Сравнение организации с живым организмом настолько привычно, что уже ни у кого не вызывает вопросов или отторжений. Правда, организацию иногда сравнивают и с другими образами. Это происходит потому что человек мыслит образами, человек образован и чем глубже наше образование, тем больше образов точно и адекватно отражающих реальность мы можем провести. Из того что я слышал (вы можете всегда дополнить список) наиболее распространены сравнения организации с:
- машиной
- мозгом
- культурой
- политической системой
- душевной тюрьмой (или другим специальным заведением)
- потоком и трансформацией (это если вы вырвались из предыдущего образа)
- инструмент господства (это если вы обратно вернулись)
Но мне больше всего нравится сравнивать организацию с живым организмом. Уж очень широкое поле для аналогий и действий даёт этот образ и мне кажется, что некоторые из описанных выше являются лишь частным случаем этого.
Я всегда был сторонником доказательного подхода, именно поэтому у меня не складываются отношения с различными "сложными" инструментами типа психологии, астрологии и прочих. Они, никуда не денешься, по-своему работают, но чёткого анализа похожего на анализ крови (хоть медицина и не самая точная наука, я предпочитаю считать, что она вторая по точности после богословия) там нет. А хотелось бы иметь что-то вроде:
WBC-лейкоциты: результат 9,2, норма 4...10
RBC-эритроциты: результат 3,33, норма 4,2...5,4
HGD-гемоглобин: результат 66, норма 120...140
и так делее...
Понятно, что общий анализ крови далёк от точного диагноза точно также, как знание того, что сегодня должен быть по гороскопу "кармический успех" от него самого. Однако, при определенном желании и необходимой доли упорства с анализами можно работать: проводить их регулярно, фиксируя состояния, записывая изменения, обращая внимания на влияющие факторы. И я знаю, что многие так и делают! Но давайте ближе к организациям! Если мы смотрим на компанию, как на живой организм, то какие сведения нам нужны, чтобы понять что болит и как лечить?
Категорически нельзя ставить диагноз основываясь только на опросах "местных жителей"! Исключение составят компании, где число сотрудников не превышает 10 человек и вы можете, собрав их всех вместе, задавая вопросы составить более-менее чёткую картину. Во всех остальных случаях вы будете получать разношёрстную, очень субъективную информацию, которая очень сильно будет зависеть от внутренних непрофессиональных связей. Первый и самый главный шаг и он же анализ, который необходимо сделать - запросить/составить структуру компании. Почему? А всё очень просто! Структура это скелет компании/организма. И как бы компания не пыталась строить из себя "IT гиганта", если по структуре она "магазин розничной торговли", то и работать с ней нужно соответствующе. Представьте, что вы собственник (который год не смотрел на дела в своей организации) или вновь нанятый генеральный директор, или внешний консультант и хотите понять что же такое пред вами и как в этому подступиться. Первый шаг на этом пути - запросить структуру компании. И потому как быстро и в каком виде вы получите ответ можно уже составлять мнение о том, на каком этапе запущенности находится компания.
Итак, идеальный вариант! На запрос структуры компании вы в течении одного дня получаете блок схему (или что-то, что легко в эту блок схему превратить, например, отдельные карточки должностей) с указанием текущего состава компании, перспектив по изменениям в составе (вакансии/увольнения) на ближайшие полгода-год с указанием иерархии подчинения, а также у каждого блока (сотрудника) должно быть описание (резюме) его основных должностных обязанностей (минимум из 10 пунктов). Вот так это должно выглядеть:
После получения структуры можно сделать выводы:
1. Скорость предоставленной информации говорит нам о том, какое время/место уделяется это вопросу, знает ли компания что она на данный момент из себя представляет? Задержки в предоставлении такой информации возможны, если, например, около года не проводили корректировки (особенно если эта обязанность ни на кого не возложена), но не более 3 суток. То есть по скорости предоставления норма 1...3 суток (меньше 1 может быть и аномалией, а может просто удачный момент)
2. Структура понятна, читаема, связи проставлены. То есть глядя на неё вы понимаете кто чей подчинённый, кто в чьем отделе, что у руководителей нет больше 7...10 прямых подчинённых. Любые несоответствия тут будут видны и покажут "где болит":
- слишком много кросс-функциональных подчинений (более 3), именно подчинений, то есть когда соседний отдел имеет право по структуре "нарезать" задачи, невыполнение которых, грозит невыполнением KPi;
- более 7 прямых подчинённых это уже "красная зона", говорящая о необходимости расширения структуры и так далее;
- большое количество задублированных обязанностей у смежных или разных подразделений (менеджер звонит по клиентам с предложениями, логистика звонит, кол-центр звонит);
3. Все "кости" названы и пронумерованы. Глядя на документ вы видите не просто "блоки", но реальных людей и их основные обязанности. Это даёт возможность изучить цели и задачи сотрудника и при дальнейших анализах разговаривать с ним уже предметно, выясняя правильно ли он видит свои задачи, цели и показатели. Также это будет являться отсылкой к системе мотивации - правильно ли мы оцениваем человека и его работу.
Зачем?
Зачем нужно составлять, вести и актуализировать структуру компании? Генри Минцберг (профессор менеджмента Макгилльского университета в Монреале), известный своим изучением систем управления в 1983 году писал:
The structure of an organization can be defined simply as the total of the ways in which its labour is divided into distinct tasks and then its coordination achieved among those tasks.
Структуру организации можно просто определить, как совокупность способов, с помощью которых ее работа распределяется на отдельные задачи, а затем достигается координация между этими задачами.
То есть профессор смотрел на структуру организации, как на способ решения поставленных задач! Иными словами структура должна отражать:
- стратегически планы компании (если в стратегии заложено продвижение через SMM, то такой отдел, как минимум должен быть в структуре);
- среду, в которой компания работает;
- существующие технологии и возраст компании;
- основные (зарабатывающие и поддерживающие) процессы;
- людей
Знаю, вы можете сказать, что ваша компания уникальна, в ней существует огромное количество отличающих её от других стратегических находок, внешних условий, технологических нюансов и возрастных сложностей, что компания ваша работает по уникальным скриптам и команды такой ни у кого нет (и хоть немного согласится можно только с последним).
Попробую ответить шуткой, чтобы не грубить и не вдаваться в долгие теоретические изыскания: за примерно 50 000 лет, астрологи придумали только 12 знаков зодиака, которые спокойно (по их мнению) описывают всё многообразие жизни на планете.
