У старшего партнёра сети Vysotsky Estate Сергея Смирнова — «двойной» опыт аренды офисов. Во-первых, он регулярно делает это как эксперт для клиентов. Во-вторых, с 2001 года он сам как предприниматель арендует офисы для своих сотрудников. Так что ему есть что сказать на этот счёт. Итак, что же это за идиотские ошибки?
Ошибка №1: «Я - босс, и удобно здесь должно быть мне»
Забудьте об этом. Офис — это место, где должно быть удобно в первую очередь вашей команде и клиентам, которые принесут вам деньги. Вот это — частый разговор, только названия меняются:
— Сергей, я тут взял офис на Звенигородке, и там всё хорошо.
— Хорошо-то хорошо, но как у тебя туда персонал добирается?
— А мне какая разница? Лично мне удобно до Звенигородки на машине приезжать.
А через некоторое время начинается совсем другой разговор:
— А помоги мне, пожалуйста, найти хорошего финансового директора!
Или так:
— Помоги мне найти хорошего программиста, почему-то многие отказываются ездить в наш офис.
Да потому что туда сложно добираться общественным транспортом! А на машину программист ещё не накопил или вообще не собирается на ней ездить. Если вы снимаете офис для того, чтобы приходить туда из дома в тапочках, то это самое дурацкое, что вы можете сделать для сотрудников.
Ещё мне часто с таким запросом звонят:
— Мы хотим подобрать офис, сейчас расскажу персональные требования шефа.
А шеф ваш здесь причём?
Ошибка №2: Не анкетируют сотрудников, а значит, не понимают, как офис влияет на найм
Когда ко мне обращаются с просьбой подобрать офис, я всегда прошу прислать мне анкеты сотрудников. Мне необходимо знать:
- Где сотрудники живут сейчас?
- Сколько времени они будут тратить на дорогу при переезде в новый офис?
- Как вообще изменится их график?
- Что у сотрудников в быте заложено такого, что они годами работали у вас?
- Какие сотрудники ключевые, а кого не страшно потерять?
- Какая рассадка в офисе?
И это только часть вопросов.
Ошибка №3: Не знают потребностей сотрудников
Давайте поговорим о том, почему так важны вопросы «Что у сотрудников в быте заложено такого, что они годами работали у вас?» и «Какие сотрудники ключевые, а кого не страшно потерять?»
Бывает так, что ключевой сотрудник говорит: «Ребята, я много лет терпел вашу компанию только по одной простой причине — мне здесь было дико удобно работать. А сейчас вы переехали в другое место, и я увольняюсь. В новый офис я ездить не буду».
Именно поэтому переезд из офиса может привести к тому, что вы потеряете до 30% персонала. А потом побежите искать сотрудников через знакомых и друзей, давать рекламу о наборе персонала, тратится на рекрутинг. Этот пункт возвращает нас ко второму пункту: анкетирование способно выявить потребности сотрудников, особенно — ключевых.
Ошибка №4: Учитывают только технические требования
Вы мне описываете технические требования, но меня интересуют другие вопросы:
- Где план посадки?
- Кто с кем сидит?
- Кто в коллективе с кем работает?
- Кто кому противен в коллективе?
- Как вы рассадите работников: в оупенспейс или полу-оупенспейс?
- Сколько вам нужно «переговорок»?
- Какой площади они должны быть?
- Что вас не устраивает в нынешнем офисе?
- Почему решили поменять?
А ещё знаете, что мне обычно говорят? «Нам нужно 200-300 метров». Ничего себе разброс! Ребята, 100 лишних метров — это 18.000 рублей за м² (по московским меркам). 100 лишних метров, взятых просто так — это 1.800.000 переплаченных рублей в год. Вы настолько богаты?
Ошибка №5: Садятся в бизнес-центр и офигевают от требований
Сидеть в большинстве современных бизнес-центров — значит содержать целый штат охраны и людей на ресепшене, которые будут оформлять пропуска вашим сотрудникам и посетителям и заявки, например, на вывоз и ввоз техники. Это особенно важно, если к вам постоянно ходят клиенты или ваша работа связана с техникой. Возьмите месячную зарплату двух смазливых девчонок на ресепшене по 50.000 рублей и посчитайте, во сколько вам это обойдётся в год. 1.200.000 за пару человек с пропусками! Почему-то никто не считает эти деньги, когда переезжает в крупный БЦ.
