставьте приоритеты для ваших задач
Прежде чем приступить к активным действиям, найдите время, чтобы расставить задачи по приоритетности и соответствующим образом спланировать. Возможно, есть неотложная нерешенная задача, требующая вашего внимания, или коллега ждет, когда вы заполните отчет, прежде чем он сможет приступить к своим делам. В любом случае важно знать, с чего начать и куда направить ваше внимание, а знание того, как эффективно расставить приоритеты и куда направить свою энергию в первую очередь, поможет навести порядок в голове и приступить к работе с нужным настроем.
4. Отфильтруйте ненужные задачи
Просмотрите свой список задач на день или неделю и удалите все ненужные.
- Что можно поручить другому?
- Что лучше отложить/оставить на другой день?
- Вы что-нибудь записали дважды?
- А может какие-то задачи вообще не стоит делать?
Составив краткий и управляемый список, вы избавите себя от ощущения перегруженности и получите возможность сосредоточиться исключительно на важных и неотложных обязанностях.
5. Комбинируйте связанные задания
Когда мы часто переключаемся с одной задачи на другую между, то наша производительность и концентрация внимания заметно падают. Это связано с тем, что частое переключение между задачами может быть утомительным для мозга, и ему нужно время, чтобы "отключиться" от предыдущей задачи и "въехать" в следующую.
Чтобы было меньше "трения", попробуйте сгруппировать похожие задачи и работать над ними одновременно. Например, нужно сделать несколько звонков, написать имейлы и сообщения клиентам. Чем размазывать эти задачи по всему дню, объедините их в один блок и расправьтесь с этими звонками за один присест.
Эти такой прием ускорит ваш прогресс и сделает вас более эффективным. Это еще одна причина, по которой заблаговременное планирование так важно — сначала посмотрите на свои цели и составьте свой график, комбинируя любые связанные задачи.
6. Создайте рабочее пространство
Комфортная рабочая среда может значительно повысить производительность. Если вы работаете из дома, то назначьте себе рабочее место. Это должно быть специально отведенное для работы пространство, где царит соответствующая атмосфера.
Не допускайте беспорядка в том месте, где вы работаете. Разложите нужные вам вещи, бумаги так, чтобы вы могли легко до них дотянуться. Изменение пространства в соответствии с вашими потребностями может иметь большое значение для производительности. Наличие специального места для работы не только ограничит отвлекающие факторы, но и поможет вам стать эффективнее.
7. Не отвлекайтесь
Если вы склонны откладывать дела на потом или теряете концентрацию на работе, попробуйте очистить рабочее место и удалить раздражители, которые могут вас отвлечь. Поставьте телефон на беззвучный режим, поговорите с коллегами, чтобы в определенные часы не отвлекали вас.
Можно прикупить пару наушников с шумоподавлением и установить блокировщик приложений на телефон, чтобы не пускать вас в социальные сети в определенные часы. При использовании таймеров Помодоро, блокировщик автоматически запускается на вашем гаджете.
8. Наслаждайтесь тем, что вы делаете
Не секрет, что продуктивность возрастает, когда нам нравится то, что мы делаем. Согласно исследованию, проведенному в университете Warwick, счастье делает людей на 12% более продуктивными.
Выбирайте дело по душе, и вам не будет равных в этом деле. Ну или хотя бы попытайтесь сделать выполнение задач более приятным для себя. Как минимум, пообещайте себе вознаграждение за труды.
9. Ставьте качество важнее количества
Согласно исследованиям, многозадачность может влиять на эффективность мозга, приводя к большему количеству ошибок и меньшему количеству сохраняемой информации. То есть чем больше задач мы делаем одновременно, тем хуже качество выполнения каждой из этих задач.
Итак, многозадачность может негативно повлиять на качество вашей работы, если неумело использовать этот навык. Не стоит пытаться успеть вообще всё! Выберите 2-3 задачи (не больше!) и постарайтесь сделать их максимально качественно.
