Уже многие столкнулись с новым отчётом и появляются вопросы. На некоторые вопросы отвечает заместитель генерального директора по управлению персоналом ООО "Ключевые компетенции" Наталья Александрова.
❓ Что такое ЕФС-1
ЕФС-1 — сокращенное название нового отчета в объединенный фонд. Расшифровывается как «единая форма сведений». Единая — потому, что содержит в себе аналоги нескольких отчетов, которые сдавали за 2022 год и ранее.
❓ Какие отчеты будет содержать ЕФС-1
В ЕФС-1 объединили отчеты:
4-ФСС.
СЗВ-ТД.
СЗВ-СТАЖ.
ДСВ-3.
Аналога СЗВ-М в новой форме ЕФС-1 нет. Аналог формы СЗВ-М с отчетности за январь 2023 нужно сдавать в налоговую. Это новый ежемесячный налоговый отчет «Персонифицированные сведения о физических лицах». ФНС будет передавать полученные о работниках данные в СФР (п. 7 ст. 431 НК РФ в ред. с 01.01.2023).
❓ Нормативная база
Единая форма утверждена постановлением Правления ПФ РФ от 31.10.2022 № 245п. Документ опубликован 20 декабря 2022 года. Им же утверждена и подробная инструкция по заполнению форм.
☝️Обязательно прочтите и многие вопросы отпадут сами собой.
❓ Кто сдает отчет ЕФС-1
ЕФС-1 сдают организации и ИП, у которых есть:
- Сотрудники по трудовым договорам.
и/или
- Исполнители по гражданско-правовым договорам (ГПД) на выполнение работ (оказание услуг), передачу прав на произведения; авторского заказа (п. 2 ст. 11 Закона № 27-ФЗ от 01.04.1996 в ред. с 01.01.2023).
❓ Куда подавать отчет ЕФС-1
Сдавайте отчет в Социальный фонд России (СФР) по месту регистрации компании или ИП. В большинстве случаев адреса СФР совпадут с адресами ПФР. Список адресов единого фонда уже появился на сайте ПФР.
ЕФС-1 нужно подать отдельно за обособленное подразделение (ОП) по месту его регистрации, только если обособка самостоятельно начисляет и выплачивает зарплату сотрудникам и имеет свой расчетный счет. Если у вас обычное обособленное подразделение без своего расчетного счета, отдельно отчитываться по такому ОП не нужно: все сведения за сотрудников подразделения отражайте в общем отчете по компании.
❓ В каком виде должен быть отчет ЕФС-1
Обязательно сдавать ЕФС-1 в электронном виде, если у вас более 10 работников (включая исполнителей по ГПД) в текущем отчетном периоде.
Если работников 10 или меньше, отчет можно сдать как электронно, так и на бумаге: лично, через представителя или отправить почтой (ст. 8 Закона № 27-ФЗ от 01.04.1996 в ред. с 01.01.2023).
❓ Состав отчета ЕФС-1
Новый отчет состоит из двух разделов:
✅ Первый содержит сведения персонифицированного учета.
✅ Второй содержит сведения о расчетах по взносам на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний.
Каждый раздел включает в себя подразделы, которые, по сути, заменяют одну из действовавших в 2022 году форм: СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, ДСВ-3 и 4-ФСС.
В обязательном порядке нужно сдавать аналог формы 4-ФСС. Это раздел 2, подразделы 2.1 и 2.3. Остальные листы ЕФС-1 заполняются и сдаются только при наличии соответствующих сведений.
❓ В какие сроки сдавать отчет ЕФС-1
Особенность нового отчета в том, что его можно сдавать не целиком, а по разделам и даже подразделам. Поэтому отчетный период и срок сдачи у каждого подраздела свой.
Сдавать ЕФС-1 нужно за периоды, начиная с 1 января 2023 года. Срок сдачи один — 25 число. Но всю форму целиком каждый раз заполнять не нужно.
Для разделов и подразделов сохраняется прежняя периодичность сдачи:
✅ Подраздел 1.1 (СЗВ-ТД):
- при приеме на работу, увольнении, приостановлении и возобновлении трудового договора, заключении и расторжении договора ГПХ — не позднее следующего рабочего дня;
- при переводе, переименовании, установлении (присвоении), запрете занимать должность — не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным.
✅ Подраздел 1.3 (СИоЗП) — ежемесячно, не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным.
✅ Подраздел 3 (ДСВ-3) — ежеквартально, до 25-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом;
✅ Раздел 2 (4-ФСС) — ежеквартально, до 25-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом;
✅ Подразделы 1.2 и 2 (СЗВ-СТАЖ) — ежегодно, не позднее 25 января года, следующего за отчетным.
❓ Как заполнять ЕФС-1
✅ Титульный лист.
Является обязательным для заполнения при предоставлении всех разделов и подразделов формы.
Нет указания на отчетный период, так как у каждого раздела он свой.
Коды статистики обязательны для заполнения только госучреждениями при представлении подраздела 1.3 раздела 1.
В течение 2023 года, пока новый фонд налаживает свою работу, нужно указывать регистрационный номер страхователя в ПФР.
✅ Раздел 1
Кроме обычных для СЗВ-ТД сведений о сотруднике (СНИЛС, ИНН, ФИО, дату рождения), нужно указать новые (п. 3.1.6 и 3.1.7 Приложения 2 к постановлению Правления ПФР об утверждении ЕФС-1):
- Код категории застрахованного лица, который зависит от его статуса в РФ. Коды приведены в Порядке заполнения подраздела. Так, для граждан Российской Федерации предусмотрен код «ГРФ».
- Код гражданства работника из Общероссийского классификатора стран мира (ОКСМ).