А что насчёт охраны? Она никого ни от чего не спасёт. А во многих БЦ за неё вообще собираются дополнительные деньги. Зачем вам это?
Ошибка №6: Берут отдельный блок
Когда вы берёте блоки с отдельными входами, в арендуемую площадь автоматически попадают коридорные метры. И это не единственная бессмысленная трата, потому что вы также будете платить за содержание отдельного туалета и уборку площадей. Посчитайте, в какую копеечку всё это вам влетает, и проанализируйте, сколько времени, финансов и ресурсов вы тратите на то, чтобы организовать быт сотрудников. Не эффективнее ли потратить эту сумму на дополнительный маркетинг?
Ошибка №7: Не считают все расходы
Давайте подсчитаем, во сколько вам обходятся ВСЕ расходы, а то арендаторы обычно смотрят только на арендную ставку. Предприниматели арендуют офис по конкретной арендной ставке, не зная о подводных камнях, а именно — расходах, которые бизнес-центр или арендодатель навяжет вам. Сюда относятся, скажем, уборка и паркинг. Я например, арендую офис в бизнес-центре, где карточка на паркинг 2.000 рублей в месяц. А где-то парковочное место обойдётся в 15.000 рублей в месяц.
Следующая важная вещь — во сколько обходится интернет. Когда потом арендатор получаете счёт за него, у него глаза лезут на лоб. А это тоже входит в расходы на аренду помещения, но этого почти никто не учитывает. Почему? Потому что в большинстве случаев предприниматель охотится на подходящие ему объекты с помощью поисковых фильтров «ЦИАНа» или других порталов.
Ошибка №8: Выбирают отдельно стоящее здание
Как правило, отдельно стоящие здания (особенно старые особняки) отличаются какой-то несуразностью помещений. Здесь вы арендуете не только лишние метры коридоров, но и, например, подлестничного пространства. А ещё вам нужно найти как минимум уборщицу и технаря, который будет менять лампочки. Вы будете вынуждены решать любые возникающие проблемы, вплоть до уборки снега во дворе, если вы арендовали здание с отдельной территорией. А это тоже чья-то зарплата.
Ошибка №9: Не думают о быте сотрудников
На встречах с теми, кто хочет арендовать офис, случаются такие диалоги:
— Пройдитесь по территории ножками. Всё вас здесь устраивает?
— Да, всё.
— А где ваши сотрудники будут есть?
— Да какая разница? Вот тут есть столовка одна в БЦ на этаже.
А потом выясняется, что разница всё-таки есть.
Ошибка №10: Не видят связи с зарплатным фондом
Проблема в том, что предприниматели не видят самого важного — связи между зарплатным фондом компании и арендной ставкой. А зарплатный фонд — это то, что вы скрыто переплачиваете за плохо организованный офис и хреновое место.
Как-то один из моих партнёров попросил меня арендовать офис на северо-западе Москвы. А потом туда стали приглашать программистов. И выяснилось, что к зарплатному фонду приходится прибавлять 10%, потому что сотрудники — нужные, хорошие, редкие — просили повышения к зарплате за то, чтобы они ездили на северо-запад с другого конца города. Если в вашей компании работает два десятка таких высокооплачиваемых сотрудников, их зарплата вырастет за год как минимум на 100.000 рублей. То есть за то, чтобы они ездили в выбранный вами офис, вы скрыто переплатите 2.000.000 рублей. Вот почему компании, которые понимают, что офис «продаёт» рабочее место и идею работать именно у них, создают атмосферу в хорошо расположенном офисе. Появляется много желающих там работать, персонал набирается быстрее и зачастую дешевле, чем у компаний, которые сидят по окраинам и удивляются: и почему так сложно найти хороший персонал? Почему приходится переплачивать хорошим сотрудникам?
А сейчас будет очень простое правило: чем дороже ваш персонал, тем дороже и удобнее должен быть офис и «центрее» находиться. Так у вас появится возможность находить специалистов с разных концов города и экономить на зарплатном фонде. И наоборот: чем дешевле персонал — тем проще решить задачу с локацией. Скажем, какой-нибудь call-центр можно выводить за черту города. В этом случае локация не так важна, потому что персонал всё равно будет ротироваться каждые 3-4 месяца.
Ставьте лайки, если вам понравилась статья, и делитесь своим мнением в комментариях: со всем ли вы согласны?