Например, вы ведете переписку в мессенджере с клиентом и параллельно делаете презентацию. Переписка может занять время, потому что клиент может отвечать не сразу. Пропишите себе правило для этой ситуации — каждые 15-25 минут проверять мессенджер, а это время без отвлечений уделите презентации. 15-25 минут — небольшой отрезок времени, и у клиента не возникнет мысли, что вы о нем забыли. А у вас будет законный способ сосредоточить внимание на другом деле.
Убедитесь, что задачи, которые вы выбираете для мультитаскинга, выполняются с должным вниманием, чтобы качество не пострадало от количества выполняемой вами работы.
11. Планируйте дополнительное время для каждой задачи
Задержки случаются, и иногда они совершенно не зависят от нас. Если задача заняла больше времени, чем ожидалось, вы ждете нужной информации от коллеги или клиента, выделение "буферного" времени для выполнения задач имеет решающее значение.
Готовясь к неожиданностям заранее, вы избежите аврала в последнюю минуту, которые часто приводят к низкому качеству работы. А если все пойдет по плану, у вас будет дополнительное время, чтобы пересмотреть свою работу или вознаградить себя!
10. Делайте частые перерывы
Помните, что многозадачность не означает, что вы должны быть постоянно заняты. Если вы правильно спланировали график, у вас должно быть время, чтобы переключить внимание с одной задачи на другую и отдохнуть.
Без отдыха вы можете столкнуться с выгоранием и, как следствие, качество вашей работы упадет. Встаньте, прогуляйтесь и сделайте себе чашку кофе — всего 10-минутный перерыв в работе поможет вам восстановить силы и ускорить рабочий процесс.
12. Следите за своими успехами
Анализировать свой прогресс и вычеркивать выполненные задания из списка — отличный способ сохранить мотивацию, особенно если у вас длинный список! Каждая галочка в списке — это микро-инъекция дофамина, гормона удовольствия и радости.
Если вы работаете над большим проектом с установленными сроками, то отслеживание промежуточных успехов также поможет вам определить, идете ли вы по правильному пути и можете ли вы достичь своих целей в установленные сроки.
13. Будьте добры к себе
Невозможно быть многозадачным и эффективным всё время. Мультитаскинг может быть очень эффективным инструментом, который может повысить уровень вашей продуктивности, но он также может быстро привести к выгоранию.
Не забывайте об отдыхе, отслеживайте самочувствие и будьте к себе добрее. Если вы чувствуете себя перегруженным, пересмотрите свои задачи и рабочую нагрузку. Сверяйте нагрузку с самочувствием, чтобы подобрать наиболее комфортный для себя режим.
И не забывайте о заботе о себе, хорошо питайтесь, больше двигайтесь, пейте чистую воду и общайтесь с позитивными людьми.
14. Понять, что работает для вас
Чем больше вы практикуете многозадачность, тем лучше понимаете, что работает для вас. Возможно, вам нужно послушать музыку, чтобы быстро включиться в работу, или наоборот, вы предпочитаете полную тишину. Может быть, вы более продуктивны вечером или можете сосредоточиться только утром?
Универсального способа многозадачности не существует, поскольку все люди разные. Зная, при каких обстоятельствах вы работаете лучше всего, вы сможете оптимизировать свой процесс и достичь максимальной эффективности без ущерба для себя!
Итак, вот такая порция советов для вас, чтобы вы лучше справлялись с несколькими задачами, повысили производительность и быстрее достигали своих целей!
Подписывайтесь на мой канал Цыми про саморазвитие! Буду рада вашим лайкам и комментариям
Лучшие статьи моего канала:
10 привычек, которые нужно выкинуть из своей жизни, чтобы перестать себя обесценивать
3 секрета, чтобы гарантированно произвести приятное первое впечатление при знакомстве
5 способов, чтобы стать увереннее в себе
Как определить, что для вас на самом деле важно?
Действенный способ борьбы со стрессом
6 техник тайм-менеджмента, которые помогут вам достигать целей