✅ Подраздел 1.1 подраздела 1 (СЗВ-ТД)
С 2023 года этот подраздел нужно подавать не только на работников по трудовым договорам, но и на исполнителей по договорам ГПХ, с выплат которым начисляются страховые взносы. Это договоры на выполнение работ (услуг), авторского заказа, передачу прав на произведения. По остальным ГПД, например на аренду имущества у физлица, подавать сведения не нужно.
По договорам ГПХ, заключенным до 01.01.2023 и переходящим на 2023 год, первый раз нужно будет отчитаться только при их прекращении.
При увольнении сотрудника нужно указывать также код причины увольнения (п. 3.2.8 Приложения 2 к постановлению Правления ПФР об утверждении ЕФС-1).
✅ Подраздел 1.2 (СЗВ-СТАЖ)
В отличие от СЗВ-СТАЖ этот подраздел нужно заполнять не на всех работников, а только на тех, у кого есть особенности в исчислении пенсионного стажа. Например, на сотрудников, которые:
- Находились в отпуске по уходу за ребенком от 1,5 до 3 лет.
- Брали отпуск за свой счет.
- Отстранялись от работы или простаивали.
- Выполняли работу с правом на повышенную или досрочную пенсию и др. (См. п. 1.6 Приложения 2 к постановлению Правления ПФР об утверждении ЕФС-1).
✅ Подраздел 1.3 (СИоЗП)
Этот подраздел сдают только госучреждения, причем не все, а только с определенными видами деятельности. Перечень таких видов деятельности устанавливает Минтруд. По сравнению с действующей в 2022 году Формой сбора информации о зарплате работников госучреждений для большинства сведений установлены кодовые обозначения.
✅ Раздел 2 (4-ФСС)
Этот раздел практически не отличается от старой 4-ФСС.
Изменения такие:
Вместо численности физлиц, в пользу которых производятся выплаты, нужно указывать численность работающих застрахованных лиц по обязательному страхованию от несчастных случаев и профзаболеваний.
В расчет сумм взносов (подраздел 2.1) вернулась графа «На начало отчетного периода».
Убрали сведения о численности пострадавших в связи со страховыми случаями (табл. 3 старой формы 4-ФСС).
❓Кто отвечает за подготовку ЕФС-1
Законодательство не устанавливает, какие конкретно сотрудники обязаны подготавливать ЕФС-1 — это обязанность страхователя в целом. Поэтому руководитель самостоятельно решает, кто из его сотрудников ответственен за подготовку нового отчета.
Как и при заполнении прежних форм отчетов возможны два основных варианта.
✅ Возложить обязанность сдавать весь отчет на одного сотрудника (главного бухгалтера, бухгалтера по зарплате и т.д.). В небольших организациях это оптимальный, а зачастую — единственно возможный вариант
✅ Разделить зоны ответственности между разными сотрудниками. Поскольку отчет включает в себя разные отчеты, можно возложить заполнение подраздела 1.1 (аналог СЗВ-ТД), 1.2 и 2 (аналог СЗВ-СТАЖ) на кадровика. А заполнение остальных разделов — на бухгалтера. Такое разделение возможно благодаря тому, что каждый раздел формы можно подготовить и сдать отдельно в свой срок.
Чтобы зафиксировать обязанность конкретных сотрудников сдавать ЕФС-1 или отдельные разделы формы, издайте приказ в произвольной форме и ознакомьте сотрудников. Если требуется, внесите изменения в должностные инструкции и трудовые договоры.
❓Ответственность за нарушение порядка представления отчетов по индивидуальному персонифицированному учету прописана в Федеральном законе от 01.04.1996 № 27-ФЗ:
- непредставление в срок или представление неполных или недостоверных сведений — 500 рублей по каждому застрахованному лицу (кроме сведений о трудовой деятельности);
- несоблюдение порядка сдачи в виде электронных документов — 1000 рублей.
За нарушения в разделе 2 штрафы те же, что были для 4-ФСС. Непредставление сведений в срок влечет штраф в размере 5% от начисленной за последние три месяцы отчетного периода суммы, но не более 30 % и не менее 1000 рублей (ст. 26.30 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ).
С 1 января 2023 года в закон № 27-ФЗ внесли изменения в части применения финансовых санкций (Федеральный закон от 14.07.2022 № 237-ФЗ). Страхователь сможет их избежать, если:
- подаст уточненку в течение пяти рабочих дней после получения уведомления об устранении ошибок и несоответствий;
- исправит ошибку до того, как ее обнаружат органы фонда.
❓ Где искать ЕФС-1 подраздел 1.1, заменяющий СЗВ-ТД в 1С:ЗУП
Эксперты дают такой алгоритм:
1️⃣Ваш релиз должен быть не ниже 3.1.24.308 (3.1.23.458, если вы на версии длительного сопровождения). Если после 29.12.2022 не обновлялись - обновите ЗУП
2️⃣Для формирования ЕФС-1 подраздел 1.1 используется привычный нам документ СЗВ-ТД. Идем Отчетность, справки - Электронные трудовые книжки - Создать - Сведения о трудовой деятельности работников, СЗВ-ТД
3️⃣Заполнить - Приемами и увольнениями
4️⃣Провести
5️⃣Выгрузить или Отправить, если пользуетесь 1С:Отчетность
При нажатии на кнопку печать у вас будет 2 варианта: ЕФС-1 и СЗВ-ТД
При выгрузке выгружается в формате ЕФС-1
Отдельной формы ЕФС-1 в ЗУП пока нет, для сдачи разделов используем привычные документы, которые эти разделы заменили.
В других системах (СБИС, Контур) формы уже обновились. У коллег приходят положительные протоколы.
