В кризис компаниям нужно урезать расходы, и часто кажется, что задачу можно решить, сократив часть персонала. Это не всегда так. В кризис нередко нужно даже нанимать людей, чтобы сохранить бизнес. Максим Солнцев (СДМ-Банк), рассказал, как соблюдать баланс.
Текущий период — время пересмотра существующей политики расходов компании. Одна из самых актуальных задач для предпринимателя — сделать работу персонала наиболее эффективной, максимально использовать потенциал сотрудников, ведь от их продуктивности зависит способность выживания бизнеса.
Одновременно с этим руководитель зачастую вынужден решать задачи по сокращению расходов на персонал, при этом сохраняя наиболее «боеспособный» костяк коллектива и мотивируя его на работу в новых условиях.
Что не нужно делать сейчас и почему
Самый плохой выбор — начинать оптимизацию бизнеса с импульсивного сокращения персонала, решив, что это даст серьезную экономию в расходах.
• Во-первых, людям нужна работа, и надо постараться, насколько это возможно, сохранить ценных сотрудников.
• Во-вторых, период глобальных трансформаций когда-нибудь закончится, и вам заново придется выходить на рынок для найма нового персонала, потому что уволенные из вашей компании сотрудники уже будут работать где-то в другом месте.
Поэтому первым делом стоит сокращать издержки там, где можно сделать это относительно безболезненно.
Найти офис меньше и дешевле, отказаться от ремонта или покупки новой мебели и техники — приобретать исключительно то, что реально нужно для работы. Например, одобрять расходы на новый компьютер, только если старый сломался или по мощности не соответствует текущим задачам, мебель — только взамен сломавшейся и т.д.
Дорогостоящие командировки с легкостью заменяются переговорами онлайн, встречи с партнерами в конференц-зале бизнес-центра переносятся в офис или проводятся по видеосвязи.
Также попробуйте заняться поиском новых поставщиков с доступными ценами или попросите о скидке существующих. Можно даже освоить выпуск новых товаров более бюджетного сегмента.
И только когда все другие издержки уменьшены, начинайте оптимизировать расходы на персонал.
Также не стоит забывать, что оптимизация — это далеко не всегда только сокращение.
Например, компания взялась осваивать новый рынок, выпускать новую продукцию взамен того, чем занималась раньше. Для этого потребуются специалисты других компетенций, а их нужно нанимать.
Среди наших клиентов есть примеры, когда приходилось увеличивать численность персонала, так как ранее компания занималась только импортом одежды, а сейчас начала ввозить еще и товары для дома. В подобных ситуациях расширение штата и привлечение новых сотрудников ведут к повышению объема продаж и росту прибыли.
Но, конечно, часто для бизнеса оптимизация персонала — это необходимость «ужаться», затянуть пояса. И тут важно соблюсти баланс между экономией и сохранением качества работы.
Что сделать нужно и почему
1. Определить «балласт».
Как говорил герой одного советского фильма: «Наиболее рискованные эксперименты проводятся на наименее ценных членах экипажа».
Иными словами, в первую очередь нужно сокращать неэффективных сотрудников:
• тех, чья высокая зарплата не оправдывает результат;
• дублеров других сотрудников;
• тех, чья квалификация не соответствует поставленным задачам.
Понять, кто из персонала реально эффективен, а кто не очень, можно с помощью системы KPI. В большинстве компаний, уверен, такая система существует, пусть даже в головах руководителей, на уровне понимания. Например, для менеджера по продажам это может быть количество заключенных сделок, а для эйчара — число нанятых хороших специалистов.
2. Автоматизировать бизнес-процессы.
Автоматизация позволит сократить ручной труд и, соответственно, уменьшить количество задействованных в процессе сотрудников.
Например, внедрив CRM-систему, можно получить сервис, который контролирует работу с клиентами на всех этапах и собирает данные в одном месте.
Можно автоматизировать систему маркетинговых рассылок, формирование бухгалтерских и налоговых отчетов. Конечно, придется потратиться, инвестировав в технологии, но даже в среднесрочной перспективе это все равно приведет к снижению потенциальных расходов компании, так как позволит ускорить процессы, на которые уходит много времени, если делать все вручную.
3. Привлекать подрядчиков на аутсорсе.
