За последние два-три года появилось множество новых средств работы с госзакупками: системы аналитики данных, программы для автоматизации документооборота и многое другое. Это совсем не означает, что нужно отказываться от традиционных средств. Важно найти ту программу, которая подходит именно вам.
Мэтью Гуцманн, основатель конференции Мир цифровых закупок (DPW)
В современном мире вся бумажная волокита происходит в цифровом формате, но сильно проще от этого не становится. Благо существует огромное количество программ и сервисов, значительно облегчающих работу с большим количеством данных.
Среди них:
- Облачное хранилище. Например, всем известный Dropbox. Пожалуй, самый быстрый и удобный способ обмениваться данными с коллегами. Не важно, в офисе вы или на другом краю страны, все важные файлы всегда под рукой.
- Таск-менеджер. Например, Битрикс24, Asana или Trello. Отличный инструмент для делегирования задач между сотрудниками. Начальник отдела может назначать ответственных или просто составлять список целей для отдела.
- Умный календарь. Отличный способ отслеживания предстоящих аукционов и сроков подачи заявок на участие. Такой есть в Тендерплане.
- Сервис для совместной работы с документами. Один из самых необходимых инструментов в работе тендерного отдела. Позволяет без потери времени обсудить конкретный момент в ТЗ или проекте договора. Он тоже есть в Тендерплане.
- Мессенджер. Например, Slack. Да-да, такой простой и привычный способ коммуникации, которым пользуется подавляющее большинство людей. Не стоит забывать о его пользе в рабочей среде.
Все эти инструменты позволяют работать с тендерами более удобно и эффективно. Но почему бы не выбрать всего один, который объединял бы в себе весь вышеперечисленный функционал и был адаптирован под работу с госзакупками?
Например, Тендерплан.
Давайте рассмотрим возможности системы на примере следующего кейса:
В отдел закупки поступила задача найти и выиграть тендер на техническую и лётную эксплуатацию вертолёта Ми-8МТВ-1 RF 38368 на 10 634 499 рублей. От сотрудников требуется организованно изучить документацию, рассчитать себестоимость и принять окончательное решение об участии. Сейчас объясним как это сделать с помощью системы Тендерплан, не тратя драгоценное время на летучку.
Итак, первый сотрудник отправляется на поиски. Используя удобную систему ключей, он быстро находит нужный тендер и назначает ответственного. Метка «Интересно» отлично подходит для передачи эстафеты следующему по очереди сотруднику.
Следующему по очереди сотруднику приходит уведомление о том, что его назначили ответственным, и он тут же принимается за работу. Он проверяет статистические данные по тендеру, используя аналитические данные системы Тендерплан. Он быстро обнаруживает, что у заказчика относительно низкий показатель снижения НМЦК (23,4%), крайне высокий процент допуска к торгам (91%) и небольшое среднее количество участников (3,1).
Следующим этапом становится проверка наличия средств на спецсчете для обеспечения контракта. Бухгалтер переходит по метке «Проверить» и уточняет наличие требуемой суммы.
На этом этапе также происходит изучение документации. Возможность открывать документы без скачивания помогает не запутаться в куче файлов, а также не засоряет компьютер лишними ярлыками. Если в процессе ознакомления обнаруживаются спорные моменты, можно пометить их прямо в файле. Коллеги смогут быстро найти нужную строку и оставить там свои комментарии.
Если статистика хороша, деньги на обеспечение есть, а документы проверены, меняем ответственного и устанавливаем метку «Участвуем».
Итак, финишная прямая. Последний сотрудник перепроверяет ключевые моменты, после чего согласовывает вердикт с руководителем прямо в комментариях. Если всё классно и тендер утверждён, появляется метка «Подготовить документы».
Далее происходит стандартная подготовка документов, отправка заявки, участие и победа.
Теперь можно на время расслабиться и поставить метку «Документы отправлены» для ведения собственной статистики.
После победы тендер можно направить на этап «Заключения контракта», а далее на «Исполнение».
По завершении всего процесса удалять тендер не стоит. Можно просто переместить его в «Архив», предварительно самостоятельно создав соответствующую метку. Это пригодится, если в дальнейшем придётся работать повторно с тем же поставщиком или проводить похожую закупку.
В базовом функционале Тендерплана присутствуют, скорее всего, далеко не все нужные вам метки, но вы легко можете добавить новые или редактировать старые самостоятельно. Вы также можете поменять внешний вид значка и его цветовую окраску.
Подобных кейсов может быть сколько угодно много, соответственно и вариаций применения функционала системы может быть тоже неограниченное количество.
Не верите мне? Оцените удобство системы самостоятельно, оформив бесплатный пробный период на две недели. А если возникнут вопросы, не стесняйтесь обращаться за помощью к нашим юристам. Они точно знают всё. Ну или практически всё.
