Секретарь/ассистент, это проводник, который взаимодействует с абсолютно всеми отделами компании. Позиция секретаря хороша тем, что с нее можно начать карьеру молодому специалисту, узнать компанию и бизнес процессы изнутри, и выбрать в какую сторону интереснее расти именно вам.
В предыдущей части я рассказала о нюансах, на которые необходимо обратить внимание, при составлении резюме на позиции секретаря/офис-менеджера/ делопроизводителя/ ассистента руководителя, сегодня обсудим само собеседование.
Банальности про презентабельный внешний вид и пунктуальность рассказывать не буду, это понятно каждому.
Рекомендации я хотела бы разделить на две категории: для соискателей с опытом и без, либо с минимальным.
Сначала поговорим об опытных ассистентах. Есть специалисты с таким опытом, у которых и я могу поучиться полезным навыкам, например помощники в государственных структурах, где много нюансов, условностей и протоколов. Я всегда работала в бизнесе, поэтому говорить буду про него: обязательны умения в travel - поддержке (бронирование гостиниц, билетов, трансфера, изготовление виз), ведение календаря руководителя, умение пользоваться всеми средствами связи, начиная от факса (да-да, они еще существуют, недавно пришлось столкнуться с ним и тряхнуть стариной), заканчивая Webex (только вчера первый раз осваивала). Знание норм делового этикета, опыт работы с первыми лицами компании и т.д.
Думаю, что эта статья будет полезна именно начинающим секретарям, поэтому сделаю акцент на них. Если вы хотите устроиться в среднюю/крупную компанию без опыта работы или с минимальным опытом в какой-нибудь маленькой конторе, вам вряд ли обойтись без соблюдения рекомендаций, которые я озвучила в предыдущей статье:
1. Постараться протестировать максимальное количество офисных программ
2. Узнать правила документооборота и делопроизводства.
На вопросы об отсутствии опыта говорить: "Возможно, мой опыт покажется недостаточным, но я очень заинтересована в работе у вас, и прочитав требования, указанные в вакансии, протестировала доступные программы, и я уверена, что справлюсь с работой в них. Также я ознакомилась с требованиями Законодательства об оформлении основных документов". Поверьте, если нет распоряжения от руководителя искать строго опытного секретаря, то такая подготовка к собеседованию будет вам большим плюсом!
Итак, с опытом и навыками разобрались. Что делать с каверзными вопросами hr-ов? Я всегда провожу собеседование в тандеме с сотрудницей отдела кадров. В нем я отвечаю за то, чтобы понять насколько настоящий его опыт и навыки, а кадровик за психологический портрет. Честно, мне не нравятся вопросы которые она задает, но что поделать, соискателю нужно быть готовыми ко всему. Итак, самый бесячий для меня вопрос: " назовите хотя бы 3 ваших плохих качества". Поисковик выдает такие ответы на этот каверзный вопрос: трудоголизм, дотошность, скурпулезность. У меня представляется в голове такая картинка: тётенька из МФЦ или налоговой =) Но, по сути, ответы верные, из расчета ,что негативные качества принесут толк рабочему процессу. Честно, я не знаю правильного ответа на этот вопрос, и предлагаю вам озвучить свои варианты в комментариях. Большинство людей теряется и называет курение своим плохим качеством, на что кадровик тут же отвечает, что это не качество характера ,а вредная привычка =))) В общем, будьте готовы к подобным вопросам.
Неприятный вопрос про детей (в случае их наличия), с кем они будут находиться в случае болезни? Скажу честно, я не была на больничных с ребенком ни разу за ее 10 лет, но в этом заслуга бабушек, которых у нас 3. В случае если бабушек нет, я вижу только 2 варианта: брать больничные с мужем по очереди, либо на берегу, т.е. на этапе собеседования, договариваться об удалёнке. Для секретарей этот вариант представляется маловозможным, для координаторов документооборота более реален, если она будет приезжать за документа и обрабатывать их дома. В этом случае должен быть полноценный офис дома, с хорошим МФУ.
Самое главное, что я хотела бы донести до соискателей, это то, что приходя на собеседование вы не выпрашиваете милостыню, вы готовы превнести существенный вклад в устойчивость и развитие компании. Это взаимовыгодный обмен: ВЫ - свои навыки и знания, ВАМ - денежные знаки. А обрести эту устойчивость и уверенность в своих силах дает либо опыт, либо энергия и желание работать, расти и развиваться. Отмечу, что часто мы принимаем решение в пользую неопытной девушки, но целеустремленной, с грамотной речью, с большими амбициями и планами на жизнь. В 2021-22 годах на должность координаторов документооборота регионального отдела мы взяли 4 девушек, и первые 3, проработав несколько месяцев, уходили в другие отделы компании, с существенным повышение зарплаты и должности. Последнюю 4ю девушку мы взяли тоже с амбициями, она уже хорошо зарекомендовала себя и ждет подходящей освободившейся вакансии.