Какие-то функции, возможно, лучше отдать на аутсорс.
Посмотрите имеющиеся предложения компаний, предоставляющих услуги в области бухгалтерии, клининга, перевозок. Если дешевле окажется передать бухгалтерию внештатным специалистам, нанять маркетинговую фирму для исследований рынка или заключить договор с курьерской службой, — нужно использовать такую возможность.
На этом удастся не только сэкономить, но и избежать споров, если со специалистом придется расстаться. Взаимоотношения с аутсорсерами на регулируются трудовым кодексом, а значит, не требуется соблюдения всех затратных и длительных процедур увольнения.
4. Нанимать высококвалифицированных специалистов.
Возможно, этот пункт вызовет удивление, так как он совсем не про сокращение расходов, а вовсе даже наоборот — про их рост. Но стоит учесть, что «дорогие» высококвалифицированные специалисты способны отладить наиболее важные сейчас направления: развитие бизнеса, блок продаж, маркетинг, ИТ и т.п. Это окупится, так как позволит повысить выручку компании относительно расходов на приобретение таких сотрудников.
Кстати, экономический спад — это на самом деле хорошее время, чтобы «ловить» таких специалистов. Многие фирмы сокращают сотрудников, высвобождаются профессионалы, которые открыты для новых предложений, возможно, даже с более выгодными для вас условиями.
5. Мотивировать сотрудников.
Несмотря на непростую ситуацию и желание сохранить рабочие места, персонал все равно нуждается в дополнительной мотивации. Работодатель должен поощрять их любым возможным способом.
Если нет свободных ресурсов для выплаты премий и бонусов, предоставьте людям возможности для развития внутри компании. Пересмотрите должностные обязанности, поручайте ведение новых проектов, давайте возможность освоить другие форматы работы или отправьте на дополнительное обучение за счет фирмы. Развивайте кругозор, компетенции, навыки, ответственность сотрудников, и это сыграет на руку вашему бизнесу.
Не забывайте и про нематериальное стимулирование. Похвалить за хороший результат, публично признать заслуги, вручить подарок на день рождения, заказать торт или пиццу в офис, организовать корпоратив или выезд на совместный отдых — все это способствует позитивному настрою, удовлетворяет потребность в признании руководством, помогает сплотить коллектив и в итоге мотивирует на эффективную работу.
6. Контролировать эмоции.
Когда внешний негативный фон усиливается, у людей повышается тревожность, поэтому важно не допускать распространения стресса в компании.
От руководителя в такой ситуации зависит очень много. Не оставляйте сотрудников наедине с их переживаниями: расскажите о планах на будущее, четко объясните, что планируете предпринять в ближайшее время. Будьте сдержанны и спокойны сами и настраивайте на такой же лад работников.
Особенно это касается малого бизнеса, ведь в силу своего размера он зачастую живет как одна большая семья. Не переносите в него внешние стрессы, сохраняйте нормальные человеческие отношения, делитесь друг с другом позитивной энергией, проявляйте заботу сами и с благодарностью принимайте ее от коллег.
Оптимизация – не всегда сокращение
В любом случае к вопросам, связанным с оптимизацией персонала, нельзя подходить бездумно. Сотрудники — это дорогой актив, который накапливается годами, нельзя позволить себе растерять его, действуя импульсивно.
В ряде случаев оптимизация — это вообще не сокращение, а даже рост расходов, и ее надо рассматривать как инвестицию в будущее. Сэм Уолтон, известный американский бизнесмен, основатель сети Walmart, так говорил о команде в бизнесе: «Делитесь своими прибылями с сотрудниками и обращайтесь с ними как с партнерами. В ответ они станут относиться к вам точно так же, и вместе вы достигнете таких высот, о каких даже и не мечтали». А основатель корпорации Sony Акио Морита был по-восточному лаконичен: «Компания ничего не достигнет, если думать будет только руководство».
Подпишитесь на СДМ-Банк в Дзене. Мы публикуем познавательные материалы о деятельности банка, делимся финансовыми лайфхаками и экономическими новостями.
Источник: РБК Pro.
«СДМ-Банк» (ПАО) (Генеральная лицензия Банка России № 1637 от 09.12.1991), ОГРН 1027739296584.
