Что такое “Заказ клиента” (“Заказ покупателя”)
Заказ покупателя - это документ, сгенерированный продавцом при получении заказа на покупку от клиента. В документе указываются подробности о товаре или услуге, а также цена, количество, данные покупателя, такие как адрес доставки, адрес выставления счета, способ оплаты и другие условия.
Зачем он нужен
В “Заказе клиента” отражены основные моменты, связанные с заявкой клиента на покупку товара или услуги.
Этот документ создают большинство товароучетных программ (1С, Бизнес.Ру и другие), так как он является важнейшим в торговле.
Функции документа “Заказ клиента”:
- фиксирование планов клиента о заказе продукции и распечатка счета на оплату;
- отправка в резерв нужно количество заказанного товара (со склада);
- планирование будущей выручки в месяц.
В какой момент оформляется документ “Заказ клиента”
Обычно заказ клиента оформляется по следующему алгоритму продажи.
- Продавец отправляет предложение клиенту.
- В случае положительного решения покупатель отправляет продавцу заказ на покупку.
- Продавец создает документ “Заказ клиента” на основе заказа на покупку.
- Клиент может сделать запрос документа “Заказ клиента”, чтобы посмотреть точную информацию о товарах, условиях и сроках доставки. Обычно документ отправляется по email. Но фактически большинство клиентов обычно пропускают этот пункт.
- После того, как продавец отгружает товары, он создает накладную из заказа на продажу.
Принцип оформления заказа клиентов в товароучетных программах
Заказ клиента можно оформлять вручную, в обычном документе в “Блокноте”, однако автоматизация оформления заказов клиентов оптимизирует рабочий процесс и сокращает время обработки, начиная с точки продажи и заканчивая таким процессами, как управление запасами, доставкой и долгосрочным удержанием клиентов.
Для примера рассмотрим принцип оформления заказа клиента в программе “Бизнес.Ру”.
Пошаговый алгоритм создания заказа покупателя разберем на примере товароучетной программы “Бизнес.Ру”.
Шаг 1. Создание нового документа
В “Бизнес.Ру” документ называется “Заказы покупателей” и находится в разделе меню “Продаж”. Надо нажать “Создать”.
Шаг 2. Заполнение полей заказа покупателя.
Доступны для заполнения поля:
- номер заказа (если не заполнять, он выставляется автоматически);
- дата заказа (время оформления заказа, но можно поменять вручную);
- контрагент (название компании или ФИО покупателя);
- договор (заключенный договор с покупателем) - документ необходим не всегда. Только если вам надо следить за историей совершения операций в разрезе договоров (например, контрагент оказывает вам услуги, покупая у вас товары, и вам надо отслеживать операции по этим договорам);
- коммерческое предложение (его вы делаете для покупателя до того, как создать Заказ покупателя), выбор которого позволяет автоматически заполнить состав заказа;
- Дата планируемой отгрузки (дата отгрузки товара покупателю);
- Дата оплаты (планируемое число месяца, когда оплата покупателя поступит вам);
- Учет НДС (с НДС или без), в зависимости от того, по какой системе работает организация;
- Товары и услуги (пишут перечень товаров и услуг, если он не оформляется автоматически из коммерческого предложения).
