Ситуация. Я являюсь новым руководителем одного из филиалов сети оптовых продаж. Изучая отчёты с затратами на обеспечение офиса, вижу, что сотрудники распечатывают много документации. Хотя ещё до моего прихода в организации ввели электронный документооборот. По факту, расходы на бумагу и обслуживание МФУ должны были снизиться, но по итогам из отчётов вижу, что нет: они даже немного выросли. Важно: я говорю не о денежных затратах (и так понятно, что они выросли), а об объёме бумаги, количестве визитов мастера по обслуживанию и заправке устройств.
Подозреваю, что сотрудники часто пользуются устройствами в своих личных целях. Первым делом, конечно, попросил каждый отдел расписать, какое примерное количество страниц в месяц они выводят на печать, с какими целями, сколько раз заправляют принтер. Пока жду отчёты, хотелось бы узнать, можно ли с помощью DLP-системы регламентировать использование МФУ? Если да, то примерно как это может быть реализовано с помощью DLP? Руководство из центра подумывает о внедрении DLP для безопасности и контроля движения эл. документов. Благодарю за ответ.
Отвечают специалисты аналитического центра Falcongaze SecureTower
Да, конечно, вы можете контролировать использование сетевых, локальных и виртуальных принтеров с помощью DLP-системы Falcongaze SecureTower.
Когда в вашей организации будет внедрена DLP-система Falcongaze SecureTower, вы сможете контролировать работу с любыми внешними устройствами, в том числе и с принтерами. Это будет возможно благодаря проверке на соответствие определённым правилам безопасности, созданным и настроенным в DLP-системе. Они могут быть основаны на принципе следующих методов:
• лингвистический анализ текста с учётом морфологии;
• цифровые отпечатки;
• регулярные выражения;
• контроль по статистическим показателям;
• контроль по любым атрибутам, которые относятся к документу.
Также для цели контроля использования принтера можно создать персонализированные комбинированные правила, в которых будут сочетаться различные методы контроля.
Администратор системы (или другое лицо, которое будет иметь доступ к этому функционалу: например, вы как руководитель филиала) сможет узнать информацию о том, кто именно использовал принтер, а также из какой программы и устройства был отправлен запрос на печать того или иного файла.
Кроме этого, после внедрения DLP-системы Falcongaze SecureTower и необходимых настроек все файлы, которые были отправлены на печать, будут автоматически перехватываться и сохраняться в базу данных. То есть вы сможете узнать, что именно распечатывают ваши сотрудники, используя офисное оборудование.
Также отметим, что администратор сможет выбрать объекты, использование которых следует контролировать. То есть в случае необходимости можно будет настроить исключения и установить, какие именно устройства (МФУ, принтеры) нуждаются в контроле, а какие – нет.
Дополнительные меры
В случае выявления нецелевого использования МФУ или другого устройства советуем принять организационные меры, которые регламентируют работу с МФУ. Например, к ним может относиться список документов, которые не следует распечатывать в связи с введением электронного документооборота. Можно разработать общий или уникальный список для каждого отдела.
Также рекомендуем ознакомить сотрудников с новыми правилами под подпись.
Попробуйте DLP Falcongaze SecureTower бесплатно
30 дней на тестирование системы без ограничений