Азбука ассистента

В этой статье я коснулась темы карьерного роста внутри отдела секретариата, сегодня же хочу поговорить о старте карьеры с начальной позиции секретаря и перехода в другие подразделения. Исходя из того, что практически нет учебных заведений, которые осуществляют обучение по профессии офис-менеджера или секретаря, то зачастую на эту позицию приходят молодые девушки студентки ВУЗов или так называемые молодые специалисты. Устроиться в небольшую компанию вполне реально без опыта работы, в крупных организациях скорее всего потребуется хотя бы минимальный опыт...

Полифункциональность можно спутать с многозадачностью, но суть этих терминов разная. Многозадачность, этот состояние в рабочем процессе, когда несколько не связанных задач выполняются одновременно, ну или почти одновременно. Понятие полифункциональности заключается в совмещении нескольких должностей, или, как минимум ограниченного функционала других должностей. Хотя часто приходится быть многозадачным и полифункциоанльным одновременно =) Офис-менеджер совмещает функционал секретаря и завхоза, т.е...

Про Тайм-менеджмент руководителя мы уже поговорили, теперь хотела бы уделить внимание этому важному навыку для ассистента. Тайм-менеджмент — это методы для управления временем. Эта техника основана на самоорганизации и управлении своим временем и ресурсами. Матрица Эйзенхауэра поможет понять, какие задачи срочные и важные, а какие могут подождать. Выглядит она так: На основании нее задачи легко расставляются по приоритетности, позволяя максимально эффективно справляться с их выполнением. Например...

На собеседовании всегда задаю вопрос: "Работали ли вы в режиме многозадачности?" Ответ в 100 % случаев положительный, но в процессе дальнейшего диалога понимаешь, что вот совсем человек не понимает значение этого слова, и то, что вопрос задается не спроста. На моделирование ситуации: у вас звонит телефон, руководитель просит сделать копию документа, в приемную зашел гость и курьер, которому нужно отметить документы и показать место разгрузки, а также подошел коллега, которому нужно поставить печать - и все это происходит ОДНОМОМЕНТНО...

Все больше разговоров в сети появляется про замену многих профессий с помощью технологии искусственного интеллекта (ИИ). Изучая тему, ждала, что специальность секретаря будет в этом "расстрельном" списке, и к удивлению, не нашла. На данный момент список профессий, в котором нет места человеку звучит так (интересный нюанс в том, что этот список составил сам ИИ, ChatGPT) : курьеры, учителя, спортивные судьи, водители, кассиры, операторы call-центров, сотрудники банков, кадровые работники и некоторые другие...

На корпоративную почту пришло спам-письмо с предложением посещения тренинга для секретарей, что, конечно, меня заинтересовало. Прочитав письмо: Я поняла, что не подхожу под определений "профессиональный секретарь", по версии составителей программы данного мероприятия! Пробегусь по основным моментам: По итогу я вижу 2 варианта: либо лекция направлена на госслужащих (в госструктурах я не работала, знаю, что у них есть некоторые отличия от бизнеса,...

Что-то в этом году с женским праздником пошло не так.... Честно говоря я про него вспомнила 7 марта, едя в маршрутке в офис. Тут я осознала, что совершенно забыла, что нас будут поздравлять, и не нарядилась, но вспомнила, что с собой есть красная помада, которая придаст яркости в мой заурядный офисный look. В маршрутке встретилась с 2мя коллегами (женщинами), одна из которых была уже при полном параде и с красными губами. За время поездки мы вспомнили все поздравления на этот праздник: приглашали гусаров, мимов, проф фотографа...

Как обещала расскажу о нестандартных задачах в работе ассистента ,с которыми сталкивалась я. История первая. Акционер очень любит читать. Так, что книжки покупаем ему десятками (когда он успевает читать только не понятно). Приносит он мне однажды пакет с книгами и ставит задачу: купить точно такие же книги, как в этом пакете, а если такой книги в продаже не окажется "Мне тебя жаль, но надо тогда отксерить" [ цитата]. Ну что ж, с надеждой в душе иду в интернет-магазины и нахожу все, кроме 2х книг...

Будем честны: офисный секретарь не может работать на удалёнке. К большому моему сожалению печати онлайн не ставятся, а бумажные документы сами по себе не подписываются, почтовые конверты сами себя не разбирают и по лоточкам не раскладываются. Эх, как бы было хорошо! Потому что большинство моих задач - в компьютере. Но что есть, то есть - удалёнка для секретаря невозможна. А так иногда хочется спать до 8:45, чтобы за яичницей и чашкой утреннего кофе открыть на кухне ноутбук в 9:00 и ты уже на работе!...

Я уже писала о том, что позицию секретаря часто используют как стартовую. Я и сама в эту профессию попала в 17 лет, когда на замену основному сотруднику понадобился подменный. А в 18 лет я официально ступила на первую ступеньку карьерной лестницы - секретарь на ресепшн. Эта "секретарская" лестница выглядит примерно так: 1 ступенька - секретарь на ресепшн. Функционал очень ограничен: встреча гостей, чай/кофе посетителям, входящие звонки, отправка корреспонденции. Зарплата соответствует задачам, т...

Задач у секретаря/офис-менеджера/ассистента предостаточно ,и все они бывают из разных сфер, поэтому сегодня я решила обсудить лайфхаки, позволяющие быстрее решать поставленные задачи, без потери эффективности. Стоит отметить, что человек я по натуре ленивый, а значит хочу сделать все быстро, но качественно, чтоб переделывать не пришлось =) Первое что приходит мне на ум, это оптимизация процессов, например таких как почтовые отправки. На заре моей карьеры мой функционал был очень органичен: прием и распределение звонков и отправка корреспонденции...

Составление расписания для своего руководителя - важная задача ассистента. От грамотно распланированного дня зависит комфорт и продуктивность всего рабочего дня. Когда мы приступаем к работе в новой компании в роли помощника директора, необходимо узнать все детали и предпочтения в распорядке рабочего дня. Можно ли ставить встречи после окончания рабочего дня? Нужно ли делать зазор между встречами? Нужно ли согласовывать каждый запрос на совещание от коллег, или можно ставить автоматом? Нужно ли...